Wraz z wysyłką faktury do KSeF zmienia się sposób zarządzania dokumentami sprzedażowymi. Operacje dostępne wcześniej w systemie takie jak edycja, usuwanie czy anulowanie po wysłaniu dokumentu do KSeF i nadaniu przez niego numeru dla dokumentu zostają zablokowane. W artykule opisujemy konsekwencje tego mechanizmu oraz prawidłowy proces korygowania danych.
KSeF podstawowe informacje
Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lutego, jednak zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów obowiązek jego stosowania będzie wprowadzany dla poszczególnych grup przedsiębiorców w różnych terminach.
Terminy obowiązku wysyłania faktur sprzedaży do KSeF:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których obrót za 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musiały trafiać faktury sprzedażowe wystawiane przez pozostałe firmy,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.
Szczegóły dotyczące KSeF i integracji Fakturowni znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.
Integracja z KSeF – opcje wysyłki faktur do KSeF
Sam proces wystawiania faktur w Fakturowni pozostaje bez zmian – formularz dokumentu należy wypełnić zgodnie z warunkami danej transakcji. Przy włączonej integracji z KSeF zmienia się jedynie sposób przesyłania faktur do systemu i do klientów.
Jeżeli na koncie aktywna jest integracja z KSeF, wysyłka faktur na adres e-mail kontrahenta, możliwość pobrania dokumentu w formacie PDF oraz wydruk są zablokowane do momentu przypisania fakturze numeru KSeF, czyli po przesłaniu jej do systemu KSeF. Jeśli chcesz wysłać szczegóły transakcji do wglądu, wystaw proformę.
Przesyłanie dokumentów do KSeF może odbywać się automatycznie – bezpośrednio po zapisaniu faktury – lub ręcznie. W wariancie ręcznym faktura najpierw jest zapisywana wyłącznie w Fakturowni, a jej wysyłka do KSeF następuje dopiero po ręcznym zleceniu, po wcześniejszej weryfikacji poprawności danych.
Sprawdź konfigurację wysyłki do KSeF:
W trybie hybrydowym system automatycznie pobiera z KSeF wszystkie dokumenty wydatkowe. Dokumenty przychodowe dodajesz wyłącznie według własnych potrzeb – sam decydujesz, które faktury sprzedaży zostaną wysłane do KSeF. Faktury, które nie trafią do KSeF, możesz nadal edytować oraz przekazywać klientom, np. e-mailem lub w formacie PDF.
Pamiętaj: ustawienia automatycznej wysyłki i tryb hybrydowy są ustawieniami niezależnymi. Jeśli aktywujesz obydwie opcje, wystawione dokumenty będą z automatu wysyłane do KSeF. Jeśli tego nie chcesz, wyłącz automatyczną wysyłkę.
Edycja, usunięcie i anulowanie dokumentu wysłanego do KSeF
Kluczowe zmiany w kontekście korzystania z Fakturowni dotyczą zachowania systemu po wysłaniu faktury do KSeF.
Gdy zlecisz wysyłkę dokumentu – niezależnie od tego, czy wybierzesz tryb automatyczny, czy ręczny – system zablokuje możliwość jego edycji, usunięcia oraz anulowania.
Oznacza to, że jedynym sposobem poprawienia danych na fakturze będzie wystawienie dokumentu korekty, który również należy przesłać do KSeF. Szczegółową instrukcję tworzenia korekty w Fakturowni znajdziesz w artykule jak utworzyć korektę.
Jeżeli zdecydujesz się na wysyłkę ręczną i przy tworzeniu faktury skorzystasz z przycisku Zapisz, dokument zostanie zapisany wyłącznie po stronie Fakturowni i nie trafi od razu do KSeF. Dzięki temu nadal będziesz mieć możliwość jego edycji, co pozwala na dokładną weryfikację danych przed ostatecznym wysłaniem do systemu KSeF.
Jakie elementy faktury można edytować po wysyłce do KSeF?
Po wysłaniu faktury do KSeF dostępne do edycji są jedynie pola księgowe, załączniki oraz - jeśli na koncie aktywna jest obsługa magazynowa i faktura nie ma jeszcze przypisanego dokumentu magazynowego - magazyn faktury (opcja Zmień magazyn). Przejście do pełnego formularza edycji faktury nadal nie jest możliwe. 
Opcja edytuj załączniki pozwala na działania w obrębie załączników dla dokumentu.
Opcja zmień magazyn pozwala przypisać lub zmienić magazyn na fakturze zablokowanej numerem KSeF - przydatne szczególnie na kontach, które włączyły obsługę magazynową już po wysłaniu części faktur do KSeF. Opcja jest niedostępna, jeśli do faktury wystawiono już dokument WZ - w takim wypadku magazyn można zmienić dopiero po odłączeniu tego dokumentu.
Dostępność wybranych opcji edycji zależy od roli przypisanej do Twojego adresu e-mail oraz od tego, czy na koncie dodano użytkownika z rolą Księgowy, który może oznaczać faktury jako zaksięgowane.
Faktura niewysłana do KSeF:
- właściciel konta i administrator – edycja dostępna,
- użytkownik – edycja dostępna,
- księgowy – edycja dostępna.
Faktura wysłana do KSeF:
- właściciel konta i administrator – przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe, edytuj załączniki oraz (jeśli dostępne) zmień magazyn,
- użytkownik – przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe, edytuj załączniki oraz (jeśli dostępne) zmień magazyn,
- księgowy – przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe, edytuj załączniki oraz (jeśli dostępne) zmień magazyn.
Faktura niewysłana do KSeF, ale oznaczona przez księgowego jako zaksięgowana:
- właściciel konta i administrator – edycja dokumentu dostępna,
- użytkownik – edycja zablokowana całkowicie,
- księgowy – edycja dokumentu dostępna.
Faktura wysłana do KSeF i oznaczona przez księgowego jako zaksięgowana:
- właściciel konta i administrator – przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe, edytuj załączniki oraz (jeśli dostępne) zmień magazyn,
- użytkownik – edycja zablokowana całkowicie,
- księgowy – przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe, edytuj załączniki oraz (jeśli dostępne) zmień magazyn.
Usunięcie i anulowanie dokumentu po wysyłce do KSeF
Anulowanie i usunięcie dokumentu zablokowane jest dla wszystkich użytkowników, niezależnie od przypisanej roli, jeśli dokument został już wysłany do KSeF.
Jeśli dokument został wysłany do KSeF, w systemie dostępne jest dla niego UPO i został nadany numer KSeF, jedyną opcją poprawienia danych jest wystawienie do takiego dokumentu korekty.
Kurs waluty na fakturze wysłanej do KSeF
Jeśli faktura walutowa została już wysłana do KSeF, jej kurs waluty jest zamrożony - jest częścią danych przekazanych do systemu i nie da się go już zmienić. Jeśli mimo to spróbujesz go przeliczyć (np. przy edycji pól księgowych), zobaczysz komunikat: "Kurs waluty nie został przeliczony, ponieważ dokument znajduje się już w systemie KSeF." To celowe zachowanie - jego zmiana generowałaby rozbieżność faktury w Twoim systemie z tym, co widzi kontrahent w KSeF.
Dotyczy to wyłącznie głównego kursu waluty, według którego rozliczona jest faktura. Jeśli korzystasz z opcji Pokaż przeliczenia na wizualizacji (dwie waluty pokazane jednocześnie na wydruku - patrz artykuł faktury walutowe w KSeF), a kurs tej drugiej waluty z jakiegoś powodu nie został wcześniej policzony, system uzupełni go automatycznie przy najbliższym otwarciu podglądu lub wygenerowaniu PDF tej faktury - nie musisz nic w tym celu robić ręcznie. Ta wartość służy wyłącznie do wyglądu dokumentu (wizualizacji/PDF) i nigdy nie jest przesyłana do KSeF, więc jej uzupełnienie nie wpływa na dane w systemie KSeF ani nie wymaga ponownej wysyłki dokumentu.