W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące integracji Fakturowni z KSeF – od aktywacji i konfiguracji, przez sposób działania, aż po sytuacje wyjątkowe i najczęstsze problemy.

Czy Fakturownia ma integrację z KSeF?

Tak. Integracja z produkcyjnym środowiskiem KSeF jest dostępna dla wszystkich użytkowników Fakturowni.
Po konfiguracji i autoryzacji możesz:

• wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF,
• pobierać faktury zakupowe z KSeF.
  Integracja jest w pełni zgodna z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
  Wszystko na temat rozpoczęcia pracy znajdziesz w artykule: KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku

Jak działa integracja z KSeF?

Integracja działa przez API, co oznacza, że Fakturownia łączy się bezpośrednio z systemem KSeF.
Po autoryzacji:

• system automatycznie komunikuje się z KSeF,
• nie trzeba ręcznie eksportować ani wysyłać plików.
  Dostępne są dwa tryby pracy:
• automatyczny – faktura wysyła się do KSeF od razu po zapisaniu
• ręczny – decydujesz, czy wysłać fakturę do KSeF (np. przyciskiem „Zapisz i wyślij”)

Wybór trybu zależy od ustawień na koncie.
Dodatkowo integracja umożliwia:

• podgląd statusów dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami użytkowników.

Czy integracja z KSeF jest dodatkowo płatna w Fakturowni?

Nie. Integracja z KSeF jest bezpłatna dla wszystkich użytkowników – niezależnie od planu (również Micro).
Możesz bez dodatkowych opłat:

• wysyłać faktury sprzedażowe,
• pobierać faktury zakupowe.

Czy integracja z KSeF jest automatyczna?

Integracja może działać automatycznie lub ręcznie – w zależności od ustawień.

• w trybie automatycznym faktury są wysyłane do KSeF automatycznie,
• w trybie ręcznym użytkownik decyduje o wysyłce.
  Podobnie działa pobieranie faktur:
• automatycznie,
• lub na żądanie.

Czym jest tryb hybrydowy integracji?

Tryb hybrydowy to opcja przejściowa, przygotowana dla firm, które jeszcze nie mają obowiązku wysyłania faktur do KSeF.
W okresie przejściowym (np. 1.02–1.04.2026):

• możesz pobierać faktury kosztowe z KSeF,
• możesz (ale nie musisz) wysyłać faktury sprzedażowe.
  Tryb hybrydowy należy włączyć ręcznie podczas konfiguracji.
  Po wejściu obowiązku:
• należy go wyłączyć, aby przejść na pełną obsługę KSeF.
  Dotyczy to również mikroprzedsiębiorców, którzy nie są jeszcze objęci obowiązkiem.

Aktywacja i konfiguracja integracji

Jak aktywować produkcyjną wersję KSeF?

Aby połączyć Fakturownię z KSeF:

1. włącz integrację w ustawieniach,
2. przejdź proces autoryzacji.
   Możesz skorzystać z konfiguratora, który prowadzi krok po kroku przez cały proces.
   Szczegółowa instrukcja: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie

Czy autoryzację robi się jednorazowo czy przy każdej fakturze?

Autoryzację wykonujesz tylko raz – podczas aktywacji integracji.
Po jej wykonaniu system działa automatycznie i nie wymaga ponownej autoryzacji.

Czy jedno konto w Fakturowni może obsługiwać kilka firm w KSeF?

Tak.
Na jednym koncie możesz mieć wiele firm (różne NIP-y), ale:

• każdą firmę autoryzujesz osobno,
• dla każdej konfigurujesz oddzielne połączenie z KSeF,
• uprawnienia użytkowników ustawiasz osobno dla każdej firmy.

Działanie integracji i automatyzacja

Czy faktury będą nadal wysyłane automatycznie, jeśli obecnie tak mam skonfigurowaną integrację?

Tak, ale z ważną zmianą.
Faktura zostanie wysłana do klienta dopiero po otrzymaniu numeru KSeF
(lub oznaczenia trybu offline).
Oznacza to, że:

• e-mail lub wydruk są możliwe dopiero po przetworzeniu dokumentu przez KSeF.

Czy można przez API pobierać status, numer KSeF lub błędy?

Tak.
API umożliwia pobranie m.in.:

• statusu dokumentu,
• numeru KSeF,
• informacji o błędach,
• daty wystawienia i wysyłki.
  Więcej informacji znajdziesz w: Dokumentacja KSeF API (dla użytkowników korzystających z integracji lub własnych systemów)

Czy w Fakturowni są powiadomienia o błędach?

Tak.
Na liście faktur, w kolumnie „Status KSeF”, zobaczysz:

• status wysyłki,
• informacje o błędach.
  Szczegóły znajdziesz w artykule: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF

Czy aplikacja mobilna działa po włączeniu KSeF?

Tak.
Możesz:

• wystawiać faktury,
• wysyłać je do klientów,
• korzystać z danych firmy.
  Ważne: konfigurację KSeF (certyfikaty, tryby, uprawnienia) wykonujesz w wersji desktopowej.

Czy Fakturownia będzie kompatybilna z systemami KSeF w innych krajach?

Nie.
Fakturownia nie integruje się z zagranicznymi odpowiednikami KSeF.
Wyjątek: hiszpańska wersja systemu (Bitfactura) będzie zintegrowana z VeriFactu.

Jak będzie wyglądał export danych do systemu biura rachunkowego?

Eksport danych działa tak samo jak dotychczas – wszystkie dokumenty pozostają w ewidencji i mogą być pobierane do systemu biura rachunkowego.
Dodatkowo w eksporcie pojawia się nowe pole informacyjne, zawierające numer KSeF i status faktury

Czy eksport/import do Comarch ERP Optima nadal będzie możliwy i czy w danych (pliku/eksporcie) będzie widoczny numer KSeF?

Tak — integracja/eksport do Optimy działa dalej także dla dokumentów pobranych z KSeF (sprzedaż i zakup), bo po stronie systemu to nadal są „normalne” dokumenty w ewidencji, tylko z dodatkową informacją o KSeF.

Sytuacje wyjątkowe

Co się stanie, jeśli KSeF będzie niedostępny?

Możesz nadal wystawiać faktury.
System:

• zapisze dokument,
• wyśle go automatycznie później (tryb offline), gdy KSeF wróci do działania.
  Więcej: Tryby awaryjne offline i offline24

Co, jeśli KSeF odrzuci fakturę?

Faktura odrzucona:

• nie jest uznawana za wystawioną,
• nie można do niej zrobić korekty ani anulowania.
  W takiej sytuacji:
• popraw dane,
• wyślij fakturę ponownie do KSeF.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.