W tym artykule zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące wystawiania faktur w KSeF z poziomu Fakturowni, korekt, numeracji, duplikatów oraz dokumentów dla zagranicznych kontrahentów.

Wystawianie i wysyłka faktur do KSeF

Jak wystawić i wysłać fakturę z Fakturowni do KSeF?

Samo wystawianie faktury w Fakturowni wygląda tak jak dotychczas. Różnica pojawia się na etapie wysyłki do KSeF.
Jeśli na koncie masz włączoną ręczną wysyłkę, po wystawieniu dokumentu należy kliknąć przycisk Wyślij do KSeF.
Jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę, dokument zostanie przekazany do KSeF od razu po jego zapisaniu.
Powiązany artykuł: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF

Czy mogę wystawić fakturę z datą wsteczną i wysłać ją później do KSeF?

Tak, technicznie jest to możliwe. Wdrożenie KSeF nie zmienia przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur.
Trzeba jednak pamiętać, że faktura wysłana do KSeF z datą wsteczną zostanie oznaczona jako wystawiona w trybie offline. Jeżeli data przesłania okaże się późniejsza niż dopuszczają przepisy dla trybów offline, może to oznaczać ryzyko sankcji podatkowych.

Jak wygląda wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych?

Faktury zaliczkowe i ich rozliczenie należy wystawiać zgodnie z dotychczasową logiką pracy w Fakturowni.
Powiązany artykuł: Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia

Czy wystawienie kilku faktur „na próbę” w KSeF w okresie przejściowym oznacza, że od razu muszę wystawiać wszystko w KSeF?

Nie. Wystawienie kilku dokumentów w okresie dobrowolnym nie oznacza automatycznego przejścia na pełne korzystanie z KSeF przed terminem ustawowego obowiązku.
Obowiązek korzystania z KSeF zaczyna działać zgodnie z harmonogramem przepisów, a nie od momentu wystawienia pierwszej faktury testowej lub dobrowolnej.
Firmom, które jeszcze nie mają obowiązku pełnej wysyłki sprzedaży do KSeF, rekomendowany jest tryb hybrydowy.
Powiązany artykuł: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży

Czy będzie PDF faktury poza XML?

Tak – PDF jest wygodną „wizualizacją”, ale formalnie dokumentem w KSeF jest ustrukturyzowany XML

Korekty faktur

Jak wygląda korekta faktur w KSeF?

W praktyce sposób wystawiania korekty się nie zmienia. Nadal wystawiasz fakturę korygującą do dokumentu pierwotnego — na minus, na plus albo jako korektę danych — tak jak dotychczas.
Różnica polega na tym, że korekta, tak samo jak faktura pierwotna, trafia do KSeF i otrzymuje:

• własny status,
• własny numer KSeF.
  Powiązany artykuł: Jak utworzyć korektę do faktury

Czy można wystawić korektę w Fakturowni do faktury, która nie została wysłana do KSeF?

Tak. Taka sytuacja jest dopuszczalna i KSeF ją obsługuje.
Dotyczy to np. faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF — przed wejściem obowiązku lub poza systemem. Jeśli korekta podlega już zasadom KSeF, należy ją wystawić i wysłać do KSeF.

Czy można robić kilka korekt, jeśli kilka razy trzeba coś poprawić?

Tak. Możesz wystawić kolejne faktury korygujące do tego samego dokumentu, jeśli wymaga tego sytuacja.

Czy korekty też będą wysyłane do KSeF?

Tak. Korekty dokumentów objętych KSeF również są wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy w KSeF można wystawić notę korygującą?

Nie. W KSeF nie przewidziano not korygujących.
Jeśli na fakturze trzeba poprawić błąd, należy wystawić fakturę korygującą i przesłać ją do KSeF.

Duplikaty, załączniki i numeracja

Czy w KSeF można wystawiać duplikat faktury?

Nie. Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów.
Takie dokumenty można w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, gdzie są archiwizowane przez 10 lat.

Czy będzie można dołączyć dodatkowe informacje lub załączniki do faktury?

W Fakturowni możesz dodawać różne załączniki do dokumentu i przekazywać je klientowi np. mailowo, ale nie stanowią one integralnej części faktury w KSeF.
Oznacza to, że takie załączniki:

• nie są przesyłane do KSeF,
• nie są traktowane jako element ustrukturyzowanej e-faktury.

Czy mogę mieć własną numerację faktur po wejściu obowiązkowego KSeF?

Tak. Obowiązkowy KSeF nie odbiera Ci możliwości prowadzenia własnej numeracji faktur w Fakturowni.
KSeF nadaje dokumentowi własny numer identyfikacyjny, ale jest to numer systemowy, służący do potwierdzenia przyjęcia faktury przez KSeF. Nie zastępuje on Twojej numeracji wewnętrznej.

Faktury dla zagranicznych kontrahentów

Czy fakturę dla zagranicznego kontrahenta bez polskiego NIP trzeba wystawiać w KSeF?

Tak. Faktury dla zagranicznych kontrahentów również trzeba wystawiać w KSeF, jeśli są to faktury w rozumieniu polskich przepisów VAT.
Nie ma tu znaczenia kraj siedziby nabywcy ani to, że nie posiada polskiego NIP. O ewentualnych wyłączeniach decydują przepisy, a nie narodowość lub lokalizacja kontrahenta.
Trzeba jednak pamiętać, że zagraniczny nabywca nie odbiera dokumentu z KSeF, dlatego fakturę należy przekazać mu dodatkowo w uzgodnionej formie, np. jako PDF wysłany e-mailem.

Co z OSS i sprzedażą B2C w UE z różnymi numerami VAT (DE/UK itd.) – które faktury idą do KSeF?

Faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz podmiotów zarejestrowanych do VAT w UE podlegają wystawieniu w KSeF – dotyczy to zarówno procedury unijnej OSS, transakcji WDT czy świadczenia usług na terytorium UE. Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C), zarówno krajowa jak i realizowana w procedurze unijnej OSS, jest wyłączona  z obowiązkowego KSeF – to Ty decydujesz, czy wystawiasz takie faktury w KSeF.

Czy faktura dla kontrahenta z UK powinna mieć numer KSeF?

Tak. Bez względu na kraj kontrahenta, jeśli dokument podlega wystawieniu w KSeF, otrzyma indywidualny numer KSeF.
Taki dokument należy następnie przekazać kontrahentowi poza KSeF, np. mailowo w formie PDF.

Czy w KSeF można wystawiać faktury w językach obcych lub w wersji dwujęzycznej?

Tak. Możesz przygotować wizualizację faktury w innym języku albo w wersji dwujęzycznej.
Ważne jest jednak, aby treść takiej wizualizacji była zgodna merytorycznie z danymi zawartymi w pliku XML wysłanym do KSeF. Samo wdrożenie KSeF nie ogranicza możliwości przekazania zagranicznemu kontrahentowi faktury w języku obcym.

Czy wpisy w notatce prywatnej będą widoczne dla KSeF/inspektorów?

Nie – notatka prywatna to element wewnętrzny w Fakturowni i nie jest częścią danych wysyłanych do KSeF.

Samofakturowanie i inne sytuacje praktyczne

Czy w Fakturowni jest dostępne samofakturowanie oraz wysyłanie faktur wystawionych przez nabywcę w KSeF?

Nie. Takie rozwiązanie nie jest obecnie dostępne w Fakturowni.

Co zrobić, gdy ktoś wystawi mi fakturę za transakcję, w której nie uczestniczyłem?

KSeF nie pozwala usunąć otrzymanej faktury w taki sposób, jak mogło to funkcjonować wcześniej poza systemem. Samo pojawienie się dokumentu w KSeF nie oznacza jednak obowiązku jego zapłaty.
W takiej sytuacji możesz:

• zgłosić fakturę administracji podatkowej jako podejrzaną,
• ukryć ją na swoim koncie w KSeF,
• nie księgować jej.
  Jeśli taki dokument pojawi się również w Fakturowni jako koszt, należy potraktować go ostrożnie i nie uwzględniać w rozliczeniach do czasu wyjaśnienia sprawy.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.