Węzeł Rozliczenie to sekcja formularza faktury zgodna z KSeF, w której dodajesz obciążenia i odliczenia wpływające na kwotę do zapłaty, ale nie podlegające opodatkowaniu VAT. Obciążenie zwiększa kwotę brutto faktury, odliczenie ją zmniejsza. Funkcja jest dostępna po aktywacji w ustawieniach konta i przeznaczona dla firm przekazujących faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Czym jest węzeł Rozliczenie w KSeF?
Dane wprowadzone w węźle Rozliczenie są częścią struktury faktury przekazywanej do KSeF. Systemy finansowo-księgowe mogą je wykorzystywać do dalszego przetwarzania dokumentu. Sekcja pojawia się na podglądzie i wydruku faktury - poniżej pozycji, z podsumowaniem obciążeń i odliczeń.
Sekcja Rozliczenia umożliwia zawarcie w treści faktury informacji o dodatkowych obciążeniach lub odliczeniach, które zobowiązany jest uiścić nabywca. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy faktura dokumentuje czynność podlegającą ustawie, a oprócz tego zawiera ww. dane dodatkowe o obciążeniach lub odliczeniach, wpływających na ostateczną kwotę zapłaty.
Może to być przykładowo:
→ zwrot (refaktury) udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, które nie są sprzedażą towarów lub usług, np. przeniesienie kosztów opłat sądowych i administracyjnych (np. uiszczona przez pełnomocnika w imieniu i na rzecz klienta) czy kosztów ubezpieczeń,
→ zaliczki na koszty eksploatacji i fundusz remontowy pobierane przez zarządcę nieruchomości,
→ rozliczenie kaucji lub kosztów opakowań zwrotnych,
→ rozliczenie odsetek, kar umownych i odszkodowań oraz kaucji gwarancyjnych,
→ rozliczenie salda klienta (np. w związku z wpłatami klienta w zbyt wysokiej wartości),
→ rozliczenie kwot (różnicy) wynikających z wystawionych wcześniej faktur korygujących in minus/in plus.
Należy pamiętać, że nie wystawia się faktur dokumentujących wyłącznie czynności, które nie podlegają ustawie np. dokumentujących otrzymanie odszkodowania czy odsetki. W takiej sytuacji należy skorzystać z dokumentu nota księgowa.
Jak aktywować węzeł rozliczenie w systemie?
Zanim dodasz obciążenia lub odliczenia na fakturze, włącz tę opcję w ustawieniach konta. W tym celu:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty,
- zaznacz checkbox przy opcji Używaj rozliczenia KSeF (obciążenia/odliczenia) na fakturach,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.
Po zapisaniu na formularzach faktur pojawi się dodatkowa sekcja do dodawania obciążeń i odliczeń.
Jak dodać rozliczenia (obciążenia i odliczenia) na fakturze?
Sekcję rozliczeń znajdziesz w formularzu tworzenia faktury po rozwinięciu sekcji Zobacz więcej opcji (Ukryj opcje dodatkowe, jeśli już rozwinięte). Najpierw zaznacz checkbox Dodaj rozliczenia - pojawią się przyciski do dodania obciążenia i odliczenia. Jeśli potrzebujesz dodać wyłącznie jedną z opcji, na gotowej fakturze pojawi się tylko ta wartość uzupełniona w formularzu.
UWAGA! Pola Kwota i Powód występują łącznie - obydwa muszą być wypełnione. Jeśli wywołasz sekcję obciążenia lub odliczenia i pozostawisz pola puste, system wyświetli błąd przy zapisie faktury. Aby usunąć niepotrzebne pola, kliknij czerwony przycisk x.
Aby dodać obciążenie:
- zaznacz checkbox przy opcji Dodaj rozliczenia,
- kliknij przycisk +Dodaj obciążenie,
- uzupełnij wartość obciążenia w polu Obciążenia Kwota,
- w polu Powód wskaż z czego wynika wskazana kwota,
- wskazane w tych polach wartości pojawią się na fakturze pod sekcją z pozycji z dedykowanym oznaczeniem obciążenia.
Aby dodać odliczenie:
- zaznacz checkbox przy opcji Dodaj rozliczenia,
- kliknij przycisk +Dodaj odliczenie,
- uzupełnić wartość obciążenia w polu Odliczenia Kwota,
- w polu Powód wskaż z czego wynika wskazana kwota,
- wskazane w tych polach wartości pojawią się na fakturze pod sekcją z pozycji z dedykowanym oznaczeniem odliczenia.
WAŻNE! W każdej sekcji możesz dodać od 1 do 100 par pól (Kwota + Powód). Każda sekcja wyświetla podsumowanie wartości już na etapie wypełniania formularza.
Jak rozliczenia wpływają na kwotę do zapłaty?
Kwoty z sekcji Obciążenia dodają się do kwoty brutto faktury, a kwoty z sekcji Odliczenia odejmują się od kwoty brutto. Wynik widoczny jest w pozycji Do zapłaty. Jeśli na jednym dokumencie uwzględnisz obydwie opcje, tabela pod pozycjami pokaże je razem z podsumowaniem.
Po zapisaniu faktura zawiera sekcję rozliczeń widoczną na podglądzie i wydruku.