Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?

Fakturownia pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu w łatwy sposób przekażesz wystawiane dokumenty do KSeF oraz pobierzesz z niego faktury wydatkowe. Faktura zgodna z formatem KSeF XML uzyskuje swój unikalny numer, który stanowi jedynie oznaczenie systemowe. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest numer KSeF, kiedy KSeF go nadaje, gdzie zobaczysz go w Fakturowni (podgląd, PDF, e-mail, aktywności) oraz kiedy i jak dodać go ręcznie.
 

Czym jest numer KSeF i z czego się składa?

Numer KSeF to unikalny numer, który nadawany jest automatycznie przez KSeF w chwili przyjęcia faktury do systemu. Stanowi on wyłącznie identyfikator dokumentu wprowadzonego do KSeF i nie zastępuje numeru faktury. Numer KSeF otrzymasz w UPO po przyjęciu faktury do KSeF — nie jest on elementem samego pliku XML faktury.

Numer faktury nadal jest elementem obowiązkowym, który musi być nadawany jako kolejny numer wystawionego dokumentu w Twojej numeracji. 

Numer KSeF składa się z następujących elementów:

• NIP sprzedawcy;
• data przesłania faktury do KSeF;
• numer techniczny;
• suma kontrolna;

Automatyczne nadawanie numeru KSeF (integracja Fakturowni z KSeF)

 

Jeśli na koncie masz aktywną integrację z KSeF i wysyłasz dokumenty bezpośrednio z Fakturowni do KSeF (ręcznie lub automatycznie):

• po przyjęciu faktury w KSeF system sam przypisze numer KSeF do dokumentu,

• numer będzie widoczny na podglądzie faktury, w aktywnościach oraz na wydruku/wizualizacji i w treści e-maila.

Nie musisz wtedy nic uzupełniać ręcznie.
 

Kiedy użyć ręcznego dodania numeru KSeF?

 

Ręczne dodanie numeru przydaje się, gdy:

• eksportujesz fakturę do formatu ustrukturowanego KSeF XML z Fakturowni i importujesz ją do KSeF poza systemem (Aplikacja Podatnika itp.),

• otrzymałeś numer KSeF innym kanałem i chcesz go mieć zapisany w Fakturowni przy danym dokumencie,

• porządkujesz starsze dokumenty, które nie były wysyłane przez API.

Uwaga: numer KSeF to wartość nieedytowalna — po zapisaniu nie można go zmienić. Wpisz go dokładnie tak, jak nadał KSeF.

Jak ręcznie dodać numer KSeF do faktury w Fakturowni?

W momencie zaimportowania faktury w formacie ustrukturyzowanym KSeF XML do KSeF, system (KSeF) wygeneruje dla niej unikalny numer zgodny ze wzorem.

W prosty sposób możesz przypisać go do dokumentu wystawionego w ramach konta w Fakturowni. 


Aby dodać numer KSeF do faktury:

1. przejdź do zakładki Przychody > Faktury na swoim koncie; 
   
   


2. kliknij numer faktury na liście, by przejść do podglądu dokumentu; 
   
   


3. z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Dodaj numer KSeF; 
   
   


4. w dedykowanym polu Numer KSeF podaj numer nadany przez system KSeF po imporcie faktury - sprawdź poprawność wpisanego numeru, ponieważ jego edycja jest niemożliwa; 
   
   


5. zatwierdź przypisanie numeru klikając Zapisz. 

Numer KSeF pojawi się nad sekcją Aktywności związane z dokumentem poniżej podglądu faktury.

 

Sprawdź również:
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026 
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Szybkie płatności za pomocą QR kodu a integracja z KSeF