Własne role (uprawnienia użytkownika) w Fakturowni - funkcja w wersji BETA

Utworzono: 2018-12-18
Ostatnia aktualizacja: 2018-12-19
Liczba odwiedzin posta: 187

W zależności od posiadanego w Fakturowni planu abonamentowego, właściciel konta ma możliwość udzielenia dostępu do konta swoim pracownikom oraz pracownikowi biura księgowego. Zaproszone osoby dysponują własnym loginem i hasłem i mogą mieć przyznane różne role systemowe, co wiąże się z różnym poziomem dostępu do funkcji oferowanych przez system.

Użytkownicy Fakturowni, korzystający z systemu przed 2019 rokiem mieli możliwość korzystania jedynie z czterech ról systemowych:

Właściciel konta - osoba która założyła konto w Fakturowni bądź otrzymała te uprawnienia od osoby zakładającej konto, posiadająca dostęp do pełnej konfiguracji konta w systemie;

Administrator -  rola nadawana przez właściciela konta, umożliwiająca dostęp do ustawień konta, w tym dodawanie kolejnych użytkowników;

Użytkownik - rola przyznawana najczęściej pracownikom firm, którzy mają za zadanie wystawianie, drukowanie czy wysyłanie dokumentów. Użytkownik nie ma dostępu do ustawień konta w systemie. Właściciel konta oraz administrator mogą poprzez ustawienia uprawnień nadać użytkownikowi dostęp do wybranych części systemu bądź ten dostęp odebrać, stąd też użytkownik może być przypisany, na przykład, tylko do jednego działu firmy;

Księgowy - rola przyznawana pracownikowi biura księgowego, umożliwiająca mu bieżący dostęp do wystawianych przez przedsiębiorcę dokumentów. Na każdym koncie w Fakturowni, bez względu na plan abonamentowy, można dodać jednego księgowego, który nie jest zaliczany do limitu użytkowników, przewidzianych w aktywnym planie abonamentowym.

Stałe role systemowe a własne role


Na przełomie roku 2018 i 2019 pojawiła się w systemie możliwość stworzenia własnych ról i przypisania ich osobom zaproszonym do konta w Fakturowni. Własne role systemowe są dodatkowymi rolami - obok wymienionych powyżej - i są definiowane w całości przez właściciela konta lub osobę upoważnioną, co oznacza, że podczas przypisywania uprawnień zaproszonej osobie można skorzystać z gotowych ról systemowych lub stworzyć własną rolę według zapotrzebowania.

Uwaga: własne role mogą być definiowane w dowolny sposób. Dostępne dotychczas role systemowe są niezmienne i podlegają analogicznemu zarządzaniu, jak do tej pory: zakres dostępów, przysługujących osobom z rolami użytkownik oraz administrator, można określić po przejściu do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Użytkownicy i uprawnienia.

Jak stworzyć własne role w Fakturowni


Dla każdej zaproszonej do systemu osoby (bądź grupy osób) można stworzyć dokładnie dopasowaną rolę. W celu stworzenia nowej roli, należy przejść do menu Ustawienia > Użytkownicy > Role > Dodaj nową rolę.

Po przejściu do tworzenia roli na początku można nazwać swoją rolę:

Uwaga: nazwy ról w systemie nie mogą się powtarzać

 

Tworzenie własnej roli polega na zaznaczeniu odpowiednich checkboxów, które oznaczają poszczególne uprawnienia w systemie. Checkboxy, które mogą być zaznaczone, zostały podzielone na 2 rodzaje uprawnień: uprawnienia zwykłe oraz uprawnienia administratorskie.
Przyjrzyjmy się najpierw liście uprawnień zwykłych i sprawdźmy, co oznaczają poszczególne checkboxy:


 

Faktury - checkbox ten należy zaznaczyć przed udzieleniem dostępu do jednego z poniższych uprawnień:

Wydatki - osoba posiadająca dostęp do wydatków będzie miała możliwość przejścia do listy dokumentów kosztowych, podglądu poszczególnych dokumentów oraz ich dodawania, edytowania, usuwania oraz pozostałych aktywności dotyczących wydatków.

Lista - osoba posiadająca dostęp do listy dokumentów będzie miała możliwość zobaczenia listy dokumentów przychodowych, jednakże jeżeli podczas tworzenia roli nie zostanie również przydzielone uprawnienie podglądu, dodawania, edycji, i/lub usuwania dokumentów, nie będzie mogła wykonać wspomnianych aktywności na wylistowanych dokumentach.
Dostęp do listy dokumentów umożliwia wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów, a także zmianę statusu faktury oraz wyeksportowanie dokumentów. 

Podgląd - osoba posiadająca dostęp do podglądu dokumentów będzie miała możliwość podglądu dokumentów przychodowych. Bez dodatkowego uprawnienia dodawania, edycji oraz usuwania, nie będzie mogła ich tworzyć, wprowadzać zmian, ani usuwać dokumentów. Jeżeli taka osoba nie otrzyma uprawnienia w widoku listy dokumentów, będzie mogła zobaczyć dokument tylko poprzez bezpośredni link URL.
Uprawnienie podglądu dokumentu umożliwia również wydruk dokumentu.

Dodawanie - osoba posiadająca dostęp do dodawania dokumentów będzie miała możliwość stworzenia nowego dokumentu przychodowego. Jeżeli tej osobie nie zostanie przydzielone uprawnienie podglądu, w chwili zapisu dokumentu osoba ta zostanie przekierowana na dashboard. Bez uprawnienia do edycji i/lub usunięcia dokumentu, nie będzie mogła również wprowadzić zmian w utworzonym dokumencie ani go usunąć.

Edycja - osoba posiadająca dostęp do edycji dokumentów będzie miała możliwość wprowadzenia zmian w treści dokumentów przychodowych. Uwaga: to uprawnienie można przydzielić, nie przydzielając dostępu do listy i podglądu dokumentów! Takie uprawnienie może zostać wykorzystane przy edycji dokumentów drogą API; jednakże polecamy zaznaczenie również dostępu do listy oraz podglądu dokumentów dla osób, które mają edytować dokumenty ręcznie w systemie.

Usuwanie -  osoba posiadająca dostęp do usuwania dokumentów będzie miała możliwość trwałego skasowania dokumentów przychodowych. Uwaga: to uprawnienie można przydzielić, nie przydzielając dostępu do listy i podglądu dokumentów! Takie uprawnienie może zostać wykorzystane przy usuwaniu dokumentów drogą API; jednakże polecamy zaznaczenie również dostępu do listy oraz podglądu dokumentów dla osób, które mają usuwać dokumenty ręcznie w systemie.
Przypominamy również, że usuwanie dokumentów w systemie jest operacją nieodwracalną.

Klienci - osoba posiadająca dostęp do zakładki Klienci będzie miała możliwość podglądu listy klientów, ręcznego ich tworzenia, edycji oraz usuwania, a także do eksportu ich danych.
Uwaga: Użytkownik, który nie otrzyma uprawnienia "Klienci" będzie mógł wywołać na fakturze klienta zapisanego w bazie klientów. Dane nieistniejącego w bazie klienta wprowadzone na fakturze przez takiego użytkownika, zostaną zapisane na koncie.

Płatności - osoba posiadająca dostęp do zakładki Płatności będzie miała możliwość podglądu płatności, ręcznego ich tworzenia, edycji oraz usuwania. Osoba ta może również łączyć płatność z fakturą, nawet jeśli nie ma przydzielonego dostępu dotyczącego faktur. Aby umożliwić użytkownikowi również import płatności z banku, należy przydzielić mu dostęp do importów.

Produkty - osoba posiadająca dostęp do zakładki Produkty będzie miała możliwość podglądu listy produktów, ręcznego ich tworzenia, edycji oraz usuwania, a także do eksportu listy produktów. Uwaga: Użytkownik, który nie otrzyma uprawnienia "Produkty" będzie mógł wywołać na fakturze produkty zapisane w bazie produktów. Dane nieistniejącego w bazie produktu wprowadzone na fakturze przez tę osobę zostaną zapisane na koncie, jeżeli w ustawieniach konta zostanie wybrane ustawienie tworzenia produktów na fakturze.

Magazyny - osoba posiadająca dostęp do zakładki magazyny będzie miała możliwość tworzenia, edycji, oraz usuwania magazynów w systemie. Będzie miała również możliwość podglądu produktów, o ile zostało udzielone jej również uprawnienie dostępu do produktów.

Akcje magazynowe - osoba posiadająca dostęp do akcji magazynowych będzie miała możliwość śledzenia akcji magazynowych dla poszczególnych produktów. Przy tym uprawnieniu polecamy również, aby użytkownik otrzymał dostęp do dokumentów magazynowych, magazynów oraz produktów.

Dokumenty magazynowe - osoba posiadająca dostęp do dokumentów magazynowych będzie miała możliwość podglądu listy dokumentów oraz ich tworzenia i edycji. Uwaga: jeżeli osoba tworząca dokumenty sprzedażowe bądź kosztowe nie ma dostępu do zakładki dokumenty magazynowe, ale na koncie aktywna jest opcja automatycznego wystawiania dokumentów magazynowych, dokumenty te będą wystawiane.

Usuwanie - osoba posiadająca dostęp do usuwania dokumentów magazynowych będzie miała możliwość ich trwałego skasowania z systemu.

Kody promocyjne - osoba posiadająca dostęp do zakładki kody promocyjne będzie miała możliwość podglądu istniejących kodów promocyjnych, a także tworzenia nowych oraz ich edycji i usuwania.

Raporty - osoba posiadająca dostęp do zakładki raporty będzie miała możliwość generowania dostępnych na koncie raportów, a także ich eksportu po wygenerowaniu.

Statystyki na dashboardzie - osoba posiadająca dostęp do statystyk na dashboardzie będzie miała możliwość zobaczenia podsumowania finansowego firmy (lub działów) dla bieżącego dnia, tygodnia, miesiąca oraz roku.

Faktury cykliczne - osoba posiadająca dostęp do zakładki faktury cykliczne będzie miała możliwość podglądu istniejących cykli faktur oraz tworzenia nowych cykli a także ich edycji oraz usuwania. Dostęp do powyższych funkcji nie oznacza możliwości wykonywania jakichkolwiek aktywności względem wystawionych faktur cyklicznych, o ile nie zostaną przyznane dodatkowe uprawnienia dotyczące faktur.

Kategorie - osoba posiadająca dostęp do zakładki kategorie będzie miała możliwość podglądu istniejących kategorii a także tworzenia nowych oraz ich edycji i usuwania.

Importy - osoba posiadająca dostęp do zakładki importy będzie mogła zaimportować do konta w Fakturowni dane klientów, produktów, faktur, transakcji bankowych oraz inne dane akceptowane przez system.

Punkty sprzedaży - osoba posiadająca dostęp do zakładki Punkty sprzedaży będzie miała możliwość podglądu dotychczas skonfigurowanych POSów, ich edycji i usuwania. Będzie mogła również konfigurować nowe punkty sprzedaży.


Kolejną kategorią uprawnień są uprawnienia administratorskie:
 

Ustawienia konta - osoba posiadająca dostęp do ustawień konta ma możliwość przejścia do menu Ustawienia > Ustawienia konta oraz zarządzania konfiguracją konta, a także innymi ustawieniami, dostępnymi w menu po lewej stronie, pod zakładką Twoje Konto.

Użytkownicy - osoba posiadająca dostęp do użytkowników ma możliwość przejścia do menu Ustawienia > Użytkownicy, co oznacza, że będzie mogła zapraszać nowych użytkowników do konta oraz nadawać i zmieniać ich uprawnienia.

Role - osoba posiadająca dostęp do ról będzie mogła zarządzać przysługującymi uprawnieniami w poszczególnych rolach.

Aktywności - osoba posiadająca dostęp do aktywności konta będzie miała możliwość przejścia do menu Ustawienia > Aktywności. Należy pamiętać, że dostęp do aktywności będzie możliwy w przypadku włączenia tej funkcji na koncie.

Działy - osoba posiadająca dostęp do działów będzie miała możliwość przejścia do menu Ustawienia > Dane firmy oraz możliwość podglądu danych tam zawartych. Będzie mogła dodawać nowe działy oraz firmy a także edytować je i usuwać.

Wysyłka JPK - osoba posiadająca dostęp do wysyłki  pliku JPK będzie miała możliwość przejścia do zakładki Moje JPK w celu wysłania wygenerowanego uprzednio pliku do organów podatkowych.

UPO - osoba posiadająca dostęp do zakładki UPO będzie miała możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru w przypadku przekazania informacji o przyjęciu przesłanego pliku JPK przez organy podatkowe.

Szablony faktur - osoba posiadająca dostęp do szablonów faktur będzie miała możliwość tworzenia, edycji oraz usuwania własnych szablonów na koncie. 


UWAGA: Należy pamiętać, że niektóre uprawnienia dotyczą funkcji dostępnych w wybranych planach abonamentowych, na przykład wysyłka pliku JPK, własne szablony, faktury cykliczne, uprawnienia użytkowników i inne. Aby osoba korzystająca z systemu mogła uzyskać przydzielony dostęp do wybranej funkcji, należy posiadać aktywną subskrypcję oferującą daną funkcję oraz uruchomić ją w ustawieniach konta.
 

Przypisanie pracownika do działu konta a dostępy systemowe


Na dostępy zaproszonego do systemu współpracownika wpływ ma również fakt przypisania go do działu/działów konta. Użytkownik przypisany do działu (sprawdź jak to zrobić) będzie miał dostęp jedynie do informacji dostępnych dla jego działu na koncie. Taka osoba będzie widziała/tworzyła/edytowała/usuwała dokumenty tylko dla dostępnych sobie działów firmy. Co więcej, w systemie istnieje możliwość, na przykład, przyporządkowania klienta do działu, czy też przypisania magazyn do działu.
 

Przypisanie roli osobie zaproszonej do systemu


Przypisanie roli do użytkownika może odbyć się na dwa sposoby:
  1. Nadanie roli nowo zapraszanemu pracownikowi;
  2. Zmiana roli osobie, która już korzysta z konta w Fakturowni.
 
  1. Aby nadać rolę nowo zapraszanemu użytkownikowi należy przejść do menu Ustawienia > Użytkownicy i skorzystać z opcji Dodaj/Zaproś użytkownika. Po wpisaniu adresu mailowego, hasła oraz powtórzeniu hasła można wybrać rolę w systemie dla zapraszanej osoby:



     
  2. Jeżeli chcemy zmienić rolę pracownikowi posiadającemu już dostęp do konta w Fakturowni, należy przejść do menu Ustawienia > Użytkownicy i przy adresie mailowym wybranego użytkownika, po prawej stronie, klikając w zębate kółko ustawień, wybrać opcję edytuj:


    Po przejściu do edycji użytkownika możemy zmienić jego rolę w systemie:


 


Powrót


Dodaj komentarz