Treść maila z fakturą
Aby edytować treść wysyłanej z fakturą wiadomości z poziomu ustawień konta, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem i w polu Wysyłanie faktury e-mailem zdefiniuj treść wiadomości. Aby to zrobić w polu Rodzaj szablonu e-maila wybierz własny szablon e-maila. Dopiero wtedy pole z treścią wiadomości będzie edytowalne. Opcja ta jest dostępna od planu Start.
WAŻNE! Dla nowych kont zarejestrowanych w systemie od 27 marca 2026 roku możliwość wstawiania linków w wiadomościach e-mail z fakturą jest dostępna wyłącznie, gdy na koncie skonfigurowana jest integracja z KSeF. Jeśli konto nie posiada integracji z KSeF, opcja wstawiania linków w treści wiadomości e-mail z fakturą jest zablokowana z komunikatem błędu 'Treść - usuń dodatkowe linki z treści maila'.
UWAGA! Dla kont z aktywną integracją z KSeF ze względu na obowiązujące przepisy do każdej wiadomości e-mail dotyczącej faktury przesłanej do KSeF zostaną dodane niezbędne informacje z linkiem do podglądu faktury KSeF (zmienna: {{{required_ksef_information}}}), informacje te zostaną dodane również wtedy, kiedy na szablonie e-maila zabraknie tej zmiennej).
Podczas tworzenia wiadomości, możesz korzystać ze zmiennych, które znajdziesz w ramach listy dostępnej poniżej pola z treścią wiadomości. Aby wyświetlić pełną listę, kliknij przycisk Pomoc
Szczegółowy opis tego, gdzie ustawić własny szablon e-maila, znajdziesz w artykule własne treści w e-mailach wysyłanych do klientów.
WAŻNE! Jeśli w polu Tytuł e-maila w konfiguracji wysyłki określisz własną treść dla tytułu wiadomości, nie będzie ona stosowana przy wysyłce faktur wystawionych w języku obcym lub dokumentów dwujęzycznych. W tym przypadku system zastosuje domyślny tytuł, który zawiera typ i numer dokumentu, oraz wyświetli komunikat, jak poniżej.
Wysyłanie faktury mailem
Formatka służąca do wysyłania faktur w postaci korespondencji e-mail zostaje aktywowana w momencie użycia przycisku Wyślij w menu podręcznym podglądu faktury. Na tej formatce znajdziesz takie pola jak: Nadawca, E-mail, Kopia do, Tytuł, Treść.
Poniżej okna z treścią wiadomości znajdziesz pole wyboru Załącz fakturę w PDF, po zaznaczeniu którego, razem z korespondencją Kontrahent otrzymuje fakturę jako plik PDF w załączniku. Jest to pole nieobowiązkowe. Jeśli go nie zaznaczysz, odbiorca otrzyma jedynie link do podglądu dokumentu (jeśli będzie zawarty w treści wiadomości email, zmienna {{{view_link}}}). Z poziomu podglądu sam będzie mógł pobrać dokument w formacie PDF. Wysyłka faktury musi uwzględniać albo link do faktury w treści, albo fakturę jako załącznik w przeciwnym razie wysyłka zakończy się błędem.
UWAGA! Fakturę można wysłać maksymalnie na 3 adresy e-mail.
WAŻNE! Wysyłka zakończy się powodzeniem (otrzyma status dostarczono), jeśli w formularzu wysyłki zostanie spełniony jeden z poniższych warunków:
- w treści wiadomości znajdzie się link do podglądu faktury (za który odpowiada zmienna {{{view_link}}}),
- zostanie zaznaczony checkbox Załącz fakturę w PDF,
- uwzględniona będzie zmienna {{{required_ksef_information}}, jako link do podglądu faktury KSeF.
Jeśli w wiadomości nie będzie linku do podglądu przesyłanej faktury oraz nie zostanie załączona faktura w PDF, wysyłka zakończy się statusem niedostarczono, a w aktywnościach konta dla tej wysyłki pojawi się błąd:
No invoice link nor attachment in email body.
Dodatkowo z poziomu formularza wysyłki faktury możesz skorzystać z opcji Zmień e-mail w bazie.
Pole to pozwala wybrać następujące opcje aktualizacji adresu e-mail z poziomu formularza wysyłki:
- jeśli pozostawisz pole puste wysyłka faktur będzie działać jak dotychczas;
- wybór opcji zmień e-mail na fakturze zaktualizuje pole E-mail klienta na formularzu tworzenia/edycji faktury (pole to nie jest widoczne na wydruku);
- wybór opcji zmień e-mail na fakturze oraz na karcie klienta zaktualizuje pole E-mail klienta na formularzu tworzenia/edycji faktury oraz dodatkowo uzupełni/zaktualizuje pole E-mail w karcie klienta.
UWAGA! Jeśli na fakturze podany jest Nabywca i Odbiorca wybór w formularzu wysyłki opcji zmień e-mail na fakturze oraz na karcie klienta, zmieni e-mail odbiorcy, a nie Nabywcy.
Limity wysyłania faktur e-mailem
W systemie obowiązuje kilka limitów, co do wysyłki faktur e-mailem, które uzależnione są wersji systemu (okres testowy, plan płatny, wersja bezpłatna). Poszczególne limity wyglądają następująco:- w okresie testowym i dla nieopłaconego konta można wysłać do 100 faktur dziennie niezależnie od konfiguracji wysyłki,
- ten sam dokument można wysłać jednego dnia maksymalnie 10 razy i ten limit nie jest zależny od opłacenia konta,
- konta z opłaconym abonamentem nie mają ograniczeń co do ilości faktur wysłanych dziennie - w tym przypadku obowiązuje jedynie limit wysyłki 1 dokumentu maksymalnie 10 razy na dobę.