Jak wystawić fakturę końcową z faktury proforma i powiązać ją z wieloma fakturami zaliczkowymi

Utworzono: 2012-12-04
Ostatnia aktualizacja: 2023-05-08
Liczba odwiedzin posta: 15691

W systemie masz możliwość wystawienia faktury końcowej z proformy, która będzie jednocześnie powiązana z wieloma fakturami zaliczkowymi. Czym jest faktura zaliczkowa i końcowa oraz jak aktywować ten typ dokumentów w systemie, przeczytasz w tym wpisie

Aby móc wystawić w systemie fakturę końcową, musisz najpierw utworzyć przynajmniej jedną zaliczkę. Oczywiście istnieje również możliwość utworzenia wielu zaliczek. Wszystko uzależnione jest od tego, ile płatności od kontrahenta otrzymasz. Dopiero z poziomu ostatniej wystawionej faktury zaliczkowej, będziesz mógł wystawić fakturę końcową, którą powiążesz z utworzonymi wcześniej zaliczkami. 

UWAGA! Jeśli korzystasz z raportów Fakturowni oraz plików np. JPK_V7, przed wystawieniem faktury zaliczkowej utwórz Zamówienie. Najlepszą dostępną w systemie opcją, która pozwala na tworzenie faktur zaliczkowych, w przypadku płatności ratalnych, jest korzystanie z dokumentu zamówienie, który tak jak proforma, jest dokumentem nieksięgowym. Sprawdź, jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia. Dodatkowo sprawdź również, jak wystawić fakturę końcową z zaliczkowej powiązanej z zamówieniemTylko faktury zaliczkowe i końcowe powiązane z zamówieniem, wystawiane zgodnie z instrukcjami powyżej, są prawidłowo raportowane w Fakturowni.

Jeśli nie korzystasz z raportów Fakturowni i chcesz wystawić fakturę zaliczkową z proformy, a następnie przesłać dokumenty bezpośrednio do księgowej, to postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami. 

Faktura zaliczkowa z proformy


Utwórz w systemie fakturę proformę. Możesz to zrobić wybierając Przychody > Proforma > Dodaj. Z poziomu podglądu utworzonego dokumentu wybierz Więcej opcji > Wystaw podobną



Z poziomu formularza musisz zmienić rodzaj dokumentu jaki ma zostać wystawiony z proformy. W rubryce Typ, z rozwijanej listy, wybierz Faktura Zaliczkowa.



W rubryce Wartość brutto domyślnie system zaczyta całą kwotę z proformy (punkt 1 na zrzucie ekranu). W przypadku wystawiania faktury zaliczkowej w tym miejscu musisz wpisać wartość zaliczki, którą otrzymałeś od kontrahenta (punkt 2 na zrzucie ekranu). Tę samą wartość wpisz w rubryce Kwota opłacona albo po prostu oznacz fakturę jako opłacona bez wpisywania tej kwoty.  W przeciwnym razie wartości na fakturze końcowej będą niezgodne. Zatwierdź utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz na dole strony. 



W systemie utworzy się faktura zaliczkowa ze statusem Opłacona

Takie same czynności musisz wykonać po otrzymaniu drugiej zaliczki od kontrahenta. Z poziomu podglądu faktury proforma wybierz Więcej opcji > Wystaw podobną. Następnie zmień typ dokumentu i wprowadź właściwą wartość brutto, zgodną z tym, co otrzymałeś od kontrahenta.

W naszym przykładzie do proformy wystawione zostały 3 faktury zaliczkowe. Pierwsza na 15 000 zł (zaliczka z numerem Z2), druga na 5 000 zł (zaliczka z numerem Z3) i trzecia również na 5 000 zł (zaliczka numer Z4).



W tym przykładzie kontrahentowi pozostało do zapłacenia 10 000 zł. Będzie to jego ostatnia płatność, więc z ostatniej faktury zaliczkowej, wystawimy fakturę końcową.


Jak wystawić fakturę końcową i powiązać ją z wieloma fakturami zaliczkowymi?


Z poziomu podglądu ostatniej faktury zaliczkowej wybierz Więcej opcji > Wystaw końcową



W formularzu faktury końcowej, jako Wartość brutto, musisz podać całą kwotę, na którą wystawiona była proforma. Domyślnie system zaczyta do tej rubryki wartość z ostatniej faktury zaliczkowej. Jednak, żeby system mógł prawidłowo policzyć sumę, która pozostała do zapłacenia, musi odjąć zaliczki od wartości całkowitej, która była na proformie. 

Dodatkowo na formularzu tworzenia faktury końcowej możesz powiązać z nią wszystkie wystawione do tej pory faktury zaliczkowe. Pod pozycjami na fakturze znajdziesz informację Powiązane faktury zaliczkowe. Domyślnie system zaznaczy tylko jedną, tą, na podstawie której wystawiasz fakturę końcową. Jeśli wystawiłeś więcej faktur zaliczkowych, tak jak w naszym przykładzie, musisz zaznaczyć checkboxy przy wszystkich powiązanych. Zatwierdź utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz na dole strony.


Na fakturze końcowej znajdziesz informację o całkowitej wartości produktu, wszystkich powiązanych zaliczkach oraz informację ile jeszcze kontrahent musi zapłacić w ostatniej płatności.

Kilka faktur zaliczkowych a stan produktu na magazynie?


Jeśli wystawiasz kilka faktur zaliczkowych, nie musisz obawiać się, że za każdym razem towar będzie zdjęty z Twojego magazynu. Produkt zostanie odjęty ze stanu dopiero w momencie utworzenia faktury końcowej. Jeśli masz na swoim koncie włączoną opcję automatycznego wystawiania dokumentu WZ do faktury sprzedażowej, system automatycznie wystawi WZ i podepnie ją pod fakturę końcową. Utworzone dokumenty magazynowe możesz sprawdzić z poziomu podglądu faktury końcowej. Z menu na szarej belce wybierz Dokumenty magazynowe > Dokument magazynowy. System wyświetli utworzone do faktury dokumenty magazynowe.

Sprawdź także: Jak wystawić fakturę zaliczkową na podstawie proformy i powiązać oba dokumenty


Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Karolina Pisarek
Dzień dobry!
Klient dostał fakturę proforma i do tej pory zrobił na konto 4 przelewy, które chcę zaksięgować jako faktury zaliczkowe. Czy każda z tych faktur może każdorazowo zawierać te same pozycje, co proforma i jak uniknąć wielokrotnego odejmowania produktów? Do tej pory wystawiłam 2 faktury zaliczkowe, ale widzę, że kwota do zapłaty zmienia się tylko odejmując kwotę zaliczki, nie wlicza kwoty z poprzedniej faktury zaliczkowej. Jak to ogarnąć?

2022-07-09 09:17


marcink
marcink
Dzień dobry,
pozycje (nazwy) jak najbardziej mogą być takie same pod względem technicznym w systemie, ale jeżeli chodzi o ceny, to wypadku 4 zaliczek nie mogą być takie same (przedstawiające całość należności za zamówienie). Sumy wartości pozycji na fakturze zaliczkowej powinny w sumie dać wartość zaliczki dla danej faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa nie zmienia stanu dostępności produktu. Dopiero faktura końcowa go zmienia.
Pozdrawiam,
Marcin

2022-07-12 10:46


Dodaj komentarz