Fakturownia - pierwsze kroki w systemie

Fakturownia to nowoczesne i intuicyjne narzędzie do zarządzania fakturami i finansami. System pozwala na szybkie i efektywne wystawianie faktur, śledzenie płatności oraz kontrolowanie stanu finansów firmy. W niniejszym artykule przeprowadzimy Cię przez pierwsze kroki w Fakturowni, pokazując, jak założyć konto, skonfigurować podstawowe ustawienia, wystawić swoją pierwszą fakturę oraz jak korzystać z dodatkowych funkcji, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie finansami Twojej firmy. Dzięki temu poradnikowi, obsługa Fakturowni stanie się dla Ciebie prosta i intuicyjna, a Ty będziesz mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu. 
 

1. Załóż konto w systemie (jeśli jeszcze go nie masz)

Aby założyć konto w Fakturowni:
 

1. przejdź na stronę główną Fakturowni i skorzystaj z przycisku Wypróbuj za darmo (upewnij się, że adres strony rozpoczyna się od https, co zapewni Ci bezpieczeństwo połączenia); 
   
   
    
2. podaj swój adres e-mail oraz hasło i kliknij Zarejestruj się; 
   
   
    
3. nadaj nazwę dla swojego konta i przejdź do systemu za pomocą przycisku Przejdź do programu. 
   
   

 

2. Zweryfikuj adres mailowy

Na adres mailowy, który podałeś przy rejestracji, system wyśle wiadomość z linkiem aktywacyjnym w momencie skorzystania z opcji Zweryfikuj adres e-mail ✉. Zachęcamy, aby zweryfikować adres mailowy na samym początku pracy z systemem. Weryfikacja adresu mailowego zapewni bezpieczeństwo danych, które będziesz przechowywać na koncie oraz ma wpływ na ograniczenia dotyczące wysyłki faktur z systemu o czym więcej w artykule Weryfikacja adresu e-mail.

 

3. Wprowadź dane Twojej firmy

Po założeniu konta możesz od razu wystawić fakturę, klikając w widoczny na środku ekranu niebieski przycisk + Faktura, jednakże zacznijmy od konfiguracji najważniejszych ustawień Twojego konta.

Na początek uzupełnij dane Twojej firmy. W tym celu przejdź do menu Ustawienia > Dane firmy. Dane możesz wprowadzić ręcznie lub zaczytać je z bazy GUS, korzystając z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS. Dane, które wprowadzisz, będą automatycznie podstawiane na wystawianych dokumentach jako dane Twojej firmy.

Po zapisaniu danych Twojej firmy w każdym momencie możesz edytować je w zakładce Dane firmy. 

Zobacz jak w ramach konta:

• stworzyć dział firmy,
• dodać różne numery rachunku bankowego,
• zmienić nazwę numeru identyfikacyjnego z dostępnych opcji systemowych (domyślnie NIP).

 

4. Aktywuj niezbędne dokumenty przychodowe

W Fakturowni możesz wystawić wiele typów dokumentów, ale dla zachowania porządku na koncie sugerujemy włączenie tych, z których korzystasz na co dzień.

Aby zobaczyć pełną listę dokumentów, których możesz użyć, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Na środku strony zobaczysz sekcję Jakie dokumenty wystawiać.

 

5. Aktywuj niezbędne dokumenty kosztowe

Fakturownia to nie tylko dokumenty przychodowe, ale także możliwość dodawania dokumentów kosztowych Twojej firmy. Wprowadzając do systemu całą dokumentację, będziesz mieć możliwość odzwierciedlenia pełnej sytuacji finansowej Twojej firmy w szczegółowych raportach.

Jeżeli na pasku menu nie widzisz zakładki Wydatki, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać aktywuj dokumenty po stronie wydatków.


 

6. Ustaw format numeracji dokumentów

Jeśli korzystasz z własnego sposobu numeracji faktur, przed wystawieniem pierwszej faktury możesz zdefiniować w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie sposób numeracji Twoich dokumentów.

Sugerowanym przez Fakturownię, domyślnym formatem numeracji, jest nr-m/mm/yyyy, czyli kolejny numer dokumentu w danym miesiącu, łamane przez miesiąc, łamane przez rok. Numeracja dokumentów w tym formacie będzie resetować się co miesiąc. Format ten możesz zmienić korzystając z następujących zmiennych: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.



Wybierając format numerowania, możesz wybrać jeden z proponowanych formatów numeracji lub stworzyć swój własny format. Do formatu numeracji możesz wprowadzić także pewną stałą, określającą np. dział Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby faktury były numerowane w sposób FV/UK/1/12/2018 skorzystaj z następującego formatu: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.

Jeśli rozpoczynasz pracę z Fakturownią w środku roku i chcesz, aby numeracja była kontynuacją prowadzonej dotychczas numeracji, podczas wystawiania pierwszego dokumentu w systemie nadaj ręcznie odpowiedni numer faktury. System w polu numer domyślnie zaczyta 1. Jeśli ostatnia wystawiona faktura poza Fakturownią miała numer 16, w polu numer zmień ręcznie z 1 na 16. Dalsza numeracja będzie biegła względem najwyższego numeru wykorzystanego w danym formacie. 



Zobacz jak w ramach konta:

• zmienić format numeracji korzystając z dostępnych zmiennych
• numerowane są dokumenty po stronie wydatków
• ustalić numerację oddzielną dla różnych działów/firm

 

7. Dokumenty z VAT i bez VAT

Na sposób wystawiania dokumentów bez wątpienia wpływ ma fakt, czy jesteś vatowcem, czy nie. Fakturownia domyślnie proponuje uwzględnianie na dokumentach podatku VAT w wysokości 23%. Jednak w ramach ustawień konta możesz zmienić zarówno nazwę podatku, jego stawkę, jak również zupełnie wyłączyć go na dokumencie.

Aby zmienić nazwę podatku przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty i zdefiniuj nazwę i/lub stawkę podatku, które będą Ci potrzebne. Na przykładzie pokazujemy hiszpański podatek IVA w wysokości 21%:

Kolumnę VAT możesz też wyłączać każdorazowo podczas wystawiania dokumentu, wybierając opcję nie wyświetlaj w kolumnie VAT% na formularzu tworzenia dokumentu. 



Jeżeli nie wykazujesz na wystawianych dokumentach żadnej stawki podatku, możesz ją wyłączyć jednorazowo w ustawieniach konta. Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Faktury z VAT czy bez VAT (dawne rachunki) odznacz checbox przy opcji Uwzględniaj podatek VAT na fakturach i zapisz zmiany. Na formularzu kolumna VAT % nie będzie widoczna. 


 

 

8. Uzupełnij bazę klientów i produktów (opcjonalnie)

Aby zacząć fakturowanie w Fakturowni nie musisz uzupełniać bazy produktów i klientów. Podczas wystawiania każdego dokumentu (po jego zapisie), wprowadzane dane będą zapamiętywane w systemie, a po przejściu do zakładki Produkty oraz Klienci zobaczysz tworzące się listy użytych danych. Dane, które będą zapisane na listach produktów i klientów będą podpowiadane automatycznie podczas wystawiania kolejnych dokumentów. Taka opcja przyspiesza wystawienie dokumentu oraz daje pewność, że nie pomylisz się wprowadzając dane za każdym razem ręcznie.




 

Teraz jesteś gotowy, aby wystawić fakturę w Fakturowni. Zobacz jakie to proste.

Sprawdź również:
Jak wystawiać e-paragony dla klientów sklepu internetowego?