Przy wystawianiu nowej faktury często wypełniamy dużo pól tymi samymi danymi jak np. miejsce wystawienia, sposób płatności, termin płatności, magazyn czy wybór szablonu faktury. W Fakturowni można ustalić, że te dane będą kopiowane z ostatniej wystawionej lub z wybranej faktury. Dzięki temu oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko błędów przy tworzeniu dokumentów. W artykule wskazujemy, gdzie dostępne jest ustawienie odpowiedzialne za domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury.
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Gdzie określić skąd system ma zaczytywać domyślne wartości na fakturach?
Aby określić, skąd system będzie pobierał domyślne wartości na fakturach:
-
przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty;
-
w polu Pozostałe domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury wybierz jedną z dostępnych opcji, których opis znajdziesz poniżej;
- zatwierdź wprowadzone w ustawieniach zmiany przyciskiem Zapisz.
Dostępne w polu Pozostałe domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury opcje mogą:
- kopiować dane z ostatniej faktury wystawionej przez danego użytkownika;
- kopiować dane z ostatniej faktury (wystawionej przez dowolnego użytkownika);
- kopiować dane z wybranej faktury (tu możemy wybrać taką fakturę, która ma najczęściej wpisywane wartości domyślne);
- nie kopiować danych z konkretnego dokumentu — brak (pobieraj z ustawień konta) — wówczas nie ma kopiowania danych z innej faktury, kopiowane są domyślne ustawienia z działu lub z ustawień konta; jeśli wybierzesz tę opcję, po stronie Nabywcy nie będzie zaznaczona żadna z opcji firma/osoba prywatna.
Wyjątek w kwestii kopiowania uwag stanowi faktura VAT Marża.
Przy tworzeniu nowej faktury VAT Marża, system kopiuje wartość z pola UWAGI do kolejnego dokumentu. Przy kopiowaniu obowiązuje jednak pewna zasada, o której musisz pamiętać, aby informacje dotyczące jednej transakcji nie zostały przeniesione dla drugiego Kontrahenta.
Szczegółowy opis tego, którą część pola UWAGI system skopiuje dla nowo utworzonej faktury VAT marża, a gdzie możesz umieścić indywidualne informacje, tak by nie znalazły się na kolejnej fakturze, znajdziesz w artykule wartość z pola UWAGI w przypadku tworzenia VAT marży.
Skąd pobrać ID faktury w przypadku opcji domyślne ustawienia z wybranej faktury?
Jeśli w polu Pozostałe domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury wybierzesz opcję z wybranej faktury, w ustawieniach pojawi się dodatkowe pole Faktura domyślna.
W tym polu należy podać numer identyfikacyjny faktury, który nadawany jest przez system, a nie numer faktury z listy dokumentów.
Opcja z wybranej faktury pobiera i kopiuje na nowy dokument:
- miejsce wystawienia,
- kategoria,
- sposób płatności,
- termin płatności (nadrzędne nad Ustawienia > Konfiguracja > Domyślny termin płatności),
- SWIFT (nadrzędne nad ustawieniami firmy, jeśli w firmie nie ma wpisanego to i tak będzie się wyświetlać),
- szablon,
- przeliczenie na walutę,
- kurs przeliczenia,
- oznaczenie „Faktura do paragonu",
- magazyn.
Aby znaleźć ID faktury, przejdź do podglądu faktury, z której system ma kopiować domyślne ustawienia. ID faktury znajdziesz w pasku URL — jest to numer widoczny po tej części adresu URL, która oznacza nazwę faktury invoices/333096928. Cyfry po / są właśnie numerem ID konkretnego dokumentu.
Miejsce wystawienia a ustawienia domyślnych wartości na fakturze
Wartość pola Miejsce wystawienia jest pobierana z różnych źródeł w zależności od sposobu utworzenia faktury oraz konfiguracji domyślnych wartości.
System stosuje następujące zasady przy pobieraniu miejscowości:
- faktura wystawiona przez opcję 'Wystaw podobną' - miejsce wystawienia jest kopiowane z faktury źródłowej,
- ustawienie 'z ostatniej faktury wystawionej przez danego użytkownika' - dla nowej faktury pobierana jest wartość z ostatniej faktury wystawionej przez użytkownika,
- ustawienie 'z wybranej faktury' - dla nowej faktury pobierana jest wartość ze wskazanej w ustawieniach faktury,
- ustawienie 'brak (pobieraj z ustawień konta)' - jeżeli w polu 'pozostałe domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury' wybrana jest opcja 'brak (pobieraj z ustawień konta)' system zaczytuje do pola Miejsce wystawienia wartość z pola Miejscowość w ustawieniach danego działu, jeśli na formularzu faktury przełączasz dział, system zaktualizuje miejscowość zgodnie z ustawieniami konkretnego działu.
Przykład: jeśli w danych działu wpisano miejscowość Poznań, ale faktura została utworzona za pomocą opcji wystaw podobną na podstawie dokumentu z miejscem wystawienia Warszawa, na nowej fakturze zostanie ustawiona wartość Warszawa. Dane z faktury źródłowej mają w takim przypadku pierwszeństwo przed domyślnymi wartościami. Miejscowość z działu zostanie zaczytana wyłącznie w przypadku nowej faktury, jeśli w ustawieniach pozostałe domyślne ustawienia przy wystawianiu faktury aktywna będzie opcja brak.
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.
Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.