Kasa - swobodny obrót gotówką - dokumenty KP, KW i raport kasowy

Funkcja kasa w Fakturowni to narzędzie do ewidencji gotówki - umożliwia rejestrowanie wpłat i wypłat za pomocą dokumentów kasowych oraz śledzenie aktualnego stanu kasy. Korzystają z niego głównie małe firmy i freelancerzy rozliczający się gotówką. Dzięki niemu masz pełny podgląd historii transakcji gotówkowych w jednym miejscu.

Do obsługi kasy służą trzy elementy:

dokument Kasa Przyjęła (KP) - dokument potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy,
dokument Kasa Wydała (KW) – dokument potwierdzający wydanie gotówki z kasy,
raport kasowy - zestawienie wszystkich operacji gotówkowych, pomocne w ewidencji gotówki.

Jak włączyć dokumenty kasowe KP i KW?

Przed wystawieniem pierwszego dokumentu KP lub KW należy włączyć tę funkcję. Wymaga to uprawnień administratora i dostępu do ustawień konta.

W celu aktywowania dokumentów:

przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta,
znajdź sekcję Jakie dokumenty wystawiać,
zaznacz pola wyboru przy opcji KP i KW na liście dokumentów (KW dostępne będzie do aktywacji w sekcji Wydatki),
zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.

UWAGA! Jeśli wyłączysz dokumenty kasowe po wcześniejszym ich użyciu, system nadal będzie uwzględniał je w raporcie kasowym. Dokumenty KW pozostaną widoczne na liście wydatków. Samodzielnie wystawionych dokumentów KP nie będzie można podejrzeć przez zakładkę przychody, jednak nadal zostaną ujęte w raporcie. Jeśli dokument KP został wystawiony na podstawie faktury, link do niego znajdziesz w podglądzie faktury, w sekcji Faktura wygenerowana z tej faktury. Po ponownej aktywacji dokumentu system wyświetli pełną listę dostępną w bazie konta/ W przypadku braku dokumentu może to oznaczać jego trwałe usunięcie.

Jak ustawić stan początkowy kasy?

Stan początkowy kasy (początkowe saldo gotówki) decyduje o punkcie startowym raportu kasowego.
Aby ustalić stan początkowy kasy:

przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Kasa,
wpisz kwotę w polu Stan kasy (początkowy),
kliknij Zapisz - stan kasy zostanie zaktualizowany w raporcie kasowym.

Jak powiązać KP i KW z fakturą?

Powiązanie dokumentu kasowego z fakturą sprzedaży lub zakupu tworzysz ręcznie. Dokumenty możesz wystawić na dwa sposoby:

wystawiasz KP lub KW bezpośrednio z poziomu podglądu faktury, korzystając z menu podręcznego Więcej opcji > Wystaw KP lub Wystaw KW - dokument zostaje automatycznie powiązany z fakturą i aktualizuje jej status na opłacona,
wystawiasz KP lub KW jako samodzielny dokument - wtedy nie ma możliwości późniejszego powiązania go z fakturą.

WSKAZÓWKA! Dokument KP lub KW możesz edytować lub usunąć w dowolnym momencie. Każda zmiana jest automatycznie uwzględniana w raporcie kasowym. Jeśli stan kasy spadnie poniżej zera, system nie zablokuje wystawienia dokumentu KW ani nie wyświetli ostrzeżenia - warto regularnie sprawdzać raport kasowy.

Obsługa wielu kas

Jeśli prowadzisz kilka kas (np. w różnych oddziałach), możesz niezależnie zarządzać stanem każdej kasy i przeglądać jej ewidencję gotówki. Wtedy stan początkowy kasy przypisujesz bezpośrednio w ustawieniach dedykowanego działu, czyli w zakładce Ustawienia > Dane firmy. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule ewidencja obrotu gotówkowego z kilkoma kasami. Ustawienia działu z opcją określenia stanu początkowego kasy.

Najczęstsze pytania o dokumenty kasowe

Co się stanie, gdy stan kasy spadnie poniżej zera?
System nie blokuje wystawienia dokumentu KW ani nie wyświetla ostrzeżenia. Ujemny stan kasy pojawi się w raporcie kasowym.

Czy pracownik bez dostępu do ustawień może wystawiać dokumenty KP i KW?
Tak - wystawianie dokumentów kasowych nie wymaga uprawnień administratora. Są one potrzebne jedynie do pierwszego włączenia funkcji w ustawieniach konta. Dotyczy to domyślnych ról dostępnych w systemie. Jeśli korzystasz z własnej roli z indywidualnie skonfigurowanymi uprawnieniami, zakres dostępu będzie zgodny z przypisanymi ustawieniami.

Źródła