Spis z natury, inwentaryzacja, remanent

Jeżeli zakres Twojej działalności obejmuje produkcję lub handel, na pewno spotkałeś się z pojęciem inwentaryzacji, remanentu czy spisu z natury.

Inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości i składa się na nią szereg czynności mających na celu uzgodnienie stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa. Spis z natury jest jedną z metod inwentaryzacji - obok potwierdzenia salda i weryfikacji z dokumentami źródłowymi.

Dla wzajemnego zrozumienia w dalszej części artykułu przyjmijmy, że wynikiem okresowej inwentaryzacji magazynu (czynności) jest spis z natury (dokument).

Na czym polega inwentaryzacja?

 
Inwentaryzacja obejmuje zarówno towary handlowe, jak również materiały podstawowe i pomocnicze, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Wszystkie przedmioty ujmowane są w dokumencie spisu z natury, gdzie na podstawie wartości jednostkowej asortymentu, wyliczana jest wartość łączna spisu z natury.

Jeżeli prowadzisz ewidencję księgową w postaci Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (dalej PKPiR), konieczność sporządzenia spisu z natury i wpisania go do księgi wynika z §24 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Spis z natury obowiązuje więc przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub opodatkowanych podatkiem liniowym.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?

Przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji i ujawnienia wyników spisu z natury w PKPiR w następujących sytuacjach:
 

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
• w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
• zmiany wspólnika,
• zmiany proporcji udziałów wspólników,
• likwidacji działalności.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia nie dotyczy przedsiębiorców, którzy sporządzili spis z natury na dzień 31 grudnia. W takiej sytuacji spis z natury sporządzony na koniec roku staje się automatycznie spisem z natury na początek roku kolejnego.

Jak często robimy inwentaryzację?

Inwentaryzację należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku, na koniec roku podatkowego, oraz każdorazowo w przypadku zaistnienia przesłanek opisanych powyżej.

Wartość spisu z natury ma wpływ na wynik Twojej działalności, dlatego niektórzy przedsiębiorcy sporządzają spis z natury w okresach miesięcznych. Jeżeli Ty również przeprowadzasz inwentaryzację co miesiąc, jej wynik będziesz z taką częstotliwością ujmować w PKPiR.

Sporządzenie spisu z natury, poza sytuacjami wymienionymi wcześniej, może również zarządzić naczelnik urzędu skarbowego na podstawie odrębnych przepisów.

Jak udokumentować inwentaryzację?

Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie inwentaryzacji, a więc zliczenie poszczególnych pozycji asortymentu i nadanie im wartości, jest spis z natury.

Spis z natury zawiera m.in. numerowane kolejno pozycje arkusza, ze szczegółowym określeniem towaru lub innych składników majątku podlegających inwentaryzacji, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości asortymentu w każdej pozycji arkusza przez jego cenę jednostkową oraz łączną wartość spisu z natury.

Dokument zawiera także dane firmy i klauzule, a wszystkie wymagane pozycje dokumentu zostały szczegółowo wymienione w §25 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W kolejnym paragrafie Rozporządzenia opisano również, w jaki sposób wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem.

Spis z natury podpisują osoby uczestniczące w inwentaryzacji.

Sporządzając spis z natury należy pamiętać o objęciu inwentaryzacją także asortymentu stanowiącego własność firmy, ale pozostającego w obcych czy zewnętrznych magazynach, będących w drodze, a także rozpoczętych a nie zakończonych robót np. budowlanych.

Inwentaryzacją należy także objąć obce towary znajdujące się w magazynie Twojego przedsiębiorstwa, ze wskazaniem w dokumentach inwentaryzacyjnych czyją własność one stanowią. Towary i materiały nie będące własnością przedsiębiorstwa, nie podlegają wycenie w spisie z natury.

W większych firmach spis z natury może obejmować kilka lub wiele arkuszy, sporządzanych w podziale na obszary magazynu, na magazyny lub na asortyment – w zależności od decyzji kierownika zakładu o sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji. Wówczas każdy arkusz spisowy podlega podpisaniu przez osoby, które go sporządziły, a nad całością przebiegu inwentaryzacji czuwa powołana na jej potrzeby komisja. W takiej sytuacji, zamiast prostego spisu z natury, sporządza się protokół z inwentaryzacji, który podsumowuje informacje zawarte we wszystkich arkuszach spisowych. Protokół podpisywany jest przez komisję spisową i zatwierdzany przez kierownika jednostki.

Jeżeli prowadzisz gospodarkę magazynową w Fakturowni, dokument spisu z natury przygotujesz poprzez moduł magazyn dostępny od planu Standard.

Szczegółowy opis inwentaryzacji w systemie znajdziesz w artykule inwentaryzacja produktów w magazynie.