Spis treści artykułu:
Oznaczenia dotyczące JST i grupy VAT dostępne są w systemie w formularzu tworzenia faktury po stronie Nabywcy. Aby skorzystać z tych oznaczeń, kliknij frazę więcej ↓ i zaznacz pole wyboru przy wybranej opcji.
Jak wystawić fakturę dla JST?
W 2016 roku wprowadzono centralizację rozliczeń VAT w samorządach terytorialnych. Z tego względu w przypadku sprzedaży na rzecz jednostek samorządu terytorialnego (dalej JST) może zdarzyć się, że do celów VAT wskazany na fakturze będzie inny podmiot, niż jednostka, która w rzeczywistości jest odbiorcą transakcji. Przykładowo nabywcą będzie Gmina (JST), ale odbiorcą będzie Szkoła, będąca jednostką podległą JST. Nie ma przeciwwskazań, aby faktura zawierała dodatkowo dane jednostki podrzędnej (np. określenie nazwy samorządowej jednostki budżetowej, jej adresu oraz identyfikatora podatkowego NIP), która faktycznie dokonuje czynności dokumentowanej fakturą. Wystawiona w ten sposób faktura będzie stanowiła podstawę do właściwego przyporządkowania księgowego w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę podrzędną.
WAŻNE! Faktury powinny być wystawiane na JST, z ewentualnym wskazaniem danych jednostki podrzędnej, której bezpośrednio dotyczy transakcja udokumentowana daną fakturą.
W przypadku faktur wystawianych w KSeF na rzecz JST podaje się:
- dane sprzedawcy w elemencie “Podmiot1”,
- dane nabywcy - JST, w elemencie “Podmiot2” (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP JST nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym “JST”,
- dodatkowo - dane jednostki podrzędnej JST (np. samorządowej jednostki budżetowej) w elemencie “Podmiot3” (wraz jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem “Rola” – „8 – JST odbiorca”).
Powyższe rozwiązanie umożliwia dostęp do faktury, w której nabywcą jest JST:
- JST oraz osobom fizycznym lub podmiotom uprawnionym do dostępu do faktur w ramach identyfikatora podatkowego NIP JST,
- osobom fizycznym lub podmiotom działającym w ramach danej jednostki podrzędnej JST, której dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) wskazano na fakturze w Podmiot3.
Alternatywnie, JST wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi, może korzystać z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny (IDWew). Wówczas zamiast identyfikatora podatkowego NIP jednostki podrzędnej na fakturach może być podawany identyfikator wewnętrzny IDWew tej jednostki.
Identyfikator wewnętrzny w KSeF jest to unikalny identyfikator wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Składa się z identyfikatora podatkowego (NIP) podatnika i ciągu znaków numerycznych np. 1111111111-33334.
Aby podać IDWew dla dodatkowego podmiotu na fakturze, wybierz NIP-wewn.ID na szablonie faktury. Opcja ta jest dostępna do wyboru wyłącznie po stronie danych Odbiorcy i Wystawcy.
WAŻNE! Jeśli ta opcja nie jest dla Ciebie dostępna podczas wystawiania faktury, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki > pole Numery identyfikacyjne. Domyślnie aktywna jest tutaj wyłącznie opcja NIP. Aby po stronie Nabywcy pojawiła się dodatkowo do wyboru opcja NIP-wewn.ID, kliknij to pole i wybierz tę opcję jako dodatkową. Dzięki temu przy wystawianiu faktury będziesz mieć możliwość wyboru między opcjami aktywnymi w tym polu. Więcej o numerach identyfikacyjnych znajdziesz w artykule jak zmienić typ numeru identyfikacyjnego u sprzedawcy lub kupującego.
Dane podmiotów do faktury najczęściej otrzymasz od nabywcy.
UWAGA! Przed wysłaniem faktury do KSeF upewnij się, że wszystkie dane zostały prawidłowo wprowadzone na szablonie faktury. Pomyłka z numerze NIP lub identyfikatorze wewnętrznym NIP-wewn.ID. (IDWew) podmiotu może skutkować brakiem dostępu do tej faktury w KSeF dla tego podmiotu.
Jak wystawić fakturę dla grupy VAT?
Grupa VAT to szczególny rodzaj podatnika podatku od towarów i usług. Składa się z co najmniej dwóch powiązanych ze sobą finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie podmiotów. Do celów VAT są one traktowane jako jedna firma.
W takiej sytuacji na fakturze wystąpi zarówno grupa VAT identyfikująca się własnym NIP na potrzeby rozliczeń VAT, jak również dodatkowy podmiot będący członkiem grupy VAT, posiadający odrębny NIP ale nie posługujący się nim do celów rozliczenia podatku VAT a wyłącznie do celów podatku dochodowego.
WAŻNE! Faktury powinny być wystawiane na grupę VAT, ze wskazaniem dodatkowo danych członka grupy VAT, którego bezpośrednio dotyczy transakcja udokumentowana daną fakturą.
W przypadku faktur wystawianych w KSeF na rzecz grupy VAT podaje się:
- dane sprzedawcy w elemencie “Podmiot1”,
- dane nabywcy – grupy VAT, w elemencie “Podmiot2” (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP grupy VAT nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym “GV”,
- dodatkowo - dane członka grupy VAT w elemencie “Podmiot3” (wraz jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem “Rola” – „10 – członek GV odbiorca”).
Powyższe rozwiązanie umożliwia dostęp do faktury, w której nabywcą jest GV:
- GV oraz osobom fizycznym lub podmiotom uprawnionym do dostępu do faktur w ramach identyfikatora podatkowego NIP GV,
- osobom fizycznym lub podmiotom działającym w ramach członka GV, którego dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) wskazano na fakturze w Podmiot3.
Alternatywnie, grupa VAT wraz z podmiotami będącymi członkami GV, może korzystać z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny (IDWew). Wówczas zamiast identyfikatora podatkowego NIP członka GV na fakturach może być podawany identyfikator wewnętrzny IDWew tego podmiotu.
Dane podmiotów do faktury najczęściej otrzymasz od nabywcy.
UWAGA! Przed wysłaniem faktury do KSeF upewnij się, że wszystkie dane zostały prawidłowo wprowadzone na szablonie faktury. Pomyłka z numerze NIP lub identyfikatorze wewnętrznym NIP-wewn.ID. (IDWew) podmiotu może skutkować brakiem dostępu do tej faktury w KSeF dla tego podmiotu.
Czy JST może tworzyć grupę VAT?
Jednostki samorządu terytorialnego mogą tworzyć grupy VAT. W takiej sytuacji konieczne będzie zaznaczenie obu checkboxów:
Jeśli jednostka podrzędna takiej JST jest jednocześnie członkiem grupy VAT, to jej dane należy wprowadzić jako dodatkowy podmiot na szablonie faktury dwukrotnie: z rolą “JST - odbiorca” oraz kolejny raz ale z rolą “Członek GV - odbiorca”.
UWAGA! Zanim wystawisz w KSeF fakturę na rzecz jednostki samorządu terytorialnego lub grupy VAT, uzgodnij jakie dane podmiotów podległych mają znaleźć się na fakturze.
Od prawidłowego oznaczenia podmiotów na fakturze zależy, czy każdy z nich otrzyma dostęp do wystawionej przez Ciebie faktury w KSeF.
UWAGA! Jeśli na Twoim koncie nie jest aktywna integracja z KSeF, tzn. nie masz aktywnego połączenia z KSeF, wówczas pola wyboru Czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego? oraz Czy faktura dotyczy członka grupy VAT? będą dostępne, ale pole Rodzaj podmiotu już nie. Rodzaj podmiotu będziesz mógł określić dopiero po aktywowaniu integracji z KSeF na koncie.