Faktura kosztowa z dokumentów magazynowych to sposób na szybkie zaksięgowanie przyjętych towarów bez ręcznego przepisywania danych. Funkcja przyda się osobom prowadzącym magazyn w Fakturowni, które chcą powiązać przyjęcia zewnętrzne (PZ) lub wewnętrzne (PW) z fakturą kosztową po stronie wydatków. Dzięki temu w kilku krokach przekształcisz dokumenty magazynowe w gotową fakturę.
Jak wystawić fakturę kosztową z kilku PZ?
Aby wystawić fakturę kosztową z kilku dokumentów PZ:
- przejdź do zakładki Magazyn > Dokumenty magazynowe (funkcja wymaga włączonego modułu Magazyn na koncie oraz odpowiednich uprawnień użytkownika do dokumentów magazynowych),
- zaznacz pola wyboru przy dokumentach PZ, które chcesz połączyć w jedną fakturę i z opcji dostępnych ponad listą dokumentów magazynowych kliknij przycisk Wystaw fakturę,
- sprawdź dane w formularzu tworzenia faktury - formularz powinien zawierać wszystkie pozycje z zaznaczonych dokumentów - zatwierdź utworzenie przyciskiem Zapisz.
Faktura pojawi się w zakładce Wydatki. Z poziomu podglądu faktury poprzez meny podręczne Dokumenty magazynowe > Pokaż powiązane dokumenty magazynowe możesz zobaczyć listę powiązanych PZ.
Co widać na fakturze po wygenerowaniu?
Przy tworzeniu faktury dane nagłówkowe (dostawca, adres) są kopiowane wyłącznie z jednego dokumentu PZ - tego, który został dodany do systemu jako ostatni z zaznaczonych. W typowych przypadkach to ten wystawiony najpóźniej, ale system nie sprawdza dat na dokumentach, tylko kolejność ich dodania - jeśli ktoś ręcznie zmienił datę na PZ dodanym później, może to nie być dokument z najpóźniejszą datą. Wszystkie zaznaczone dokumenty PZ pozostają widoczne i dostępne z listy faktur oraz z karty faktury - żaden nie jest ukryty. Faktura nie zaktualizuje automatycznie danych żadnego ze źródłowych dokumentów PZ.
Po wygenerowaniu możesz edytować fakturę kosztową jak każdą inną fakturę wydatkową - zmieniać stawki VAT, ilości i ceny pozycji. Jest jednak jedno ograniczenie: automatyczne przenoszenie zmian między fakturą a dokumentem magazynowym działa tylko wtedy, gdy faktura ma jeden dokument źródłowy. Gdy faktura powstała z kilku PZ, zmiany na fakturze nie przenoszą się na te dokumenty.
Czy PW działa tak samo jak PZ?
Tak - dokument PW (przyjęcie wewnętrzne) działa identycznie jak PZ. Oba są dokumentami przyjęcia, więc przechodzą przez tę samą logikę scalania. Możesz nawet łączyć PZ i PW w jednej fakturze, o ile pochodzą z tego samego magazynu.
Czego unikać przy łączeniu dokumentów PZ?
Przy łączeniu PZ zwróć uwagę na kilka kwestii:
- nie łącz w jednej fakturze dokumentów PZ od różnych dostawców. System nie blokuje takiego połączenia, ale nagłówek faktury pobierze dane tylko od jednego dostawcy (najnowszego z wybranych) - towary pozostałych trafią jako pozycje faktury bez ich danych nagłówkowych. Faktura będzie technicznie wystawiona, ale formalnie błędna.
- nie łącz dokumentów PZ wystawionych w różnych walutach. Faktura przyjmie walutę tylko z najnowszego dokumentu, a kwoty z pozostałych zostaną przeniesione bez przeliczenia kursu. Wynikowa faktura będzie zawierać błędne wartości.
System nie blokuje technicznie łączenia dokumentów PZ od różnych dostawców lub w różnych walutach — połączenie się wykona, ale ze skutkami opisanymi wyżej (dane nagłówka tylko z jednego dostawcy, brak przeliczenia kursu dla kwot z innej waluty). Zalecamy łączenie tylko dokumentów od tego samego dostawcy i w tej samej walucie.
W ten sam sposób możesz wystawić fakturę przychodową do kilku dokumentów WZ: faktura przychodowa z kilku dokumentów WZ.