Jak zmienić typ numeru identyfikacyjnego u sprzedawcy lub kupującego?
Ostatnia aktualizacja: 2026-02-23
Numer identyfikacyjny to numer, który pozwala na identyfikację strony transakcji. W Polsce najczęściej jest to numer NIP i taki numer jest używany domyślnie w systemie Fakturownia. Istnieją jednak sytuacje, w których na dokumencie musimy zawrzeć inny numer identyfikacyjny np. na fakturze międzynarodowej ważny jest numer identyfikacyjny kontrahenta, który zazwyczaj ma inną nazwę w zależności od kraju Nabywcy.
Spis treści artykułu:
Jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny
Numer identyfikacyjny, którym posługują się polscy przedsiębiorcy to NIP i jest on używany domyślnie w systemie Fakturownia.
W ramach przygotowań do wdrożenia KSeF zaktualizowaliśmy działanie systemu w zakresie dodawania własnych nazw dla numeru identyfikacyjnego. Własne nazwy numerów identyfikacyjnych, które można było wcześniej dodać w słownikach, nie są już dostępne w systemie. Obowiązujące są wyłącznie numery identyfikacyjne udostępnione systemowo. Opcje systemowe dla numerów identyfikacyjnych to: NIP, NIP UE, Nr. id. podatkowej, brak, NIP - wewn. ID. Zmiany te są częścią dostosowywania systemu do wymagań Krajowego Systemu e-Faktur.
👉 Jak przygotowujemy system na KSeF? Sprawdź zmiany i bądź na bieżąco!
Jeśli potrzebujesz dodać inny typ numeru identyfikacyjnego niż NIP:
-
przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki,
-
w polu Numery identyfikacyjne wybierz z dostępnych opcji te nazwy, które chcesz mieć dostępne do wyboru przy tworzeniu faktury, dodawaniu firmy czy tworzeniu klienta, a następnie kliknij Zapisz.
- NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
- NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765. UWAGA! Opcja ta po aktywacji w ustawieniach konta dostępna jest do wyboru tylko po stronie Odbiorcy i Wystawcy.
Zmiana numeru identyfikacyjnego Sprzedawcy
Aby zmienić na stałe swój numer identyfikacyjny, który będzie pojawiał się na dokumentach sprzedażowych:
-
przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy,
-
kliknij na nazwę oddziału/firmy i przejdź do zakładki Edycja firmy/działu;
-
w polu gdzie znajduje się NIP/numery identyfikacyjne możesz zmienić numer identyfikacyjny na inny - do wyboru dostępne będą opcje, które aktywne są w ustawieniach konta;
-
następnie zapisz zmiany wybierając przycisk Zapisz;
-
po zapisaniu zmian, w danych Sprzedawcy podczas wystawiania nowej faktury, widnieć będzie wybrany powyżej typ numeru identyfikacyjnego;
-
jeśli po rozwinięciu listy, nie pojawia się pozycja z nazwą numeru identyfikacyjnego, którą potrzebujesz to upewnij się czy została ona aktywowana w Słownikach i polu Numery identyfikacyjne (spis treści artykułu punkt: jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny).
Jeśli potrzebujesz jednorazowo zmienić swój numer identyfikacyjny na dokumencie sprzedaży, to możesz wykonać tę zmianę bezpośrednio podczas tworzenia/edycji dokumentu. Wybierz inny numer identyfikacyjny dokonując edycji danych Sprzedawcy.
Zmiana numeru identyfikacyjnego Nabywcy
Podczas wprowadzania danych Twojego Kontrahenta / Nabywcy na dokumencie sprzedażowym masz możliwość wyboru numeru identyfikacyjnego. Jeśli po rozwinięciu listy, nie pojawia się pozycja z nazwą numeru identyfikacyjnego, którą potrzebujesz, upewnij się czy została ona akywowana w Słownikach w polu Numery identyfikacyjne (spis treści artykułu punkt: jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny)
PAMIĘTAJ! Nazwa numeru identyfikacyjnego zależna jest od języka faktury. Jeśli chcesz zamiast NIP, wyświetlić VAT ID faktura musi być wystawiona w języku angielskim lub polsko-angielskim/angielsko-polskim.
UWAGA! W przypadku faktur zagranicznych może wyświetlić się komunikat o niepoprawnym NIP przy próbie wystawienia dokumentu. Aby umożliwić sobie wystawienie takiej faktury, należy wyłączyć opcję w Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty > Sprawdzanie poprawności numeru NIP polskich firm
Oznaczenie kodu kraju przy danych Sprzedawcy, Wystawcy, Nabywcy i Odbiorcy
Dla wszystkich podmiotów, które mogą zostać wskazane na fakturze - Sprzedawcy, Wystawcy, Nabywcy oraz Odbiorcy - obok pola NIP dostępne jest pole umożliwiające wybór oznaczenia kraju. Kod kraju wybierasz z listy.
Dla opcji NIP pole to nie jest dostępne i jest to prawidłowe działanie systemu.
Przy wyborze NIP UE lista uwzględnia kraje objęte unijnymi zasadami obrotu towarowego. W przypadku opcji Nr id. podatkowej dostępna jest pełna lista krajów.
Jeśli w polu numeru identyfikacyjnego wpiszesz wartość w formacie DE0000000000, system automatycznie uzupełni oznaczenie kraju (kod państwa) w odpowiednim polu.
Jak wystawić fakturę Kontrahentowi nieposiadającemu NIP-u?
Jak wystawić fakturę walutową do zagranicznego kontrahenta?
Jak dodać tagi do klientów?
Sprawdź NIP w bazie VIES
Jak zmienić dane sprzedawcy/ dział na fakturze
Powrót
Komentarze
Oleksandr
2026-01-02 13:35
soniab
po zmianach, które wykonaliśmy pod wytyczne KSeF numer PESEL mogą Państwo umieścić w dodatkowym opisie Nabywcy lub w polu Uwagi.
Przesyłam instrukcje z bazy wiedzy:
https://pomoc.fakturownia.pl/4525442-Jak-wystawic-fakture-Kontrahentowi-nieposiadajacemu-NIP-u-
Pozdrawiam
Sonia
2026-01-05 10:34
Grzegorz
Błąd["Rodzaj numeru identyfikacyjnego nabywcy - nie znajduje się na liście dopuszczalnych wartości"] | {"buyer_tax_no_kind":["- nie znajduje się na liście dopuszczalnych wartości"]}
dzisie się tak i w momencie kiedy jest kolumna buyer_tax_no_kind jak również kiedy jej nie ma.
błąd nie występuje jeżeli wyłączę integracje KSeF. wówczas mogę importować z XLS nie musząc wskazywać buyer_tax_no_kind.
2026-02-11 18:04
Andrei
Trying to fill my first invoice in.
My customer is from Latvia. I do not have the dropdown with "NIP UE" option.
Clicking "Sprawdź NIP w bazie VIES" gives "Valid EU tax payer".
thanks,
Andrei
2026-02-15 22:33
juliaz
if KSeF integration is enabled, the option to verify the validity of Polish companies' tax identification numbers (NIP) is active.
If you issue invoices with foreign tax identification numbers, you will need to go to Settings > Account settings > Configuration > Dictionaries. In the “Identification numbers” section - select at least the "VAT ID" and "EU VAT ID" and/or “Tax ID number” options (you can also select all of them at once), and then save.
Then, when issuing invoices with a foreign tax identification number, select “Tax ID number” instead of “VAT ID” and save the document.
Best regards,
Julia
2026-02-17 10:50
Joanna
mam podbny problem w przypadku wystawienia faktury z nipem zagranicznym. Wybrałam już w słownikach nr identyfikacji podatkowej, ale teraz dostaję komunikat, że rodzaj dokonywanej sprzedaży - nie może być puste, mimo że wybieram Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju.
Proszę o pomoc.
2026-02-17 22:23
michalb
proszę kierować zgłoszenia na adres: wsparcie@fakturownia.pl
Pozdrawiam,
Michał
2026-02-18 17:10
Marian gliniany
2026-02-20 08:35
Patrycja
2026-02-23 14:28
Dodaj komentarz