Ręczne zatwierdzanie faktur zagranicznych z VAT 0% to opcja modułu Autopłatności, dostępnego od planu Standard, która wstrzymuje automatyczną wysyłkę faktur z zerową stawką podatku. Przyda Ci się, gdy wystawiasz faktury zagraniczne i chcesz sprawdzić lub poprawić dokument przed wysłaniem go do klienta. Po włączeniu opcji faktury z VAT 0% nie będą wysyłane automatycznie - znajdziesz je na liście faktur i wyślesz ręcznie, gdy zweryfikujesz poprawność danych.
Zanim zaczniesz: ustaw stawkę VAT 0% dla produktu
Zanim włączysz ręczne zatwierdzanie, upewnij się, że sprzedawany produkt lub usługa ma ustawioną stawkę VAT 0%. Stawkę ustawiasz w karcie produktu - jeśli nie wiesz jak, skorzystaj z artykułu o konfiguracji danych o produkcie. Stawkę podatku możesz również zmienić bezpośrednio z poziomu formularza tworzenia faktury.
Jak włączyć ręczne zatwierdzanie faktur zagranicznych?
Opcję znajdziesz w ustawieniach autopłatności:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Płatności Online,
- następnie przełącz widok do zakładki Automatyczne e-maile,
- zaznacz checkbox przy opcji Ręczne zatwierdzanie faktur, gdzie VAT jest zerowy,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.
Gdzie znajdziesz faktury czekające na wysyłkę?
Faktury zagraniczne z VAT 0% po dokonaniu płatności przez klienta trafiają na standardową listę faktur. Odróżnisz je od wysłanych dokumentów brakiem ikony koperty (status Wysłano) w kolumnie status. Faktura czeka na Twoje działanie bez limitu czasu - system nie anuluje jej automatycznie.
Czy klient dostaje powiadomienie przed zatwierdzeniem faktury?
Klient nie otrzymuje faktury, dopóki nie wyślesz jej ręcznie. Może natomiast dostać wcześniejsze powiadomienie e-mail - jeśli w Autopłatnościach masz aktywną opcję Wysyłaj e-mail po wypełnieniu danych do płatności. Domyślnie wysyłana jest wtedy wiadomość zatytułowana Oczekiwanie na płatność, której tytuł oraz treść możesz dostosować samodzielnie.
Ograniczenia funkcji
Ręczne zatwierdzanie działa wyłącznie dla faktur zawierających dokładnie jedną pozycję ze stawką VAT 0%. Jeśli faktura obejmuje kilka pozycji i tylko część z nich ma stawkę 0%, system potraktuje ją jako zwykłą fakturę i wyśle automatycznie - bez zatrzymania do ręcznego przeglądu.