Fakturownia.pl - pierwsze kroki w systemie

Dzień dobry.
Bardzo cieszymy się, że rozpoczynasz swoją przygodę z fakturowaniem elektronicznym. W tym artykule chcemy przedstawić Ci najprostsze funkcje systemu oraz sposób konfiguracji konta, abyś szybko mógł/mogła rozpocząć pracę z systemem.

Załóż konto w systemie (jeśli jeszcze go nie masz)

1. Aby założyć konto w Fakturowni kliknij w przycisk rejestracji widoczny na stronie https://fakturownia.pl. Upewnij się, że adres strony rozpoczyna się od “https”, co zapewni Ci bezpieczne połączenie.
   
   
   
   
   Podaj swój adres email oraz hasło i kliknij Zarejestruj się. Od przejścia do programu dzieli Cię jeszcze jeden krok, w którym stworzysz nazwę swojego konta.
   
   
   

   
   
   Zweryfikuj adres mailowy

   
   Na adres mailowy, który został podany przy rejestracji wysłana została wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Zachęcamy, aby zweryfikować adres mailowy na samym początku pracy z systemem. Weryfikacja adresu mailowego zapewni bezpieczeństwo danym, które będziesz przechowywać na koncie.
   
   

   
   Wprowadź dane Twojej firmy

2. Po założeniu konta możesz od razu wystawić fakturę, klikając w widoczny na środku ekranu niebieski przycisk +Faktura, jednakże zacznijmy od konfiguracji najważniejszych ustawień Twojego nowego konta. Na początek proponujemy dodać dane Twojej firmy. W tym celu przejdź do menu Ustawienia > Dane firmy. Dane możesz wprowadzić ręcznie, lub zaczytać je z bazy GUS, wprowadzając numer NIP, REGON lub KRS. Dane, które wprowadzisz będą automatycznie podstawiane na wystawianych dokumentach jako dane Twojej firmy.
   
   Po zapisaniu danych Twojej firmy będziesz zawsze mógł/mogła je edytować w zakładce Dane firmy.
   
   Zobacz jak stworzyć działy firmy
   Zobacz jak dodać różne numery konta bankowego 
   Zobacz jak zmienić nazwę numeru identyfikacyjnego (domyślnie NIP)
    

    

   Aktywuj potrzebne dokumenty przychodowe

3. W Fakturowni możesz wystawić wiele typów dokumentów, ale dla zachowania porządku na koncie sugerujemy włączenie tych, z których korzystasz na codzień.
   Aby zobaczyć pełną listę dokumentów, których możesz użyć, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta. Na środku strony zobaczysz sekcję Jakie dokumenty wystawić.
   
   
   
   Do dokumentów, które zaznaczysz, będziesz teraz mieć dostęp z poziomu dashboardu:
   
   
   oraz z poziomu głównego menu:
   
   
   
    

   Aktywuj dokumenty kosztowe

4. Fakturownia to nie tylko dokumenty przychodowe, ale także koszty Twojej firmy. Wprowadzając do systemu całą dokumentację, będziesz mieć możliwość odzwierciedlenia pełnej sytuacji finansowej Twojej firmy w szczegółowych raportach.
   Jeżeli na pasku menu nie widzisz zakładki Wydatki, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać aktywuj Wydatki. 
   
   
   
   
   
   Typy wydatków, które możesz aktywować:
   
   
   
   
    

   Ustaw format numeracji dokumentów

   
    
5. Jeśli korzystasz z własnego sposobu numeracji faktur, przed wystawieniem pierwszej faktury możesz zdefiniować w Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie sposób numeracji Twoich dokumentów. Sugerowanym przez Fakturownię, domyślnym formatem numeracji jest nr-m/mm/yyyy, czyli kolejny numer dokumentu w danym miesiącu, łamane przez miesiąc, łamane przez rok. Format ten możesz zmienić korzystając z następujących zmiennych: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d
   
   
   Wybierając format numerowania, możesz wybrać jeden z proponowanych formatów numeracji, lub stworzyć swój własny format. Do formatu numeracji możesz wprowadzić także pewną stałą, okreśnającą, na przykład, dział Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby faktury były numerowane w sposób FV/UK/1/12/2018 skorzystaj z następującego formatu: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.
   
   Zobacz jak wprowadzić odrębną numerację dla każdego działu firmy
   Zobacz dlaczego nie stworzysz własnej numeracji dla niektórych wydatków
   
   Jeśli rozpoczynasz pracę z Fakturownią w środku roku i chcesz, aby numeracja była kontynuacją prowadzonej dotychczas numeracji, podczas wystawiania pierwszego dokumentu w systemie nadaj ręcznie odpowiedni numer faktury, na przykład 16:
   
   
   Po zapisaniu dokumentu, podczas wystawiania kolejnej faktury, system sam zaproponuje numer 17/12/2018 jako kolejny.
    

   Dokumenty z VAT i bez VAT

6. Na sposób wystawiania dokumentów bez wątpienia wpływ ma fakt, czy jesteś vatowcem, czy nie. Fakturownia domyślnie proponuje zawieranie na dokumentach podatku VAT w wysokości 23%, jednakże  możesz zmienić zarówno nazwę podatku, stawkę podatku, jak również zupełnie wyłączyć go na dokumencie.
   
   Zmiana nazwy i stawki podatku:
   
   Aby zmienić nazwę podatku przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty i zdefiniuj nazwę i/lub stawkę podatku, które będą Ci potrzebne. Na przykładzie pokazujemy hiszpański podatek IVA w wysokości 21%:
   
   
   
   Dezaktywacja kolumny VAT na dokumentach:
   
   Jeżeli nie wykazujesz na wystawianych dokumentach żadnej stawki podatku, możesz ją wyłączyć jednorazowo przechodząc do menu Ustawienia > Ustawieniach konta, na środku ekranu, poniżej sekcji Jakie dokumenty wystawić, odnajdziesz opcję Dokumenty z VAT czy bez VAT. Odznacz checkbox przy tej opcji i zapisz zmiany na koncie.
   
   
   
   Kolumnę VAT możesz też wyłączać każdorazowo podczas wystawiania dokumentu, wybierając opcję nie wyświetlaj dla danej kolumny:
   
   
   
    

   Uzupełnij bazę produktów i klientów (opcjonalnie)

   
    
7. Aby zacząć fakturowanie w Fakturowni nie musisz uzupełniać bazy produktów i klientów. Podczas wystawiania każdego dokumentu (po jego zapisie), wprowadzane dane będą zapamiętywane w systemie, a po przejściu do zakładki Produkty oraz Klienci zobaczysz tworzące się listy użytych danych. Dane, które będą zapisane na listach produktów i klientów będą podpowiadane automatycznie podczas wystawiania kolejnych dokumentów. Taka opcja przyspiesza wystawienie dokumentu oraz daje pewność, że nie pomylisz się wprowadzając dane za każdym razem ręcznie.
   
   
   
   
   Jeśli chcesz korzystać z gotowych baz produktów i klientów, możesz wprowadzić dane do systemu zanim zaczniesz wystawiać faktury. Aby dodać klienta, przejdź do zakładki Klienci > Dodaj klienta, natomiast w celu dodania produktu przejdź do zakładki Produkty > Dodaj produkt. Dane Twoje i Twoich klientów są bezpieczne w Fakturowni, a Ty możesz być pewien/pewna, że są przetwarzane zgodnie z wymogami RODO. 
   
   
   Zobacz jak odróżnić produkt od usługi
   Zobacz jak zaimportować pliki z danymi klientów i produktów
   
    
8. Teraz jesteś gotowy, aby wystawić fakturę w Fakturowni. Zobacz jakie to proste :)