Opisowy termin płatności na fakturze pozwala wpisać warunek słowny — np. „14 dni od daty sprzedaży” lub „30 dni od otrzymania faktury” - zamiast konkretnej daty. W Fakturowni ustawiasz go w modalu „Termin płatności”, który otwiera się po kliknięciu pola terminu w formularzu faktury. Wpisany warunek trafia na wydruk faktury oraz do struktury KSeF FA(3) jako pole TerminOpis. Funkcja dostępna jest w wersji desktopowej - na urządzeniach mobilnych warunek jest widoczny, ale nie można go tam ustawić ani zmienić.
Co to jest warunkowy termin płatności i do czego służy?
Warunkowy (opisowy) termin płatności to zapis słowny uzgodnionego terminu, który wskazuje zdarzenie rozpoczynające odliczanie — np. datę sprzedaży, dostawę towaru lub otrzymanie faktury. Odpowiada on polu TerminOpis w strukturze KSeF FA(3), gdzie termin może być podany słownie zamiast konkretną datą.
Jak ustawić opisowy termin płatności na fakturze
Opisowy termin płatności ustawiasz w modalu, który dostępny jest w formularzu tworzenia faktury.
- Wejdź do formularza nowej faktury (zakładka Przychody > Faktury > Nowa faktura) lub edytuj wcześniej wystawiony dokument, o ile nie został wysłany do KSeF.
- Kliknij pole „Termin płatności”.
- System wyświetli okno Termin płatności z kalendarzem i przyciskami szybkiego wyboru - brak, 1 dzień, 3 dni, 7 dni, 14 dni i 30 dni - domyślne przyciski szybkiego wyboru to Brak/1/3/7/14/30 dni. Listę tę można dostosować w słownikach zgodnie z instrukcją - jeśli konto zmieniło wartości domyślne, modal pokaże wartości ze słowników.
- Zaznacz checkbox Warunkowy termin płatności, jeśli chcesz wskazać ilość dni od wybranego zdarzenia - kalendarz ustępuje miejsca polom warunku, a przycisk zapisu zmienia się na „Dodaj warunek”.
- Wpisz Ilość (liczba całkowita od 0 do 999, np. 14).
- Wybierz Jednostkę (dzień / tydzień / miesiąc / „własny wpis…”).
- Wybierz Zdarzenie początkowe (od wystawienia faktury, od otrzymania faktury, od wykonania usługi, od dostawy, od daty sprzedaży, własny wpis…”).
- Kliknij „Dodaj warunek” - modal zamyka się, a pole terminu pokazuje wyszarzony opis warunku z ikoną ×, który usuwa warunek.
- Uzupełnij pozostałe pola w formularzu faktury i zapisz dokument.
Po zapisaniu faktury warunek trafia na wydruk, a po wysłaniu do KSeF jako TerminOpis.
Jak usunąć warunkowy termin płatności z faktury
Aby zrezygnować z warunku i wrócić do wyboru konkretnej daty lub liczby dni, kliknij ikonę × widoczną przy opisie warunku w polu terminu — albo otwórz modal „Termin płatności” i odznacz checkbox „Warunkowy termin płatności”. Pole przełączy się z powrotem w tryb kalendarza.
Jak wybrać zwykły termin płatności
Wszystkie terminy - zarówno opisowe, jak i datowe - wybierasz teraz przez okno dialogowe. Aby ustawić termin jako konkretną datę lub liczbę dni:
- kliknij pole „Termin płatności” w formularzu faktury,
- wybierz jeden z przycisków szybkiego wyboru (Brak / 1 / 3 / 7 / 14 / 30 dni) albo kliknij datę w kalendarzu,
- kliknij „Zapisz” - pole pokazuje wybraną datę z etykietą rodzaju.
Jak ustawić domyślny opisowy termin płatności dla wszystkich faktur
Domyślny opisowy termin płatności w ustawieniach konta sprawi, że każda nowa faktura wystawiana ręcznie lub przez API (bez podanego terminu) wystartuje z gotowym opisem warunku. Tę opcję może skonfigurować właściciel, administrator konta lub inny użytkownik, który ma dostęp do ustawień konta:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty,
- przy polu „Domyślny termin płatności” kliknij „+ Dodaj warunek”,
- system wyświetli okno ustawień z opcją „Dodaj warunek do terminu płatności” - wypełnij pola Ilość, Jednostka i Zdarzenie początkowe,
- kliknij „Dodaj warunek” - lista rozwijana terminu zostaje zastąpiona wyszarzonym opisem warunku z ikoną ×;
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.
Aby wrócić do zwykłego terminu jako wartości domyślnej, kliknij × przy opisie warunku, wybierz wartość z listy i zapisz ustawienia.
Opisowy termin płatności a KSeF FA(3)
Wpisany warunek trafia do struktury KSeF FA(3) jako pole TerminOpis — dokładnie w tym samym miejscu, w którym dotychczas pojawiała się data terminu płatności. Na wydruku i w podglądzie faktury opis słowny zastępuje datę w polu „Termin płatności”. Do wysyłki TerminOpis do KSeF konieczne jest włączenie i skonfigurowanie integracji KSeF w koncie - tak samo jak dla pozostałych pól FA(3).
Limity znaków wynikające ze schematu XSD FA(3): własna jednostka — maks. 50 znaków, własne zdarzenie — maks. 256 znaków.
Opisowy termin płatności w API Fakturowni
Pole payment_to_description jest dostępne w API faktur - zarówno do odczytu, jak i zapisu (POST/PUT). Obiekt zawiera pola: count, unit_kind, unit_custom, event_kind, event_custom.
Przy wysyłaniu warunku przez API konieczne jest jednoczesne podanie payment_to_kind: “description” - brak tego pola zakończy się błędem. Dla faktur bez warunku pole payment_to_description zwraca wartość null.
Sposób odczytu zależy od wersji API:
- GET /invoices.json (lista faktur) - pole zwracane jest domyślnie.
- GET /invoices/:id.json w starszej wersji API (bez parametru api_version lub api_version=0) - pole zwracane jest zawsze.
- GET /invoices/:id.json z api_version 1 lub wyższym - pole trzeba zażądać jawnie parametrem additional_fields[invoice]=payment_to_description, inaczej nie pojawi się w odpowiedzi.
Szczegóły i przykłady znajdziesz w dokumentacji API.
Ograniczenia warunkowego terminu płatności
Przed skorzystaniem z funkcji warto znać kilka ograniczeń:
- Tylko desktop. Na urządzeniach mobilnych faktura z warunkiem pokazuje pole tylko do odczytu z informacją Aby zmienić warunkowy termin płatności, otwórz fakturę na komputerze.
- Nota księgowa - formularze tego dokumentu nie obsługuje warunku - ustawiony warunek zostanie skasowany przy zapisie z ich poziomu. Warunek na nocie da się ustawić wyłącznie przez API.
- Własne opisy jednostki i zdarzenia nie są tłumaczone - na fakturze dwujęzycznej pojawią się w postaci wpisanej przez użytkownika.
- Ilość 0 jest dozwolona i oznacza płatność w dniu zdarzenia (np. dla „od daty sprzedaży” termin = data sprzedaży).
- Status i przypomnienia - dla wariantów innych niż „od daty sprzedaży” system nie wylicza daty granicznej, więc status faktury nigdy nie zmieni się automatycznie na przeterminowany i nie zostaną wysłane automatyczne przypomnienia o płatności, wezwanie do zapłaty ani nota odsetkowa.