Sekcja Warunki transakcji grupuje dodatkowe informacje handlowe wymagane przez strukturę KSeF FA(3), takie jak numery umów i zamówień, numery partii towaru, warunki dostawy Incoterms, kurs i waluta umowna oraz oznaczenie podmiotu pośredniczącego. Zastępuje dotychczasowe pole Nr zamówienia i umożliwia uzupełnienie wszystkich tych danych w jednym miejscu.
Jak ustawić domyślną widoczność sekcji?
Domyślnie sekcja Warunki transakcji nie jest aktywna na nowych fakturach. Użytkownik posiadający dostęp do ustawień konta może zmienić to zachowanie i ustawić, aby sekcja była automatycznie aktywowana na formularzu nowych dokumentów. Aby zmienić to ustawienie:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty,
- zaznacz checkbox przy opcji Używaj sekcji “Warunki transakcji” na fakturach”,
- zaznacz wybrane przełączniki podsekcji, które mają być domyślnie rozwinięte na nowej fakturze:
- Numery i daty umów
- Numery i daty zamówień
- Numery partii towaru
- Warunki dostawy (Incoterms)
- Kurs i waluta umowna
- Podmiot pośredniczący w transakcji trójstronnej
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.
Od tej chwili sekcja Warunki transakcji będzie automatycznie wyświetlana w formularzu faktury (tuż pod sekcją Skonto) i domyślnie aktywna. Jeśli nie włączysz wszystkich podsekcji w ustawieniach konta, możesz aktywować je dodatkowo ręcznie na poziomie konkretnej faktury.
Jak uzupełnić warunki transakcji na fakturze?
Aby dodać warunki transakcji na fakturze, wejdź w dodawanie lub edycję faktury, a następnie:
- znajdź sekcję Warunki transakcji w opcjach dodatkowych i zaznacz główne pole wyboru - jeśli nie jest jeszcze zaznaczone,
- kliknij przycisk podsekcji, którą chcesz wypełnić, np. + Zamówienia lub + Umowy - pojawi się wiersz z polami do wypełnienia,
- uzupełnij numer i/lub datę (np. Numer zamówienia i Data zamówienia),
- jeśli chcesz dodać kolejny wpis w tej samej podsekcji, kliknij Dodaj zamówienie (lub analogiczny przycisk dla umów i partii) - wiersze możesz przeciągać, aby zmienić ich kolejność, oraz usuwać ikoną ×,
- w podsekcji Warunki dostawy wybierz regułę Incoterms z listy (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) albo wybierz Inne… i wpisz własny opis,
- w podsekcji Kurs i waluta umowna podaj kurs przeliczenia i wybierz walutę obcą (inną niż PLN),
- jeśli faktura dotyczy transakcji łańcuchowej, zaznacz pole Podmiot pośredniczący,
- uzupełnij pozostałe dane na fakturze i zatwierdź jej utworzenie przyciskiem Zapisz.
Po zapisaniu wszystkie wypełnione warunki transakcji pojawiają się na prezentacji faktury i na wydruku, a także trafiają do węzła WarunkiTransakcji w wysyłce do KSeF.
Co się zmieniło przy polu „Nr zamówienia”?
Pole Nr zamówienia zostało zastąpione podsekcją Zamówienia w sekcji Warunki transakcji. W nowym miejscu możesz dodać jeden lub wiele numerów zamówień oraz przypisać do nich opcjonalne daty.
Jeśli edytujesz starą fakturę, która miała wypełniony numer zamówienia, Fakturownia podpowie go jako edytowalny wiersz w podsekcji Zamówienia. Możesz go zatwierdzić lub zmodyfikować przed zapisem.
Jakie są limity i wymagania walidacji?
Fakturownia sprawdza poprawność danych przy zapisie. Poniżej najważniejsze ograniczenia:
- umowa lub zamówienie muszą mieć podany co najmniej numer lub datę - nie możesz zostawić wiersza całkowicie pustego,
- kurs umowny i waluta umowna muszą być podane razem - samo jedno pole spowoduje błąd kurs umowny i waluta umowna muszą być podane razem - jeśli pole Kurs i waluta umowna jest puste, ale w polu z walutą wybrana jest jakaś opcja, będzie to generować błąd - w polu z walutą wybierz opcję pustego pola,
- walutą umowną nie może być PLN - wybierz walutę obcą,
- data umowy lub zamówienia nie może być wcześniejsza niż 1990-01-01,
- faktura może zawierać maksymalnie 100 umów, 100 zamówień i 1000 numerów partii towaru,
- pola tekstowe (numery umów, zamówień, partii oraz własne warunki dostawy) mają limit 256 znaków - gdy go osiągniesz, ramka pola zmieni kolor na pomarańczowy.