Każdy przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja środków trwałych dostępna jest w ramach modułu Samodzielna księgowość, o którym więcej w artykule samodzielna księgowość - jak zacząć.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych
Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Brak takiej ewidencji lub jej nieprawidłowe prowadzenie skutkuje niemożnością zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów, co oznacza wyższe zobowiązanie podatkowe, a w razie kontroli skarbowej – ryzyko zakwestionowania dotychczas rozliczonych kosztów.
Karta środka trwałego jako podstawowy dokument ewidencyjny – zakres danych, amortyzacja oraz ujęcie w PKPiR i PIT
Podstawowym dokumentem ewidencyjnym każdego składnika majątku jest karta środka trwałego.
Zawiera ona wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego naliczania amortyzacji – od danych identyfikacyjnych i sposobu nabycia, po metodę i stawkę amortyzacji. Na podstawie zapisów karty system automatycznie generuje tabelę amortyzacji, czyli harmonogram rozłożonych w czasie odpisów, których suma odpowiada wartości początkowej środka trwałego. Comiesięczne odpisy amortyzacyjne trafiają do kosztów PKPiR i są uwzględniane przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy PIT.
Tworzenie karty środka trwałego w systemie – automatycznie z faktury lub ręcznie na podstawie dokumentów
System tworzy kartę środka trwałego automatycznie w momencie wprowadzenia faktury wydatkowej oznaczonej jako „Środki trwałe” lub „Środki trwałe 50%”. Jeśli nabycie składnika majątku zostało udokumentowane w inny sposób – np. umową, aktem notarialnym lub protokołem darowizny – kartę można utworzyć ręcznie, korzystając z przycisku Nowy środek trwały.
Aby dodać kartę ręcznie:
- przejdź do zakładki Księgowość > Kokpit w menu głównym (opcja ta będzie dostępna, jeśli na koncie aktywna będzie samodzielna księgowość),
- kliknij opcję PIT > Ewidencja Środków Trwałych,
- skorzystaj z przycisku Nowy środek trwały, który znajdziesz w prawy górnym rogu ewidencji.
Zapisanie wypełnionej karty powoduje dodanie przedmiotu do ewidencji i uruchomienie naliczeń amortyzacji. Warto pamiętać, że karta pozostaje edytowalna do momentu zaksięgowania pierwszego odpisu amortyzacyjnego – od tej chwili system nadaje środkowi trwałemu numer kolejny w ewidencji (Lp.) i blokuje kartę przed dalszymi zmianami.
Szczegółowy opis pól dostępnych do uzupełnienia w karcie środka trwałego znajdziesz w artykule karta środka trwałego - pola, dane i zasady amortyzacji.