Jak dodać nowego użytkownika do swojego konta
Ostatnia aktualizacja: 2025-01-28
System Fakturownia umożliwia dodawanie nowych użytkowników do konta oraz nadawanie im odpowiednich ról i uprawnień np. przypisanie dostępu wyłącznie do danego działu. Ten artykuł wyjaśnia, jak to zrobić krok po kroku, uwzględniając różne scenariusze.
Spis treści artykułu:
- limity użytkowników w zależności od planu abonamentowego
- domyślne role systemowe oraz edycja i zmiana roli istniejącego użytkownika
- jak dodać nowego użytkownika?
- uprawnienia i ograniczenia Użytkowników
- zmiana Właściciela konta
Limity użytkowników w zależności od planu abonamentowego
W zależności od posiadanego w Fakturowni planu abonamentowego, właściciel konta ma możliwość udzielenia dostępu do konta swoim pracownikom oraz pracownikowi biura księgowego.
-
Plan Standard: Można dodać maksymalnie 3 użytkowników;
-
Plan Pro: Można dodać maksymalnie 5 użytkowników;
-
Plan Pro Plus: Można dodać maksymalnie 10 użytkowników;
-
Jeśli potrzebujesz więcej niż 10 użytkowników, skontaktuj się z działem obsługi klienta pod adresem: info@fakturownia.pl.
Domyślne role systemowe oraz edycja i zmiana roli istniejącego użytkownika
Zaproszone osoby dysponują własnym loginem i hasłem. Mogą mieć przyznane różne role systemowe, co wiąże się z innym poziomem dostępu do funkcji oferowanych przez system. Możesz również stworzyć własne role i przypisać je osobom zaproszonym do konta. Własne role systemowe są dodatkowymi rolami i są definiowane w całości przez Właściciela Konta lub Administratora. Oznacza to, że podczas przypisywania uprawnień zaproszonej osobie, można skorzystać z gotowych ról systemowych lub stworzyć własną rolę według zapotrzebowania.
W systemie dostępne są następujące role:
Właściciel konta: Pełny dostęp do wszystkich funkcji - adres e-mail rejestrujący konto w systemie;
Administrator: Szeroki zakres uprawnień z wyłączeniem zmiany własności konta;
Użytkownik: Dostęp do funkcji, takich jak faktury czy magazyny, ale bez możliwości zarządzania ustawieniami konta;
Księgowy: Uprawnienia zbliżone do Użytkownika, brak dostępu do ustawień konta;
Tworzenie spersonalizowanych ról
Możesz również dodać nową lub podobną rolę do tych już utworzonych na koncie, zrobisz to przechodząc do:
- Ustawienia > Użytkownicy > Role
-
Dodaj podobną aby skopiować ustawienia z istniejącej roli, możesz dodatkowo ją zmodyfikować o określone funkcje;
-
Dodaj nową rolę i w całości określ szczegółowe uprawnienia dla nowej roli;
Edycja i zmiana roli istniejącego użytkownika
Jeśli chcesz zmienić rolę już istniejącemu użytkownikowi, wykonasz ją poprzez edycję użytkownika:
- kliknij koło zębate przy użytkowniku
- wybierz Edytuj, a następnie
- w polu Rola wybierz spośród rozwijanej listy nową rolę
- zmiany zatwierdź przyciskiem Zapisz
Jak dodać nowego użytkownika?
-
Użytkownika dodasz przechodząc do menu Ustawienia > Użytkownicy
-
Kliknij w przycisk Dodaj/zaproś użytkownika
- W tym kroku musisz zdecydować, który sposób dodania użytkownika wybierasz, czyli odznacz lub zaznacz pole wyboru Stwórz użytkownika od razu (należy ustawić hasło)
-
Rekomendowane rozwiązanie to odznaczenie pola wyboru Stwórz użytkownika od razu i następnie uzupełnienie pola e-mail, roli w systemie i wskazania działu do których chcesz dać mu dostęp
-
Użytkownik otrzyma e-maila z zaproszeniem dołączenia do Twojego konta w Fakturowni i samodzielnym ustawieniem własnego hasła do logowania
-
Można też od razu stworzyć Użytkownika zaznaczając pole Stwórz użytkownika od razu, a następnie wprowadzając dane: Adres e-mail, Hasło, Powtórz hasło, Rola w systemie (np. Użytkownik), Działy, do których chcesz przypisać użytkownika
-
Zatwierdź przyciskiem Dodaj użytkownika
UWAGA! Jeśli użytkownik o takim adresie e-mail posiada już konto w systemie, to jego hasło nie zostanie zmienione. System poinformuje o tym w komunikacie po prawej stronie ekranu. Po dodaniu użytkownika do naszego konta, może on po zalogowaniu się przełączać między kontami, do których ma dostęp.
Odbieranie dostępu Użytkownikowi do konta
Jeżeli chcesz odebrać Użytkownikowi dostęp do konta:,
- naciśnij przycisk koła zębatego widocznego na liście użytkowników;
- wybierz przycisk Odłącz;
- pojawi się komunikat 'Użytkownikowi zostanie odebrany dostęp do konta. Będziesz mógł dodać go ponownie z tymi samymi lub innymi uprawnieniami. Czy kontynuować?';
- wybierz OK, a Użytkownik zostanie usunięty i utraci dostęp do wszystkich danych przechowywanych na Twoim koncie w Fakturowni.
Uprawnienia i ograniczenia Użytkowników
Jeśli chcesz nadać określone ograniczenia dla Użytkowników, przejdź do sekcji Ustawienia > Ustawienia Konta > Konfiguracja > Użytkownicy i uprawnienia
Blokowanie edycji i kasowania faktury po jej wydrukowaniu - po aktywowaniu tego ograniczenia każdy użytkownik, nie będzie miał możliwości edytowania ani usunięcia wydrukowanego dokumentu. Opcja Usuń nie będzie widoczna, a opcja Edytuj zostanie wyszarzona.
Blokowanie edycji i kasowania faktury po jej wysłaniu - aby zapobiec wszelkim zmianom na dokumentach oraz usunięciu dokumentów po wysłaniu ich do kontrahenta.
Zablokowanie ręcznej zmiany numeru faktury - dzięki tej funkcji zachowasz porządek w kolejno nadawanej numeracji przez system i tym samym unikniesz przypadkowych pomyłek pracowników.
Zablokowanie ręcznej zmiany daty wystawienia - dzięki tej funkcji unikniesz pomyłek lub zamierzonych zmian w realnej dacie wystawienia dokumentu przez pracownika.
Blokada usuwania faktur - całkowita blokada usuwania wszelkich dokumentów po ich utworzeniu w systemie.
Ograniczenie widoczności raportów - dostęp do raportów będą mieli tylko administratorzy, natomiast Użytkownicy nie będą widzieć raportów finansowych oraz podsumowań na listach faktur.
Ograniczenie widoczności statystyk sprzedaży na stronie głównej oraz podsumowań na listach dokumentów - Użytkownicy nie będą widzieli podsumowań na listach dokumentów oraz statystyk sprzedaży widocznych na stronie głównej programu (nie dotyczy administratorów).
Ograniczenie widoczności Wydatków - Użytkownicy nie będą widzieli wydatków (dostęp do wydatków będą mieli tylko administratorzy)
Ograniczenie widoczności Klientów - Użytkownicy widzą tylko swoich klientów (nie dotyczy administratorów)
Ograniczenie widoczności Produktów - Użytkownicy widzą tylko swoje produkty (nie dotyczy administratorów)
Ograniczenie widoczności Magazynów - Użytkownicy widzą tylko magazyny, do których mają dostęp (zdefiniowane w działach, nie dotyczy administratorów)
Ograniczenie widoczności cen zakupu - Użytkownicy nie będą widzieli cen zakupu na produktach
Ograniczenie widoczności Płatności - Użytkownicy nie będą mieć dostępu do zakładki płatności
Zablokowanie dostępu do Magazynów dla użytkowników - Użytkownicy nie będą mieć dostępu do magazynów i dokumentów magazynowych (nie dotyczy administratorów)
Użytkownicy mogą tylko przeglądać faktury (nie mogą edytować/dodawać/kasować, nie dotyczy administratorów) - Nie widzą klientów i produktów oraz nie mogą edytować/dodawać/kasować (opcja ta nie dotyczy administratorów)
Ograniczenie dostępu do edycji cenników - Użytkownicy nie mogą edytować cenników (nie dotyczy administratorów)
FAQ - pytania i odpowiedzi
1. Czy mogę dać jednemu Użytkownikowi podgląd do faktur, drugiemu dostęp tylko do wydatków, a trzeciemu opcję edycji wydatków, przychodów i magazynów?
2. Czy użytkownik z rolą Księgowy będzie miał takie same uprawnienia jak zwykły Użytkownik w systemie?
Uprawnienia dla użytkownika z rolą księgowy można również dostosować w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Użytkownicy i uprawnienia z tą różnicą, że spośród opcji wybieramy dla użytkowników i administratorów.
Zmiana Właściciela konta
Tylko aktualny Właściciel konta może nadać tę rolę innemu użytkownikowi z innymi adresem e-mail, który dodany jest w zakładce Ustawienia > Użytkownicy, tym samym zrzekając się jej. Właściciel konta może być tylko jeden. Status właściciela konta można nadać osobie, która ma przypisaną rolę systemową Administrator, Księgowy, Użytkownik lub własną rolę.
Aby dokonać zmiany właściciela konta:
.
- przejdź do zakładki Ustawienia > Użytkownicy;
- przy wybranym adresie e-mail kliknij ikonę koła zębatego i z dostępnych opcji wybierz Ustaw na właściciela konta;
- zatwierdź wyświetlony przez system komunikat klikając OK - pamiętaj, że po zmianie właściciela do Twojego adresu e-mail przypisana zostanie rola Administratora konta.
Jak odłączyć od konta poprzedniego właściciela?
Jeśli chcesz, aby poprzedni właściciel konta nie miał już do niego dostępu, masz możliwość odłączenia tego adresu e-mail od konta.
Aby odłączyć poprzedniego właściciela konta:
.
- zaloguj się do konta adresem e-mail, który ma teraz rolę właściciel konta;
- przejdź do zakładki Ustawienia > Użytkownicy;
- przy adresie e-mail, który chcesz odłączyć, kliknij ikonę zębatki i z dostępnych opcji wybierz Odłącz - adres mailowy zostanie usunięty z listy i nie będzie miał dostępu do konta.
Sprawdź również:
Odłączenie od konta profilu Użytkownika
Łatwiejsza współpraca z Twoim biurem księgowym
Cenniki – przypisywanie cen dostosowanych do Klientów
Rodzaj Klienta - rozróżnienie w sekcji przychodów i wydatków
Płatności w Fakturowni
Powrót
Dodaj komentarz