Pocztowa książka nadawcza

 

Po zaznaczeniu wystawionych dokumentów z listy Przychodów, funkcję znajdziesz w rozwinięciu opcji Drukuj. Możliwe jest jej wygenerowanie w formacie PDF oraz XLS wraz z listą faktur bądź bez nich.

 

 

Fakturowanie online ma ogrom zalet, począwszy od oszczędności czasu, pieniędzy, po pozytywny wpływ na ekologię. Część przedsiębiorców nadal preferuje wysyłkę faktur metodą tradycyjną i tu wkracza Pocztowa Książka Nadawcza, która generuje seryjny wykaz kontrahentów do jakich wysyłane są faktury formą listowną.

Jest on bardzo przydatny na poczcie w celu uzyskania niezbędnych danych do ewidencji księgowej oraz uproszczonego magazynowania potwierdzeń nadania.  Wysyłka za pośrednictwem poczty to dodatkowe wydatki - znaczki pocztowe, koperty itp., które firma rozlicza w ramach kosztów, jakie ponosi. Wykaz ułatwia podsumowanie kosztów pocztowych w przejrzysty sposób. Dodatkowo skraca czas, jaki należy poświęcić na przepisywanie adresów korespondencyjnych na koperty i druki nadawcze.

Możliwość generowania pliku w formacie XLS umożliwia naniesienie dodatkowych rubryk wedle potrzeb firmy. Wykaz nadawczy to rozwiązanie, które nie ogranicza się tylko do wysyłek na poczcie. Jest on również przydatny w biurach księgowych oraz strukturach administracyjnych firm np. w celu potwierdzenia odbioru, gdy pracownik administracji dostarcza osobiście dokumenty do lokalnych kontrahentów.

Na wykazie znajdziemy w dwóch głównych rubrykach nazwę firmy/osoby prywatnej oraz adres, pozostałe pozycje są przygotowane pod przekaz pocztowy, natomiast jak wyżej zostało wspomniane plik można dostosować do własnych wymagań.

 

Program traktuje każdy wystawiony dokument jako nową pozycję. Wystawiając trzy faktury w ciągu miesiąca dla firmy np. Cztery Pionki, uzyskasz na wykazie trzykrotnie tę samą pozycję z danymi kontrahenta. Ma to na celu potwierdzenie nadania/odbioru osobno, każdego z wystawionych dokumentów. System nie sumuje ich do jednej pozycji, ani automatycznie nie podaje numeru fv, ponieważ w domyśle pocztowa książka nadawcza służy przekazowi pocztowemu, który nie wymaga danych dotyczących nazw wysyłanego dokumentu. Niemniej jej modyfikacja z poziomu pliku XLS poszerza pole możliwości, które możesz wykorzystać w swoim przedsiębiorstwie.

 

Na dokumencie PDF pocztowej książki nadawczej, w kolumnie: Dokładne miejsce doręczenia (ulica, numer domu i mieszkania oraz placówka pocztowa), zaczytują się dane z wypełnionego pola Adresat, jeśli na wystawionym dokumencie został zaznaczony checkbox Inny adres korespondencyjny (Adresat). Działa to dla wszystkich czterech sposobów zapisania pocztowej książki nadawczej. Jeśli checkbox nie jest zaznaczony, wtedy zostaną zaczytane dane znajdujące się na karcie klienta (kontrahenta) w polu Adres, bez względu na to, jakie dane adresowe zostaną umieszczone na dokumencie.

 

Tworzenie funkcji, która została zainicjowana przez Naszych Użytkowników, daje nam z perspektywy pracowników ogrom satysfakcji. Cieszymy się, że możemy wychodzić naprzeciw oczekiwaniom swoich Klientów. Gorąco zachęcamy do zaglądania na Forum Sugestii i oddawania głosów na propozycje, które mogą jeszcze bardziej usprawnić pracę waszych przedsiębiorstw. Dziękujemy!