Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) to dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu, np. w związku ze sprzedażą lub przekazaniem produktów odbiorcy. Wystawienie dokumentu WZ automatycznie zmniejsza stan magazynowy wydanych produktów.
Warunkiem korzystania z dokumentów WZ jest włączona gospodarka magazynowa na koncie (co najmniej jeden aktywny magazyn). Moduł magazynowy dostępny jest od planu Standard.
Jak wystawić dokument WZ?
Przed wystawieniem dokumentu upewnij się, że produkt znajduje się w bazie produktów. W przypadku samodzielnie tworzonego WZ tylko produkty zapisane w bazie mogą zostać dodane do dokumentu.
- Przejdź do zakładki Magazyn > Dokumenty magazynowe.
- Kliknij przycisk Nowy dokument.
- W polu Rodzaj wybierz Wydanie zewnętrzne (WZ) i zatwierdź komunikat systemowy wskazujący na zmianę formularza.
- Wskaż magazyn, z którego ma zostać wydany towar - domyślnie system wybierze magazyn oznaczony jako główny.
- Uzupełnij dane odbiorcy i dodaj produkty do dokumentu - wystarczy wpisać fragment nazwy produktu, aby system wyświetlił dostępne podpowiedzi.
- Kliknij Zapisz, aby zatwierdzić utworzenie dokument.
Inne sposoby utworzenia dokumentu WZ
Dokument WZ możesz utworzyć również w inny sposób:
- automatycznie podczas wystawiania faktury, jeśli w ustawieniach konta włączona jest opcja automatycznego tworzenia dokumentów magazynowych,
- ręcznie z poziomu podglądu faktury korzystając z opcji Dokumenty magazynowe > Dodaj dokument magazynowy,
- na podstawie wcześniej utworzonej rezerwacji towaru,
- na podstawie innego dokumentu magazynowego, korzystając z opcji Dodaj podobny.
Odbiorca dokumentu WZ
Dokument WZ zawiera jedno pole odbiorcy, które wskazuje fizycznego odbiorcę wydawanego towaru. W przeciwieństwie do faktury nie rozdziela danych Nabywcy i Odbiorcy. Pole odbiorcy może zostać uzupełnione nawet w minimalnym zakresie, np. jedną literą.
Co dzieje się ze stanem magazynowym?
Po zapisaniu dokumentu WZ system automatycznie zmniejsza stan magazynowy wydanych produktów.
Domyślnie dokument można wystawić również wtedy, gdy ilość produktu na magazynie wynosi 0 lub jest mniejsza od wydawanej ilości. W takim przypadku stan magazynowy spadnie poniżej zera, a system nie wyświetli ostrzeżenia. Dotyczy to także produktów, które nigdy wcześniej nie zostały przyjęte na dany magazyn - ich stan początkowy traktowany jest jako 0.
Jeżeli chcesz zablokować możliwość wydawania towarów, których nie ma na stanie:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty,
- włącz opcję Nie pozwalaj wystawiać dokumentów magazynowych (wydań) dla produktów, których nie ma w magazynach.
Po włączeniu tej opcji:
- produkty bez wystarczającego stanu nie będą wyświetlane w podpowiedziach wyszukiwania,
- zapis dokumentu z ilością większą niż dostępny stan zostanie zablokowany komunikatem: Nie ma wystarczającej ilości produktów w magazynie, pozostało [ilość].
Jak edytować lub usunąć dokument WZ?
Edycja dokumentu WZ
Po zapisaniu dokumentu możesz nadal edytować jego pozycje.
Możliwe jest:
- zmienianie produktów oraz ilości na dokumencie - system automatycznie przeliczy stan magazynowy o wprowadzoną różnicę.
Nie można natomiast zmienić:
- magazynu,
- rodzaju dokumentu.
Jeżeli konieczna jest zmiana magazynu lub typu dokumentu, usuń dokument i wystaw go ponownie.
Usuwanie dokumentu WZ
Usunięcie dokumentu powoduje automatyczne przywrócenie stanów magazynowych, jak gdyby dokument nigdy nie został wystawiony.
Jeżeli dokument WZ był powiązany z fakturą, usunięte zostanie jedynie powiązanie. Sama faktura pozostanie bez zmian.
Nie będzie możliwe usunięcie dokumentu, jeżeli:
- trwa import danych,
- dokument znajduje się w zablokowanym okresie rozliczeniowym,
- użytkownik nie posiada uprawnień do usuwania dokumentów magazynowych.
Numeracja, wydruk i eksport
Format numeracji dokumentów WZ możesz skonfigurować w ustawieniach numeracji dokumentów. W ustawieniach ogólnych konta - zakładka Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie - lub ustawieniach działu, które są nadrzędne względem ustawień konta - zakładka Ustawienia > Dane firmy.
Dokument WZ można:
- wydrukować,
- wydrukować bez cen,
- wyeksportować do PDF przez opcję drukuj,
- wyeksportować do XLS.
Nie ma możliwości wydrukowania dwóch kopii dokumentu WZ na jednej stronie bez wykorzystania zewnętrznego programu.
W Polsce dokumenty WZ uwzględniane są również w raporcie JPK_MAG.
Limity dokumentów
System nie ogranicza liczby pozycji na jednym dokumencie WZ. Bardzo duże dokumenty mogą jedynie dłużej się otwierać oraz drukować. W przypadku WZ tworzonego bezpośrednio z faktury należy mieć na uwadze, że limit pozycji na fakturze wynosi 1000.
Najczęściej zadawane pytania
❓ Czy mogę wystawić WZ dla produktu, którego nie ma na magazynie?
Tak. Domyślnie system na to pozwala i utworzy ujemny stan magazynowy. Możesz włączyć blokadę wydań w ustawieniach konta.
❓ Dlaczego nie mogę zmienić magazynu na zapisanym dokumencie?
Po zapisaniu dokumentu magazyn oraz rodzaj dokumentu są zablokowane. Aby je zmienić, usuń dokument i wystaw go ponownie.
❓ Czy usunięcie WZ usuwa również fakturę?
Nie. Usuwane jest jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami. Faktura pozostaje w systemie.
❓ Dlaczego ten sam produkt występuje na dokumencie kilka razy?
Jest to prawidłowe działanie wynikające z rozliczania partii towaru metodą FIFO. Takich pozycji nie można ręcznie połączyć.
❓ Czy istnieje limit liczby produktów na dokumencie WZ?
Nie. Dokument WZ nie ma limitu liczby pozycji, choć bardzo duże dokumenty mogą działać nieco wolniej.
❓ Czy mogę wystawić jedną fakturę do kilku dokumentów WZ?
Tak. System umożliwia wystawienie jednej faktury na podstawie kilku dokumentów magazynowych zgodnie z instrukcją wystawienie faktury na podstawie kilku dokumentów magazynowych.