Jak wystawić fakturę końcową z faktury proforma i powiązać ją z wieloma fakturami zaliczkowymi

Faktura zaliczkowa z proformy

Utwórz w systemie fakturę proformę. Możesz to zrobić przechodząc do zakładki Przychody > Proforma > Dodaj.

Z poziomu podglądu utworzonej proformy wybierz Więcej opcji > Wystaw podobną. 



Z poziomu formularza musisz zmienić rodzaj dokumentu jaki ma zostać wystawiony z proformy. W rubryce Typ, z rozwijanej listy, wybierz Faktura Zaliczkowa.



W rubryce Wartość brutto domyślnie system zaczyta całą kwotę z proformy (punkt 1 na zrzucie ekranu). W przypadku wystawiania faktury zaliczkowej w tym miejscu musisz wpisać wartość zaliczki, którą otrzymałeś od kontrahenta (punkt 2 na zrzucie ekranu). Tę samą wartość wpisz w rubryce Kwota opłacona albo po prostu oznacz fakturę jako opłacona bez wpisywania tej kwoty.  W przeciwnym razie wartości na fakturze końcowej będą niezgodne. Zatwierdź utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz na dole strony. 



W systemie utworzy się faktura zaliczkowa ze statusem Opłacona. 

Takie same czynności musisz wykonać po otrzymaniu drugiej zaliczki od kontrahenta. Z poziomu podglądu faktury proforma wybierz Więcej opcji > Wystaw podobną. Następnie zmień typ dokumentu i wprowadź właściwą wartość brutto, zgodną z tym, co otrzymałeś od kontrahenta.

W naszym przykładzie do proformy wystawione zostały 3 faktury zaliczkowe. Pierwsza na 15 000 zł (zaliczka z numerem Z2), druga na 5 000 zł (zaliczka z numerem Z3) i trzecia również na 5 000 zł (zaliczka numer Z4).



W tym przykładzie kontrahentowi pozostało do zapłacenia 10 000 zł. Będzie to jego ostatnia płatność, więc z ostatniej faktury zaliczkowej, wystawimy fakturę końcową.
 

Jak wystawić fakturę końcową i powiązać ją z wieloma fakturami zaliczkowymi?

Z poziomu podglądu ostatniej faktury zaliczkowej wybierz Więcej opcji > Wystaw końcową. 



W formularzu faktury końcowej, jako Wartość brutto, musisz podać całą kwotę, na którą wystawiona była proforma. Domyślnie system zaczyta do tej rubryki wartość z ostatniej faktury zaliczkowej. Jednak, żeby system mógł prawidłowo policzyć sumę, która pozostała do zapłacenia, musi odjąć zaliczki od wartości całkowitej, która była na proformie. 

Dodatkowo na formularzu tworzenia faktury końcowej możesz powiązać z nią wszystkie wystawione do tej pory faktury zaliczkowe. Pod pozycjami na fakturze znajdziesz informację Powiązane faktury zaliczkowe. Domyślnie system zaznaczy tylko jedną, tę na podstawie której wystawiasz fakturę końcową.


 

Dodaj kolejne zaliczki - wyszukiwanie powiązanych dokumentów

W systemie wprowadziliśmy nowy sposób podpowiadania faktur zaliczkowych, jeśli do faktury końcowej potrzebujesz podpiąć więcej zaliczek niż domyślnie podpowiada system.

Wcześniej system wyświetlał wszystkie dostępne w ramach konta zamówienia/zaliczki bez względu na datę ich wystawienia. Od teraz system podpowiada tylko 10 pierwszych dokumentów. Jeśli odpowiednie zamówienie/zaliczka nie pojawi się w sugerowanych podpowiedziach, należy skorzystać z opcji Dodaj kolejne zaliczki, która aktywuje wyszukiwarkę. 

W naszym przykładzie na fakturze końcowej widoczna jest już jedna powiązana faktura zaliczkowa, ponieważ bezpośrednio z niej wystawiamy fakturę końcową. Aby powiązać pozostałe 2 zaliczki, kliknij frazę Dodaj kolejne zaliczki i za pomocą wyszukiwarki, znajdź wymagane dokumenty.

Faktura zaliczkowa Z3 jest już dodana do sekcji powiązanych zaliczek po jej wyszukaniu. Fakturę zaliczkową Z2 znaleźliśmy za pomocą wyszukiwarki. Po kliknięciu w wyszukaną opcję, zostanie ona dodana do powiązanych faktur.

Na fakturze końcowej znajdziesz informacje o całkowitej wartości produktu, wszystkich powiązanych zaliczkach oraz informację ile jeszcze Kontrahent musi zapłacić w ostatniej płatności.


 

Kilka faktur zaliczkowych a stan produktu na magazynie?

Jeśli wystawiasz kilka faktur zaliczkowych, nie musisz obawiać się, że za każdym razem towar będzie zdjęty z Twojego magazynu. Produkt zostanie odjęty ze stanu dopiero w momencie utworzenia faktury końcowej. Jeśli masz na swoim koncie włączoną opcję automatycznego wystawiania dokumentu WZ do faktury sprzedażowej, system automatycznie wystawi WZ i podepnie ją pod fakturę końcową. Utworzone dokumenty magazynowe możesz sprawdzić z poziomu podglądu faktury końcowej. Z menu na szarej belce wybierz Dokumenty magazynowe > Dokument magazynowy. System wyświetli utworzone do faktury dokumenty magazynowe.