Wysyłanie faktur e-mailem

Dowiedz się, jak wysyłać faktury e-mailem bezpośrednio z systemu Fakturownia. Sprawdź, jak skonfigurować treść wiadomości e-mail, do której zostanie dołączony dokument, oraz jak zarządzać wysyłką faktur. Wysyłając fakturę z systemu, możesz zdefiniować treść wiadomości globalnie dla całego konta (wtedy każda wiadomość będzie miała ustaloną treść) lub jednorazowo, edytując ją bezpośrednio podczas wysyłki.

Treść maila z fakturą

Aby edytować treść wysyłanej z fakturą wiadomości z poziomu ustawień konta, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem i w polu Wysyłanie faktury e-mailem zdefiniuj treść wiadomości. Aby to zrobić w polu Rodzaj szablonu e-maila wybierz własny szablon e-maila. Dopiero wtedy pole z treścią wiadomości będzie edytowalne. Opcja ta jest dostępna od planu Start. 
 


Podczas tworzenia wiadomości, możesz korzystać ze zmiennych, które odnajdziesz na liście, poniżej pola z treścią wiadomości. Aby wyświetlić pełną listę, kliknij przycisk Pomoc



Szczegółowy opis tego, gdzie ustawić własny szablon e-maila, znajdziesz w artykule własne treści w e-mailach wysyłanych do klientów. 
 

Wysyłanie faktury mailem

Formatka służąca do wysyłania faktur w postaci korespondencji e-mail zostaje aktywowana w momencie użycia przycisku Wyślij w menu podręcznym podglądu faktury. 

Na tej formatce znajdziesz takie pola jak: Nadawca, E-mail, Kopia do, Tytuł, Treść. 



Poniżej okna z treścią wiadomości znajdziesz pole wyboru Załącz fakturę w PDF, po zaznaczeniu którego, razem z korespondencją Kontrahent otrzymuje fakturę jako plik PDF w załączniku. Jest to pole nieobowiązkowe. Jeśli go nie zaznaczysz, odbiorca otrzyma jedynie link do podglądu dokumentu (jeśli będzie zawarty w treści wiadomości email, zmienna {{{view_link}}}). Z poziomu podglądu sam będzie mógł pobrać dokument w formacie PDF. Wysyłka faktury musi uwzględniać albo link do faktury w treści, albo fakturę jako załącznik w przeciwnym razie wysyłka zakończy się błędem.

UWAGA! Fakturę można wysłać maksymalnie na 3 adresy e-mail.

Dodatkowo z poziomu formularza wysyłki faktury możesz skorzystać z opcji Zmień e-mail w bazie. 



Pole to pozwala wybrać następujące opcje aktualizacji adresu e-mail z poziomu formularza wysyłki:
 

• jeśli pozostawisz pole puste wysyłka faktur będzie działać jak dotychczas;
• wybór opcji zmień e-mail na fakturze zaktualizuje pole E-mail klienta na formularzu tworzenia/edycji faktury (pole to nie jest widoczne na wydruku);
• wybór opcji zmień e-mail na fakturze oraz na karcie klienta zaktualizuje pole E-mail klienta na formularzu tworzenia/edycji faktury oraz dodatkowo uzupełni/zaktualizuje pole E-mail w karcie klienta.

 

Limity wysyłania faktur e-mailem

W systemie obowiązuje kilka limitów, co do wysyłki faktur e-mailem, które uzależnione są wersji systemu (okres testowy, plan płatny, wersja bezpłatna).

Poszczególne limity wyglądają następująco:
 

• w okresie testowym i dla nieopłaconego konta można wysłać do 100 faktur dziennie niezależnie od konfiguracji wysyłki,
• ten sam dokument można wysłać jednego dnia maksymalnie 10 razy i ten limit nie jest zależny od opłacenia konta,
• konta z opłaconym abonamentem nie mają ograniczeń co do ilości faktur wysłanych dziennie - w tym przypadku obowiązuje jedynie limit wysyłki 1 dokumentu maksymalnie 10 razy na dobę.

Sprawdź również:
Kopia do
Ukryta kopia do
Dodawanie wielu adresów email przy wysyłce
Potwierdzenie wysłania faktury