Następnie pod fakturą znajduje się rubryka Aktywności związane z dokumentem.
W panelu aktywności znajdują się informacje o tworzeniu, edytowaniu, drukowaniu oraz wysyłaniu dokumentu, zawierające dokładną datę i godzinę procesu. Jeśli wiadomość wysłano do kilku adresów jednocześnie, status wyświetlany jest osobno dla każdego adresata.
Statusy wysyłki faktur w systemie
Status wysyłki dokumentu może przyjąć jedną z następujących wartości:
🔵 Wysłano - wiadomość została przekazana do wysyłki i oczekuje na potwierdzenie od serwera pocztowego kontrahenta. To stan przejściowy — w normalnych warunkach po chwili zmieni się na Dostarczono.
🟡 Odroczono - serwer pocztowy kontrahenta chwilowo odrzucił wiadomość - część serwerów traktuje w ten sposób pierwszą próbę dostarczenia wiadomości od nieznanego nadawcy (tzw. greylisting), prosząc o jej ponowienie na potwierdzenie wiarygodności.
🟡 Oczekuje na KSeF - status widoczny wyłącznie na kontach z aktywną integracją KSeF, wysyłka maila z fakturą jest wstrzymywana do momentu, aż faktura otrzyma numer KSeF nadany przez Krajowy System e-Faktur - dopiero wtedy wiadomość zostaje wysłana automatycznie, bez dodatkowej akcji z Twojej strony - więcej informacji znajdziesz w artykule wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.
🟢 Dostarczono - serwer pocztowy kontrahenta potwierdził przyjęcie wiadomości. Nie oznacza to, że kontrahent ją przeczytał - wiadomość mogła trafić np. do folderu SPAM. Fakturownia nie śledzi otwarcia wiadomości przez odbiorcę, dlatego nie ma możliwości sprawdzenia, czy faktura została faktycznie przeczytana.
🟢 Własny serwer - status pojawia się na kontach korzystających z wysyłki przez własny serwer SMTP. W tym wariancie Fakturownia nie otrzymuje od Twojego serwera potwierdzeń dostarczenia, dlatego status nie informuje o rzeczywistym dostarczeniu wiadomości do kontrahenta — oznacza jedynie, że została ona przekazana do wysyłki przez Twój serwer pocztowy.
🔴 Niedostarczono - wysyłka się nie powiodła. System dodatkowo wyświetla komunikat z przyczyną niedostarczenia, co ułatwia ustalenie źródła problemu, np. błędnego adresu e-mail lub przepełnionej skrzynki odbiorcy.