Import XML z Allegro to funkcja, która pozwala wczytać dane sprzedaży z Managera Allegro i automatycznie wystawić faktury Allegro w Fakturowni. Przeznaczona jest dla sprzedawców prowadzących sprzedaż na Allegro, którzy chcą uniknąć ręcznego przepisywania danych. Po imporcie pliku XML z zamówieniami Fakturownia generuje dokumenty dla każdego kontrahenta z osobna.
Jak przeprowadzić import XML z Allegro?
Aby zaimportować sprzedaż z Allegro na podstawie pliku XML:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Import,
- skorzystaj z przycisku Nowy import lub bezpośredniej opcji w panelu po lewej stronie Sprzedaż na ALLEGRO.PL (XML),
- jeśli skorzystasz z opcji Nowy import w polu Co importować wybierz opcję Sprzedaż na ALLEGRO.PL (XML),
- w szczegółach konfiguracji importu wybierz rodzaj dokumentu dochodowego, który ma zostać wystawiony - lista będzie zależna od tego, jakie typy dokumentów aktywne są w ustawieniach konta,
- w polu Podatek ustaw stawkę podatku dla importu - jedna stawka obowiązuje cały import - nie możesz przypisać różnych stawek do poszczególnych produktów w ramach jednego pliku, jeśli produkty istnieją już w kartotece z własnymi stawkami, system użyje tych stawek przy ustawieniu z karty produktu lub ustawień,
- kliknij Wybierz plik i wgraj plik XML pobrany z Managera Allegro,
- kliknij Dalej, a po zakończeniu wczytywania danych naciśnij Przejrzyj dane i importuj.
Import faktur a integracja z KSeF
Dla kont z aktywną integracją z KSeF faktury dodane za pomocą importu nie są automatycznie wysyłane do KSeF, nawet jeśli w ustawieniach integracji włączona jest automatyczna wysyłka.
Domyślnie zaimportowane dokumenty zostaną dodane do konta i po ich weryfikacji będzie można zlecić ich ręczną, masową wysyłkę do KSeF.
Jeśli chcesz, aby faktury były wysyłane automatycznie do KSeF już podczas importu, w dodatkowych ustawieniach importu zaznacz opcję Wyślij zaimportowane faktury do KSeF.
Jak przypisać import do konkretnego działu?
Jeśli na koncie masz kilka firm lub działów, podczas importu możesz wskazać dział, do którego mają trafić dokumenty.
W przypadku importu faktur z pliku Allegro w kroku 2 importu dostępne jest pole Dział / oddział firmy. Wybierz z listy dział, do którego mają zostać przypisane importowane faktury. Wskazanie działu w tym polu ma pierwszeństwo przed pozostałymi regułami przypisywania działu.
Jeśli nie wybierzesz działu w dedykowanym polu, system spróbuje automatycznie dopasować dział na podstawie NIP-u sprzedawcy znajdującego się w pliku XML. Jeżeli dopasowanie nie będzie możliwe, dokument zostanie przypisany do działu oznaczonego jako główny w danych firmy.
Aby oznaczyć dział jako główny:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy,
- kliknij ikonę koła zębatego przy wybranym dziale i wybierz Edytuj,
- zaznacz pole wyboru Główny w sekcji Główny dział,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz, który znajdziesz na dole formularza.
Po ustawieniu działu głównego możesz rozpocząć import zgodnie z krokami opisanymi powyżej.
Kojarzenie produktów po kodzie a import Allegro
Fakturownia dopasowuje produkty z pliku XML do kartoteki na podstawie globalnego ustawienia konta. Gdy opcja Kojarzenie produktów po kodzie produktu jest aktywna (ścieżka Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja), system najpierw próbuje dopasować produkt po kodzie, a dopiero potem po nazwie. Gdy kod z pliku Allegro nie pasuje do żadnego produktu w kartotece, system automatycznie szuka dopasowania po nazwie oferty (pole offerName).
Jeśli dopasowanie po kodzie i nazwie się nie powiedzie, działanie systemu zależy od ustawień konta:
- przy opcji twórz nowy produkt, jeśli nie istnieje - w kartotece powstaje nowy produkt,
- przy opcji tylko istniejące produkty - import zwraca błąd dla tej pozycji,
- w pozostałych przypadkach - pozycja trafia na fakturę z nazwą i ceną z pliku, ale bez powiązania z kartoteką,
Przykład kojarzenia produktów po kodzie
Załóżmy, że na aukcji Allegro sprzedajesz kubek z własnym logo z kodem produktu 1234. W Fakturowni ten sam produkt figuruje pod nazwą kubek z nadrukiem, ale jego kod w karcie produktu to również 1234. System dopasuje oba produkty po kodzie - wartość z pola kod produktu w karcie produktu - mimo różnych nazw.
Kod produktu ma pierwszeństwo przed nazwą. Możesz więc używać innych nazw na Allegro i w Fakturowni, a produkty nadal będą łączone poprawnie - o ile kody się zgadzają.