Wystawiasz faktury dla kontrahentów zarejestrowanych poza Polską? Sprawdź, jak poprawnie przygotować dokument w systemie, aby zawierał wszystkie wymagane dane - np. europejski numer NIP czy międzynarodowe dane rachunku bankowego. W artykule pokazujemy, jak skonfigurować odpowiedni dział firmy i szybko wystawić prawidłową fakturę dla zagranicznego klienta.
Jak wystawić fakturę dla firm zarejestrowanych poza Polską?
Jeśli wystawiasz dokumenty księgowe dla kontrahentów działających i zarejestrowanych poza Polską, musisz wystawić dokument z danymi europejskimi.
Warto wtedy skorzystać z opcji utworzenia osobnego działu w obrębie NIP, aby dane Twojej firmy zawierały wszystkie niezbędne informacje do wystawienia takiej faktury - oprócz nazwy i adresu również europejski NIP, IBAN oraz SWIFT rachunku bankowego.
Możliwość dodania wielu działów w obrębie NIPu dostępna jest we wszystkich planach płatnych.
Aby dodać nowy dział:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy i skorzystaj z przycisku Dodaj nowy dział,
- system zaczyta dane firmy już istniejącej na koncie (jeśli masz kilka firm, pobierze dane działu oznaczonego jako główny), które możesz dostosować tak, aby obowiązywały w obrębie tego działu: dodać NIP europejski i przypisz do działu rachunek bankowy, który ma uzupełniony IBAN oraz SWIFT,
- dodatkowo w ustawieniach działu możesz wybrać domyślną walutę dokumentu, czy język, a także określić osobną numerację dokumentów,
- zatwierdź utworzenie działu przyciskiem Zapisz na dole formularza.
Tak utworzony dział możesz wybrać podczas tworzenia faktury, edytując dane Sprzedawcy. Dzięki temu system automatycznie uzupełni wszystkie informacje zgodnie z ustawieniami działu, bez konieczności ręcznej poprawy na formularzu tworzenia faktury. Jak zmienić dział podczas wystawiania faktury opisaliśmy w artykule jak zmienić dane sprzedawcy/dział na fakturze.
Rachunek bankowy
Aby sprawdzić czy numer rachunku bankowego, który przypisałeś do działu, ma prawidłowo określoną walutę, IBAN i SWIFT, przejdź do zakładki Ustawienia > Rachunki bankowe i zobacz szczegóły wybranego rachunku klikając jego nazwę lub ikonę koła zębatego > Zobacz.
IBAN to międzynarodowy numer rachunku bankowego. Umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie rachunku bankowego w transakcjach międzynarodowych. Składa się z kodu kraju (np. PL dla Polski), dwucyfrowej liczby kontrolnej i numeru rachunku w formacie krajowym np. PL12 3456 7890 1234 5678 9012 3456.
SWIFT to kod banku używany w przelewach międzynarodowych. Umożliwia systemom bankowym identyfikację dokładnego banku odbiorcy. Składa się zwykle z 8 lub 11 znaków: 4 litery - kod banku, 2 litery - kod kraju, 2 litery/cyfry - lokalizacja i (opcjonalnie) 3 litery/cyfry - oddział banku. Przykład: BPKOPLPW - kod SWIFT banku w Polsce.
Więcej o rachunkach bankowych przeczytasz w artykule dodawanie numeru rachunku bankowego.
Różne typy dokumentów i stawki podatku
W systemie możesz wystawić różne typy dokumentów z różnymi stawkami podatku np. WDT, OSS lub odwrotne obciążenie. To jaki dokument będzie prawidłowy dla Twojej transakcji zalecamy skonsultować z księgowością lub informacją podatkową.
Numery identyfikacyjne
Jeśli na koncie aktywna jest integracja z KSeF i wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta należy skorzystać z właściwego oznaczenia numery identyfikacyjnego zgodnie z poniższą listą:
- NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
- NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765. UWAGA! Opcja ta po aktywacji w ustawieniach konta dostępna jest do wyboru tylko po stronie Odbiorcy i Wystawcy.
Jeśli na swoim koncie nie masz dostępnych innych opcji niż NIP, należy je włączyć w polu Numery identyfikacyjne po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki zgodnie z instrukcją jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny.
Sprawdź również:
Sprawdź NIP w bazie VIES
Faktury międzynarodowe
Oznaczenia dotyczące procedur
Faktura dwuwalutowa - dwie waluty na jednym dokumencie