W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące obowiązku korzystania z KSeF, terminów wdrożenia oraz zmian w codziennym fakturowaniu.

Terminy i obowiązek KSeF

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r.
  obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych firm (powyżej 200 mln zł obrotu)
• od 1 lutego 2026 r.
  obowiązek odbierania faktur zakupowych z KSeF dla wszystkich przedsiębiorców (z nielicznymi wyjątkami)
• od 1 kwietnia 2026 r.
  obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla większości firm (B2B)
• od 1 stycznia 2027 r.
  obowiązek obejmie również najmniejsze podmioty (do 10 000 zł miesięcznej sprzedaży)
  Oznacza to, że docelowo wszystkie faktury między firmami (B2B) będą obsługiwane przez KSeF.

Czy jako właściciel małej firmy muszę integrować się z KSeF już od 1 lutego?

Tak – częściowo.
Nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy Cię dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to:
od 1 lutego 2026 r. musisz być gotowy na odbieranie faktur zakupowych z KSeF
W praktyce oznacza to, że:

• Twoi kontrahenci mogą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF,
• dokumenty nie trafią już e-mailem, tylko do systemu.
  W tym okresie warto korzystać z trybu hybrydowego:
• odbierasz faktury z KSeF,
• wysyłkę sprzedaży możesz wdrożyć później.
  Więcej: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży

Kto nie musi korzystać z KSeF?

Nie wszystkie sytuacje są objęte obowiązkiem.
Wyłączenia obejmują m.in.:

• faktury dla konsumentów (B2C),
• niektóre transakcje zagraniczne,
• procedury OSS i IOSS,
• wybrane usługi (np. transport pasażerski, bilety, usługi finansowe),
• niektóre przypadki samofakturowania z udziałem podmiotów zagranicznych.
  Zakres wyłączeń zależy od konkretnej transakcji.

Co zmienia KSeF w praktyce?

Czy coś się zmieni, skoro już wystawiam faktury elektroniczne?

Z pozoru niewiele – nadal wystawiasz faktury w swoim systemie (np. Fakturowni).
Zmienia się jednak kluczowa rzecz: oficjalną fakturą staje się plik XML zapisany w KSeF, a nie PDF czy wydruk
W praktyce:

• kontrahent pobiera fakturę z KSeF,
• e-mail z PDF-em staje się tylko formą pomocniczą.

Czy KSeF przechowuje faktury?

Tak.
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat i dostępne w systemie.

Czy po wejściu KSeF trzeba drukować faktury?

Nie.
Nie ma obowiązku drukowania faktur.
Możesz to robić pomocniczo, ale dokumentem źródłowym jest faktura w KSeF.

KSeF a raportowanie i przepisy

Czy KSeF zastąpi JPK?

Nie – przynajmniej na ten moment.

• pliki JPK nadal obowiązują,
• JPK_FA nie będzie dotyczył faktur z KSeF,
• inne raporty (np. JPK_VAT, PKPiR) nadal będą wymagane.
  W raportach pojawi się dodatkowo numer KSeF faktury.

Czy numer KSeF będzie widoczny w JPK?

Tak.
W raportach JPK:

• numer KSeF będzie uzupełniany automatycznie przy fakturach objętych systemem.

Czy faktury VAT RR będą objęte KSeF?

To zależy od rolnika.
Faktura VAT RR będzie w KSeF tylko wtedy, gdy:

• rolnik ryczałtowy złoży odpowiednie oświadczenie w KSeF,
• wskaże nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur.
  Jeśli nie:
• faktura VAT RR pozostaje poza KSeF.

Sytuacje wyjątkowe

Co w przypadku awarii systemu KSeF?

W razie problemów możesz korzystać z trybów awaryjnych:

offline (awaria po stronie KSeF)

• wystawiasz faktury poza systemem,
• wysyłasz je po przywróceniu działania:
  • następnego dnia roboczego (krótka awaria),
  • lub do 7 dni roboczych (dłuższa awaria)

    offline24 (problem po stronie firmy)

• wystawiasz fakturę lokalnie,
• wysyłasz ją do KSeF do końca następnego dnia roboczego
  Więcej: Tryby awaryjne offline i offline24

Informacje i aktualizacje

Jak użytkownicy Fakturowni są informowani o zmianach w KSeF?

Informacje o zmianach znajdziesz w kilku miejscach:

• strona Aktualizacje systemu,
• artykuły w Bazie Wiedzy,
• changelog w systemie (oznaczony czerwoną kropką).
  Warto regularnie sprawdzać aktualizacje – KSeF jest systemem dynamicznie rozwijanym.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.