W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące ról, uprawnień i uwierzytelnienia w KSeF – zarówno z perspektywy właściciela firmy, jak i pracy zespołowej w Fakturowni.
Czym są role i uprawnienia w KSeF?
Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może działać w imieniu firmy w systemie – czyli np. wysyłać i odbierać faktury, a także zarządzać dostępami innych użytkowników.
Możesz nadać uprawnienia:
- osobom fizycznym (np. pracownikowi, księgowemu),
- innym podmiotom (np. biuru rachunkowemu).
Dodatkowo można przyznać dostęp do zarządzania uprawnieniami innych użytkowników (np. rola administratora).
Jak wygląda uwierzytelnienie użytkowników w KSeF?
Uwierzytelnienie w KSeF to sposób potwierdzenia tożsamości osoby lub firmy.
Może odbywać się np. przez:
- podpis kwalifikowany,
- pieczęć kwalifikowaną (dla firm),
- Profil Zaufany lub aplikację mObywatel,
- token (tylko do końca 2026 r.),
- certyfikat KSeF.
Certyfikat KSeF to nowa, docelowa metoda uwierzytelniania (dostępna od listopada 2025 r.).
Integracja Fakturowni z KSeF działa wyłącznie na certyfikatach.
Skorzystaj z konfiguratora i wybierz właściwy sposób uwierzytelnienia
Czy autoryzację robi się jednorazowo czy przy każdej fakturze?
Autoryzację wykonujesz tylko raz – podczas konfiguracji integracji z KSeF na koncie.
Po poprawnym uwierzytelnieniu:
- system może samodzielnie wysyłać faktury do KSeF przez API,
- nie trzeba powtarzać autoryzacji przy każdej fakturze.
Sprawdź, jak wygląda wysyłka faktur do KSeF w praktyce
Kto powinien wykonać autoryzację KSeF w firmie – właściciel, pracownik czy księgowy?
Autoryzację powinna wykonać osoba, która ma prawo reprezentować firmę, czyli najczęściej:
- właściciel (w przypadku JDG),
- członek zarządu (w spółce),
- osoba wskazana w formularzu ZAW-FA.
Autoryzację może wykonać: - sam podatnik (np. właściciel JDG),
- albo podmiot (np. spółka) korzystający z pieczęci elektronicznej.
To ta osoba uzyskuje pierwszy dostęp do KSeF i może: - nadać uprawnienia innym (pracownikom, księgowemu),
- zdecydować, kto może wysyłać i odbierać faktury.
Dostęp użytkowników i pracowników
Czy każdy użytkownik Fakturowni może wysyłać i pobierać faktury z KSeF?
Nie. Uprawnienia do KSeF trzeba nadać ręcznie każdemu użytkownikowi – nawet właścicielowi i administratorowi.
Ustawienia znajdziesz tutaj:
Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia (sekcja „Szczegóły i uprawnienia”)
Ważne:
- jeśli masz kilka firm (różne NIP-y), uprawnienia ustawiasz osobno dla każdej,
- bez nadanych uprawnień użytkownik:
- nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF” i „Pobierz z KSeF”,
- nie wyśle faktury do KSeF (nawet jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę).
Zobacz szczegółową instrukcję nadawania uprawnień użytkownikom
Czy spółka potrzebuje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?
Pieczęć elektroniczna nie jest obowiązkowa, ale warto ją mieć.
Dlaczego?
- pozwala uwierzytelnić się jako firma (spółka), a nie jako konkretna osoba,
- certyfikat jest przypisany do firmy (NIP), a nie do pracownika,
- ułatwia zarządzanie dostępami w organizacji.
Bez pieczęci: - trzeba działać przez osobę fizyczną (np. członka zarządu lub pełnomocnika).
Czy pracownik, który jest obcokrajowcem, może uwierzytelnić się w KSeF i wysyłać/odbierać faktury w mojej firmie?
Tak, ale są dwa warianty.
Jeśli posiada podpis kwalifikowany z:
- NIP lub PESEL → może uwierzytelniać się standardowo.
Jeśli podpis nie zawiera NIP/PESEL: - należy zgłosić go w formularzu ZAW-FA,
- podaje się tzw. „odcisk palca podpisu” (unikalne dane podpisu).
Po przetworzeniu zgłoszenia przez urząd: - taka osoba może korzystać z KSeF mimo braku PESEL.
Certyfikaty KSeF
Czym różni się certyfikat KSeF od tokenu?
Oba służą do uwierzytelnienia w KSeF, ale różnią się trwałością i zakresem:
- token:
- rozwiązanie tymczasowe,
- działa tylko do końca 2026 r.,
- certyfikat:
- rozwiązanie docelowe,
- będzie jedyną metodą od 2027 r.
Fakturownia korzysta wyłącznie z certyfikatów.
Który certyfikat jest potrzebny do integracji? Są dwa.
W KSeF są dwa rodzaje certyfikatów:
- certyfikat uwierzytelniający
→ do komunikacji z KSeF i wysyłki faktur online - certyfikat offline (awaryjny)
→ używany, gdy KSeF jest niedostępny
Do poprawnego działania integracji potrzebujesz obu.
Zobacz, jak wgrać certyfikaty do Fakturowni (krok po kroku)
Jak długo jest ważny certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata (od momentu utworzenia lub wskazanej daty startu).
Po tym czasie:
- trzeba wygenerować nowy certyfikat.
Jaki jest limit aktywnych certyfikatów w KSeF dla PESEL i NIP?
Zgodnie z aktualnymi wytycznymi:
- dla PESEL (np. JDG): do 6 aktywnych certyfikatów,
- dla NIP (np. spółki): do 100 aktywnych certyfikatów.
Dodatkowo obowiązuje limit generowania certyfikatów w ciągu 30 dni: - PESEL: 12,
- NIP: 300.
Po przekroczeniu limitu: - trzeba poczekać do kolejnego okresu.
Czy jedna firma może korzystać z wielu certyfikatów KSeF (np. dla różnych systemów lub stanowisk)?
To zależy od sposobu uwierzytelnienia:
- jeśli certyfikat powiązany jest z NIP (np. spółka):
→ można mieć wiele certyfikatów (np. dla różnych systemów lub działów), - jeśli certyfikat powiązany jest z PESEL (np. JDG):
→ obowiązuje jedna para certyfikatów dla danego NIP.
Czy certyfikatu wygenerowanego przez Fakturownię można użyć w innym programie?
Nie.
Certyfikat wygenerowany automatycznie w Fakturowni:
- działa tylko w tej integracji.
Jeśli chcesz korzystać z KSeF w kilku systemach: - wygeneruj certyfikat bezpośrednio w KSeF,
- użyj uwierzytelnienia manualnego w Fakturowni.
Czy certyfikaty generowane w MCU są nadal ważne?
Tak.
Certyfikaty wygenerowane w okresie przejściowym (listopad 2025 – styczeń 2026):
- nadal działają w KSeF 2.0,
- są ważne do końca okresu ich ważności.
Obecnie certyfikatami zarządzasz: - w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- lub przez API KSeF.
Jak wgrać certyfikat wygenerowany wcześniej (np. w MCU) do Fakturowni?
Aby wgrać certyfikat:
- skorzystaj z uwierzytelnienia manualnego,
- dodaj pliki certyfikatów zgodnie z instrukcją w systemie.
Zobacz, jak wgrać certyfikaty do Fakturowni (krok po kroku)
Formularz ZAW-FA i pieczęć
Czy spółka cywilna potrzebuje osobnego certyfikatu KSeF, niezależnego od certyfikatu JDG wspólnika?
Może mieć własny certyfikat, ale nie jest to obowiązkowe.
Jeśli spółka:
- ma pieczęć → może mieć własny certyfikat,
- nie ma pieczęci → działa przez wspólnika (jego certyfikat).
Czy ZAW-FA można złożyć przez internet czy tylko papierowo?
ZAW-FA można złożyć:
- papierowo w urzędzie skarbowym,
- elektronicznie (np. przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy).
Dokument musi być podpisany przez osobę uprawnioną.
Czy w ZAW-FA można podać pracownika spółki (np. sp. z o.o.)?
Tak.
ZAW-FA służy właśnie do wskazania osób, które mogą działać w KSeF w imieniu firmy (np. pracownik, księgowy).
Czy JDG musi wypełniać ZAW-FA?
Nie.
Jako właściciel JDG możesz zalogować się do KSeF bez składania ZAW-FA.
Formularz jest potrzebny tylko wtedy, gdy:
- chcesz nadać uprawnienia innym osobom (np. księgowemu).
Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.