Fakturownia - pierwsze kroki w systemie

Utworzono: 2018-12-20
Ostatnia aktualizacja: 2024-09-06
Liczba odwiedzin posta: 13334

Fakturownia to nowoczesne i intuicyjne narzędzie do zarządzania fakturami i finansami. System pozwala na szybkie i efektywne wystawianie faktur, śledzenie płatności oraz kontrolowanie stanu finansów firmy. W niniejszym artykule przeprowadzimy Cię przez pierwsze kroki w Fakturowni, pokazując, jak założyć konto, skonfigurować podstawowe ustawienia, wystawić swoją pierwszą fakturę oraz jak korzystać z dodatkowych funkcji, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie finansami Twojej firmy. Dzięki temu poradnikowi, obsługa Fakturowni stanie się dla Ciebie prosta i intuicyjna, a Ty będziesz mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu. 


1. Załóż konto w systemie (jeśli jeszcze go nie masz)


Aby założyć konto w Fakturowni:
 

  1. przejdź na stronę główną Fakturowni i skorzystaj z przycisku Załóż konto lub Testuj za darmo (upewnij się, że adres strony rozpoczyna się od https, co zapewni Ci bezpieczeństwo połączenia); 

    Strona główna Fakturowni z przyciskami 'Zaloguj się', 'Załóż konto' oraz 'Testuj za darmo'. Prosty program do faktur online.
     
  2. podaj swój adres e-mail oraz hasło i kliknij Zarejestruj się

    Formularz rejestracji użytkownika w Fakturowni z polami na e-mail, hasło i przyciskiem 'Zarejestruj się'.
     
  3. nadaj nazwę dla swojego konta i przejdź do systemu za pomocą przycisku Przejdź do programu

    Formularz w Fakturowni do tworzenia adresu konta z polem na nazwę konta i przyciskiem 'Przejdź do programu'.
 

2. Zweryfikuj adres mailowy


Na adres mailowy, który podałeś przy rejestracji, system wyśle wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Zachęcamy, aby zweryfikować adres mailowy na samym początku pracy z systemem. Weryfikacja adresu mailowego zapewni bezpieczeństwo danych, które będziesz przechowywać na koncie. 

E-mail powitalny od Fakturowni z linkiem do panelu, loginem użytkownika oraz linkiem do weryfikacji adresu mailowego.


3. Wprowadź dane Twojej firmy


Po założeniu konta możesz od razu wystawić fakturę, klikając w widoczny na środku ekranu niebieski przycisk + Faktura, jednakże zacznijmy od konfiguracji najważniejszych ustawień Twojego konta.

Na początek uzupełnij dane Twojej firmy. W tym celu przejdź do menu Ustawienia > Dane firmy. Dane możesz wprowadzić ręcznie lub zaczytać je z bazy GUS, korzystając z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS. Dane, które wprowadzisz, będą automatycznie podstawiane na wystawianych dokumentach jako dane Twojej firmy.

Po zapisaniu danych Twojej firmy w każdym momencie możesz edytować je w zakładce Dane firmy

Zobacz jak w ramach konta:


4. Aktywuj niezbędne dokumenty przychodowe


W Fakturowni możesz wystawić wiele typów dokumentów, ale dla zachowania porządku na koncie sugerujemy włączenie tych, z których korzystasz na co dzień.

Aby zobaczyć pełną listę dokumentów, których możesz użyć, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Na środku strony zobaczysz sekcję Jakie dokumenty wystawiać.

Ustawienia wyboru typów dokumentów do wystawienia w programie Fakturownia, w tym faktury, noty księgowe, paragony, zamówienia, i oferty cenowe.


5. Aktywuj niezbędne dokumenty kosztowe


Fakturownia to nie tylko dokumenty przychodowe, ale także możliwość dodawania dokumentów kosztowych Twojej firmy. Wprowadzając do systemu całą dokumentację, będziesz mieć możliwość odzwierciedlenia pełnej sytuacji finansowej Twojej firmy w szczegółowych raportach.

Jeżeli na pasku menu nie widzisz zakładki Wydatki, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać aktywuj dokumenty po stronie wydatków.

Ustawienia dokumentów w programie Fakturownia, zakładka Wydatki, z zaznaczonymi opcjami Faktury, Rachunki i Paragony, oraz Import towarów - procedura uproszczona.
 

6. Ustaw format numeracji dokumentów


Jeśli korzystasz z własnego sposobu numeracji faktur, przed wystawieniem pierwszej faktury możesz zdefiniować w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie sposób numeracji Twoich dokumentów.

Sugerowanym przez Fakturownię, domyślnym formatem numeracji, jest nr-m/mm/yyyy, czyli kolejny numer dokumentu w danym miesiącu, łamane przez miesiąc, łamane przez rok. Numeracja dokumentów w tym formacie będzie resetować się co miesiąc. Format ten możesz zmienić korzystając z następujących zmiennych: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.

Ustawienia numerowania faktur w programie Fakturownia z rozwijaną listą przykładów formatów numerowania, z wybranym formatem nr/m/mm/yyyy.

Wybierając format numerowania, możesz wybrać jeden z proponowanych formatów numeracji lub stworzyć swój własny format. Do formatu numeracji możesz wprowadzić także pewną stałą, określającą np. dział Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby faktury były numerowane w sposób FV/UK/1/12/2018 skorzystaj z następującego formatu: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.

Jeśli rozpoczynasz pracę z Fakturownią w środku roku i chcesz, aby numeracja była kontynuacją prowadzonej dotychczas numeracji, podczas wystawiania pierwszego dokumentu w systemie nadaj ręcznie odpowiedni numer faktury. System w polu numer domyślnie zaczyta 1. Jeśli ostatnia wystawiona faktura poza Fakturownią miała numer 16, w polu numer zmień ręcznie z 1 na 16. Dalsza numeracja będzie biegła względem najwyższego numeru wykorzystanego w danym formacie. 

Formularz edycji faktury w programie Fakturownia z zaznaczonym polem 'numer' w formacie nr/m/mm/yyyy, przykładowy numer 16/06/2024.

Zobacz jak w ramach konta:


7. Dokumenty z VAT i bez VAT


Na sposób wystawiania dokumentów bez wątpienia wpływ ma fakt, czy jesteś vatowcem, czy nie. Fakturownia domyślnie proponuje uwzględnianie na dokumentach podatku VAT w wysokości 23%. Jednak w ramach ustawień konta możesz zmienić zarówno nazwę podatku, jego stawkę, jak również zupełnie wyłączyć go na dokumencie.

Aby zmienić nazwę podatku przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty i zdefiniuj nazwę i/lub stawkę podatku, które będą Ci potrzebne. Na przykładzie pokazujemy hiszpański podatek IVA w wysokości 21%:

Ekran konfiguracji w programie Fakturownia z zaznaczonym polem domyślnego procentu podatku 21 i nazwy podatku IVA.


Kolumnę VAT możesz też wyłączać każdorazowo podczas wystawiania dokumentu, wybierając opcję nie wyświetlaj w kolumnie VAT% na formularzu tworzenia dokumentu. 

Ekran wprowadzania pozycji na fakturze w programie Fakturownia z rozwijanym menu VAT, zaznaczoną opcją 'nie wyświetlaj' i sprzedawaną pozycją.

Jeżeli nie wykazujesz na wystawianych dokumentach żadnej stawki podatku, możesz ją wyłączyć jednorazowo w ustawieniach konta. Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Faktury z VAT czy bez VAT (dawne rachunki) odznacz checbox przy opcji Uwzględniaj podatek VAT na fakturach i zapisz zmiany. Na formularzu kolumna VAT % nie będzie widoczna. 

Ekran konfiguracji w programie Fakturownia z zaznaczoną opcją 'Uwzględniaj podatek VAT na fakturach' oraz przyciskiem 'Zapisz'.


8. Uzupełnij bazę klientów i produktów (opcjonalnie)


Aby zacząć fakturowanie w Fakturowni nie musisz uzupełniać bazy produktów i klientów. Podczas wystawiania każdego dokumentu (po jego zapisie), wprowadzane dane będą zapamiętywane w systemie, a po przejściu do zakładki Produkty oraz Klienci zobaczysz tworzące się listy użytych danych. Dane, które będą zapisane na listach produktów i klientów będą podpowiadane automatycznie podczas wystawiania kolejnych dokumentów. Taka opcja przyspiesza wystawienie dokumentu oraz daje pewność, że nie pomylisz się wprowadzając dane za każdym razem ręcznie.

Formularz faktury w programie Fakturownia z polami wypełnionymi przykładowymi danymi sprzedawcy, nabywcy oraz pozycjami na fakturze, takimi jak audyt strony internetowej i audyt social mediów.


 

Teraz jesteś gotowy, aby wystawić fakturę w Fakturowni. Zobacz jakie to proste.



Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Jan Malinowski
Mam pytanie odnośnie "dezaktywacji kolumny VAT"
Do dzisiaj nie używałem podatku VAT więc wyłączyłem tę kolumnę i nie pojawiała się na tworzonych fakturach. Teraz będę wystawiał faktury z podatkiem VAT i zaznaczyłem opcję ale na nowych fakturach nadal się nie pojawia kolumna i trzeba ręcznie dodawać ją.

2019-03-01 15:54


Bagi
Bagi
Dzień dobry,

Proszę o udzielenie dostępu do konta dla pomocy technicznej: https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Jak-udzielic-dostepu-Pomocy-Technicznej-

Pozdrawiam,
Bagi

2019-03-01 16:43


Avatar sugester medium
Andrii Gnatyshyn
Jak zobaczyć łączną wagę na wystawiony towar. Waga jest przypisana do każdego produktu, ale nie wyświetla się nigdzie.

2021-11-08 16:41


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
funkcja dopisania wartości takich jak: rozmiar, szerokość, wysokość, waga są wartościami czysto informacyjnymi dla danego produktu.
Nie pojawiają się jako sumaryczne jednostki na fakturach lub dokumentach magazynowych.
Pozdrawiam,
Piotr

2021-11-09 15:41


Avatar sugester medium
Zofia Przybyła
Dzień dobry, czy jest możliwość dodania w danych adresowych konta pozycji kod pocztowy i miejscowość i osobno miasto poczty? W naszym przypadku po zmianie siedziby firmy mamy kod pocztowy przypisany do miejscowości A natomiast poczta jest w miejscowości B. Zaczytując dane z KRS, czy GUS wyskakuje nam kod pocztowy właściwy jaki jest ale przypisany do miejscowości B.

2023-09-22 13:55


michalb
michalb
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
proszę sprawdzić czy opcja dodania przedmiotowych danych do pola odbiorca będzie dla Państwa właściwym rozwiązaniem.
Instrukcja: https://pomoc.fakturownia.pl/7475280-Dodawanie-Odbiorcow-polaczonych-z-Nabywca-w-systemie-
Pozdrawiam,
Michał

2023-09-26 13:06


Avatar sugester medium
anonim
czy moge wydrukować fakture

2024-09-04 22:07


michalb
michalb
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
jest możliwość wydruku faktury bezpośrednio z poziomu systemu.
https://pomoc.fakturownia.pl/126483-Jak-wydrukowac-oryginal-i-kopie-faktury
Pozdrawiam,
Michał

2024-09-05 13:32


Avatar sugester medium
Marzena
Dzień dobry.
W dniu dzisiejszym nie dochodzą faktury wysłane mailem. Dla pewności wysyłane były również na mojego maila i niestety nadal nie dochodzi. Proszę o pomoc gdzie leży problem. Z góry dziękuję.

2024-09-05 16:21


szymonk
szymonk
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
poproszę o zgłoszenie e-mailowe na: info@fakturownia.pl w którym będzie zawarty numer dokumentu, którego dotyczy problem z wysyłką.
Pozdrawiam,
Szymon

2024-09-06 12:44


Dodaj komentarz