Jak wystawić duplikat faktury?

Duplikat faktury to dokument stanowiący kopię oryginalnej faktury VAT. Jego celem jest odtworzenie informacji o transakcji handlowej zawartej między sprzedawcą a kontrahentem. Duplikat zastępuje oryginalny dokument, który potwierdzał sprzedaż i kupno towarów lub usług. Możesz wnioskować o wystawienie duplikatu faktury, gdy pierwotny dokument został utracony, na przykład w wyniku zniszczenia, zgubienia lub kradzieży. W tym artykule wyjaśniamy, kto może wystawić duplikat faktury, kiedy jest on poprawnie wystawiony oraz jak utworzyć duplikat w systemie Fakturownia.

Kiedy i kto może wystawić duplikat faktury?

Duplikat faktury VAT może zostać wystawiony przez Sprzedawcę produktu lub usługi na wniosek Nabywcy. Dokument ten może wystawić również osoba upoważniona przez Sprzedawcę.

Ze względu na to, że jako przedsiębiorca masz obowiązek posiadania pełnej dokumentacji księgowej, w przypadku braku w ewidencji jakiegokolwiek dokumentu jesteś właściwe zobligowany do ubiegania się o uzyskanie duplikatu faktury.

Kiedy duplikat wystawiony jest poprawnie?

Aby duplikat został uznany za ważny i poprawnie wystawiony dokument księgowy, musi spełnić kluczowy warunek. Tym warunkiem jest pełna zgodność danych na duplikacie względem tych informacji, które zostały zawarte na fakturze pierwotnej. Oprócz tego ważne elementy to oznaczenie 'duplikat' oraz widoczna data wystawienia duplikatu.

Jeśli więc np. faktura pierwotna była wystawiona kilka lat temu i podatnik miał inny adres zamieszkania względem dzisiejszego, to na duplikacie nie może zmienić adresu na ten aktualny. Dane na duplikacie muszą być dokładnie takie same jak te na egzemplarzu, na podstawie którego został on wystawiony.

Dostępność opcji 'Wystaw duplikat' a KSeF

Opcja Duplikat jest dostępna dla dokumentów księgowych, których nie ma w KSeF. Dotyczy to w szczególności: dokumentów, które nie podlegają wysyłce do KSeF, np. rachunków, paragonów, dowodów wewnętrznych i not księgowych, wydatków (dokumentów kosztowych), także tych z numerem KSeF, np. pobranych z KSeF, faktur na osobę prywatną, które nie zostały wysłane do KSeF, dokumentów utworzonych w Fakturowni przed 1 lutego 2026 r., także jeśli zostały dobrowolnie wysłane do KSeF. Opcja Duplikat nie jest dostępna dla faktury sprzedażowej, która: została wysłana do KSeF i ma nadany numer KSeF, jest w trakcie wysyłki lub ma nierozstrzygnięty status wysyłki (np. błąd serwera), została podpisana w trybie offline kodami QR. Taki dokument nabywca może w każdej chwili pobrać z KSeF, więc duplikat nie jest potrzebny.

Jak wystawić duplikat faktury w Fakturowni?

Aby wystawić duplikat faktury w naszym systemie, przejdź do zakładki Przychody > Wszystkie i na liście znajdź dokument, dla którego chcesz wystawić duplikat. Jeśli znasz numer dokumentu, wpisz go w rubryce 'Szukane słowo lub numer'. Możesz skorzystać również z opcji filtrowania po dacie. Pamiętaj, że domyślnie system wyświetla listę dokumentów, wystawionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Po wyszukaniu dokumentu kliknij jego numer.

Po kliknięciu numeru faktury system przeniesie Cię do jej podglądu.

Z menu podręcznego, które znajduje się ponad dokumentem, kliknij Więcej opcji, a następnie z rozwiniętej listy wybierz Duplikat.

System wyświetli komunikat z datą rzeczywistą tworzenia duplikatu.

Na monicie znajdziesz przycisk Drukuj, którym zatwierdzisz utworzenie duplikatu faktury.

W zależności od przeglądarki z jakiej korzystasz, dokument zostanie bezpośrednio pobrany na dysk Twojego urządzenia w formacie PDF (dla Chrome) lub wyświetlony w osobnym oknie przeglądarki z możliwością wydrukowania, a także automatycznie pobrany na urządzenie (dla Firefoxa).

Pobrany dokument, zgodnie z zasadami poprawnie wystawionego duplikatu, będzie zawierał dane w pełni zgodne z fakturą pierwotną oraz oznaczenie duplikat i widoczną datę jego wystawienia.

Najczęściej zadawane pytania

Sprawdź najczęściej zadawane pytania na temat dokumentu duplikat:

• Gdzie znajdę rejestr wystawionych duplikatów?

  Duplikat jest dokumentem generowanym jednorazowo. Nie mamy w systemie odrębnego rejestru faktur, do których został wydrukowany duplikat. Nie prowadzimy również rejestru samych duplikatów.

• Czy jest możliwość wystawienia duplikatu faktury VAT z ubiegłego roku?

  W systemie istnieje możliwość wystawienia duplikatu faktury VAT z dowolnego okresu, o ile faktura nie została wysłana do KSeF. Dokumenty utworzone przed 1 lutego 2026 r. mają duplikat zawsze. Jeśli faktura została wystawiona w zeszłym roku, należy odnaleźć dokument w systemie korzystając z opcji filtrowania dostępnych na liście dokumentów, a następnie wystawić duplikat zgodnie z instrukcją podaną we wpisie.

• Czy duplikat można wystawić dla dokumentów nieksięgowych np. faktur proforma?

  Nie ma takiej możliwości. Taki dokument nieksięgowy można wydrukować ponownie bez oznaczenia jako duplikat.

Przeczytaj również artykuł na naszym blogu odnośnie duplikatu faktury: Duplikat faktury - co to jest i jak go wystawić?