Masz wystawione faktury, które wciąż czekają na płatność? Chcesz szybciej odzyskiwać należności? Skorzystaj z funkcji przypomnień o nieopłaconej fakturze w Fakturowni. Dowiedz się, jak ręcznie przypomnieć kontrahentowi o płatności i poprawić terminowość wpływów.
Jak wysyłać przypomnienie o konieczności dokonania płatności?
Faktura nieopłacona w terminie (z przekroczoną datą płatności i bez oznaczenia jako opłacona) zostaje wyróżniona na liście dokumentów czerwonym statusem. Po najechaniu kursorem na status zobaczysz liczbę dni opóźnienia.
W przypadku nieopłaconego dokumentu, dla którego minął już termin płatności, system pozwala wysłać do kontrahenta przypomnienie o opłacie.
Aby wysłać przypomnienie o nieopłaconej fakturze:
- przejdź do podglądu faktury, dla której chcesz wysłać przypomnienie (przejdź do podglądu faktury poprzez zakładkę Przychody > Faktury lub wybierz inny typ dokumentu, na liście dokumentów kliknij jej numer),
- z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Wyślij przypomnienie,
- system przeniesienie Cię do formularz wysyłki wiadomości dla nieopłaconej faktury,
- w polu E-mail klienta system zaczyta adres e-mail kontrahenta z karty klienta - jeśli pole jest puste wpisz ręcznie adres e-mail, na który chcesz wysłać przypomnienie,
- zweryfikuj treść komunikatu przypomnienia i zatwierdź wysyłkę przyciskiem Wyślij (zaznacz checkbox przy opcji Załącz fakturę PDF, jeśli do wiadomości system ma dołączyć PDF jako załącznik).
Faktura, dla której wysłano przypomnienie o płatności, otrzyma dedykowane oznaczenia na liście faktur ✉. Przy znaku koperty pojawi się dodatkowo liczba, która wskazuje ile przypomnień wysłano dla tego konkretnego dokumentu.
Informacja o wysłaniu przypomnienia pojawi się również w historii aktywności związanych z dokumentem, dostępnej pod podglądem faktury.
Jak ustawić własną treść przypomnienia?
Aby zmienić domyślną treść wiadomości przypominającej o płatności, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS. W sekcji powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze ustaw typ szablonu na własny szablon e-maila. Dzięki temu zyskasz możliwość edycji treści wiadomości wysyłanej do kontrahenta. Własną treść możesz uzupełnić o zmienne, które automatycznie wstawią dane, takie jak numer faktury czy kwota płatności.
Więcej o zmiennych przeczytasz w artykule jakich zmiennych można użyć podczas wysyłania dokumentów e-mailem.
System pozwala dostosować treść wiadomości wysyłanej jako powiadomienie o nieopłaconej fakturze w zależności od numeru powiadomienia wysyłanego dla konkretnego dokumentu. Szablon e-maila znajdziesz w tej instrukcji.
Oprócz ręcznej wysyłki przypomnień możesz ustawić automatyczne przypomnienia, które system będzie wysyłać po upływie terminu płatności. Jak skonfigurować automatyczną wysyłkę przeczytasz w artykule automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności.
W systemie poza przypomnieniem o braku opłaty można też wygenerować druk noty odsetkowej lub wezwanie do zapłaty.
Zbiorcze wezwanie do zapłaty dla jednego Kontrahenta
Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) jak wystawić w systemie
Wysyłaj automatyczne przypomnienie e-mailem tylko w dni robocze
Automatyczne przypomnienie o braku płatności dla dokumentów nieksięgowych
