Integracja Fakturowni z WooCommerce

Jak zacząć korzystać z integracji Fakturowni z WooCommerce?

1. Zaloguj się do swojego konta w Fakturowni i przejdź do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > E-commerce > WooCommerce w ten sposób przejdziesz do ustawień integracji.
   
   
    
2. Naciśnij przycisk Aktywuj, aby przejść do procesu łączenia swojego sklepu internetowego na WooCommerce z Fakturownią.
   
   
    
3. W odpowiednim miejscu w formularzu dodaj adres URL swojego sklepu i uzupełnij klucz klienta oraz klucz prywatny. UWAGA! Aby go uzyskać musisz wejść do panelu administracyjnego WooCommerce i podstępować wedle instrukcji tam zawartych.
   
   

Konfiguracja i ustawienia

1. Wybierz dział, w ramach którego mają generować się faktury. UWAGA! Gdy zostawisz to pole puste, faktury domyślnie będą się tworzyć w dziale oznaczonym jako GŁÓWNY. Dział główny można ustawić w zakładce Ustawienia > Dane firmy.
   
   
    
2. Wybierz, przy jakich statusach zamówień ze sklepu WooCommerce ma zostać wystawiona faktura w Fakturowni.
   
   
3. Jeśli chcesz, możesz również wystawiać korekty do zamówień Anulowanych, Zwróconych oraz Nieudanych - korekty wystawiane są przez integrację tylko dla zwrotów całkowitych.
   
   
    
4. Wybierz również, jaki rodzaj dokumentu powinien generować się do zamówień złożonych na platformie WooCommerce.
   
   
    
5. Zdefiniuj, kiedy dostawa ma widnieć na dokumentach.
6. Opcjonalnie zaznacz dodatkowe opcje: automatyczną wysyłkę faktury do Klienta, ukrycie wyświetlania numeru zamówienia na fakturze oraz dostosowanie generowania dokumentów do wymogów KSeF.
   
    
7. Nie zapomnij dokonać odpowiednich ustawień w kwestii NIP-u (tak aby wyświetlał się na dokumencie). Zrobisz to na platformie WooCommerce, a dokładną instrukcję znajdziesz w naszym FAQ.

Synchronizacja magazynu

Włączając opcję Synchronizuj stany magazynowe, włączysz podstawową, jednostronną synchronizację stanów produktów, względem magazynu w Fakturowni. Możesz także zdecydować, czy chcesz aktualizować ceny, jakie nazwy produktu wyświetlać na dokumencie, a także z którym magazynem mają łączyć się produkty. 

UWAGA! Przy pierwszym włączeniu tej opcji, warto wcisnąć przycisk Synchronizuj produkty z Fakturownią, Dzięki temu, istniejące już stany magazynowe ulegną aktualizacji.

Oznacza to, że to Fakturownia jest źródłem informacji o stanach magazynowych – aktualny stan jest przekazywany z Fakturowni do sklepu, nigdy w drugą stronę.

Jak to działa w praktyce:

1. zmiana statusu zamówienia w WooCommerce powoduje wystawienie dokumentu sprzedaży (np. faktury lub paragonu) w Fakturowni,
2. wystawienie tego dokumentu oraz dokumentu WZ pomniejsza stan magazynowy danego produktu w Fakturowni,
3. zaktualizowany stan jest automatycznie przesyłany do WooCommerce i nadpisuje wartość dotychczas widoczną w sklepie - aktualizacja zwykle następuje bardzo szybko, ale przy większej liczbie zmian w krótkim czasie może się nieznacznie opóźnić.

WAŻNE! Jeśli ręcznie zmienisz (np. zmniejszysz) ilość produktu bezpośrednio w WooCommerce, ta zmiana nie zostanie przekazana do Fakturowni – Fakturownia jej nie widzi i przy najbliższej aktualizacji nadpisze stan w sklepie swoją własną wartością. Może to doprowadzić do rozjechania się stanów, np.:

• w obu systemach jest 100 szt. produktu,
• ręcznie zmniejszasz stan w WooCommerce do 50 szt. (w Fakturowni nadal widnieje 100 szt.),
• klient kupuje 10 szt. w sklepie – Fakturownia wystawia dokument sprzedaży, zmniejsza swój stan do 90 szt. i wysyła tę wartość do WooCommerce,
• w efekcie w sklepie pojawi się 90 szt., a nie 40 szt., jak mogłoby się wydawać.

Dlatego wszystkie korekty stanów magazynowych (reklamacje, inwentaryzacje, ręczne poprawki) należy wprowadzać w Fakturowni, a nie bezpośrednio w sklepie.

Ustawienia w Fakturowni

1. Kojarzenie produktów po kodzie należy włączyć po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja > Kojarzenie produktów po kodzie produktu > Zapisz.
2. Następnie należy wprowadzić do Produktów kody produktu, z poziomu Panelu w Fakturowni: Magazyn/Produkty > Produkty > edycja produktu > Kod produktu.
3. Po wykonaniu powyższych działań, produkty pojawiające się na dokumentach sprzedaży, powiążą się z przedmiotami występującymi w bazie produktów w Fakturowni. 

Należy także pamiętać o tym, że synchronizacja nie umożliwia 'skopiowania' produktów z Fakturowni do WooCommerce - tzn. integracja nie umożliwia automatycznego stworzenia produktów w WooCommerce (na bazie tych z Fakturowni). Natomiast w drugą stronę jest to możliwe -  produkty, pojawiające się na dokumentach sprzedaży generowanych przez integrację z WooCommerce, mogą automatycznie pojawiać się w Bazie Fakturowni.

Więcej na ten temat można przeczytać tutaj:
Automatycznie dodawanie produktów z faktury dostępne po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty > Produkty na fakturze > wybrana jest opcja Automatycznie dodawaj produkty z faktury
Dodawanie produktu przy pomocy faktury sprzedażowej dostępne po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty > Wybierz na fakturze sprzedażowej, czy chcesz dodać produkt do bazy​​​​​​

Ustawienia WooCommerce

Aby synchronizacja magazynu zadziałała poprawnie, pamiętaj aby ustawić w WooCommerce: Produkty > Edytuj produkt > Magazyn > Opcję: Włącz zarządzanie stanem magazynowym na poziomie produktu.

Jak dodać więcej niż jeden sklep w integracji z WooCommerce?

1. Jeśli posiadasz więcej sklepów WooCommerce i chcesz je podpiąć do jednego konta w Fakturowni, wystarczy, że przejdziesz do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > E-commerce > WooCommerce > Ustawienia i klikniesz Dodaj nowe połączenie. 
2. Następnie dodaj adres URL swojego sklepu i uzupełnij wygenerowany w WooCommerce klucz klienta oraz klucz prywatny i kliknij instaluj.
   
   
    
3. Dodane połączenie będzie działać niezależnie. Oznacza to, że dla każdego sklepu możesz ustalić całkowicie osobną konfigurację, wchodząc w zakładkę szczegóły. W każdym momencie możesz także usunąć powiązanie, nie naruszając działania pozostałych połączeń. 

Historia zamówień

W Ustawieniach integracji znajdziesz również zakładkę Zobacz historię zamówień. Lista pozwala na podgląd zamówień, dla których system podjął próbę wystawienia dokumentu. W przypadku sukcesu - będziesz mógł przejść do podglądu faktury, a w przypadku niepowodzenia - zobaczysz informacje o błędzie i będziesz miał możliwość ponowienia wystawienia dokumentu. 


 

 

Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.

Dowiedz się więcej o integracji Fakturowni z WooCommerce:
[FAQ] Integracja Fakturowni z WooCommerce - najczęściej zadawane pytania
5 powodów, dla których warto skorzystać z integracji Woocommerce&Fakturownia!

Masz pytania? Wątpliwości? Sugestie, jak możemy dalej rozwijać wtyczkę? Prześlij zgłoszenie z kategorią integracje.