Integracja z KSeF w Fakturowni oferuje szereg ustawień, które pozwalają dopasować sposób wysyłki i odbioru dokumentów do specyfiki Twojej firmy. W tym artykule znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie każdej dostępnej opcji – co oznacza, kiedy ją włączyć i na co zwrócić uwagę.

Tryb hybrydowy (dla mikroprzedsiębiorców i firm bez obowiązku KSeF)

Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), która obowiązuje w okresie przejściowym — od 1 lutego 2026 roku do 1 stycznia 2027 r.
Jest ona dedykowana przedsiębiorcom, których obowiązek wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF, rozpocznie się dopiero 1 kwietnia 2026 roku lub 1 stycznia 2027 roku.

Dzięki włączonemu trybowi hybrydowemu w okresie przejściowym możesz:

• swobodnie odbierać dokumenty kosztowe z KSeF,
• dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF.

Co musisz wiedzieć o opcji Tryb hybrydowy?

• Tryb hybrydowy jest domyślnie wyłączony w ustawieniach integracji Fakturowni z KSeF.
• Opcja jego włączenia pojawia się po poprawnym połączeniu Fakturowni z KSeF (uwierzytelnienie automatyczne lub manualne).
• Tryb hybrydowy należy samodzielnie włączyć (ręcznie) po wykonaniu połączenia integracji z KSeF, oczywiście jeśli jesteś przedsiębiorcą, który nie ma jeszcze obowiązku wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF.
• Jeżeli Twój okres przejściowy się zakończył i masz już obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF, to musisz wyłączyć tryb hybrydowy i korzystać z opcji ręcznej lub automatycznej wysyłki dokumentów do KSeF.
• Wszystkie ustawienia integracji z KSeF w dowolnym momencie możesz skonfigurować, zgodnie ze swoimi preferencjami.

Więcej o trybie hybrydowym przeczytasz tutaj: Tryb hybrydowy dla mikroprzedsiębiorców i firm bez obowiązku KSeF: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do KSeF

Ustawienia wysyłki dokumentów

Wystawiaj dokumenty w trybie OFFLINE24, jeśli wysyłka do KSeF trwa zbyt długo

W ramach integracji z KSeF możesz włączyć wystawianie dokumentów w trybie offline24. Opcja ta nie jest domyślnie aktywna, zalecamy jej włączenie by zachować ciągłość pracy.

Tryb Offline24 uruchamia się automatycznie, gdy nadanie numeru przez KSeF dla dokumentu trwa zbyt długo lub na koncie pojawią się limity wysyłki (zgodnie z dokumentacją KSeF). Faktura zostaje wtedy wystawiona po stronie Fakturowni i możesz ją od razu przekazać klientowi — taki dokument zawiera dwa kody QR (QR certyfikat i QR offline).

Więcej o trybach wysyłki przeczytasz tutaj: Tryb online, offline i offline24 w KSeF – różnice i zasady

Automatycznie wysyłaj dokumenty do KSeF

Jeśli włączysz automatyczną wysyłkę faktur do KSeF to po zapisaniu faktury system automatycznie wysyła ją do KSeF — bez potrzeby ręcznego kliknięcia „Wyślij do KSeF”.

Jeśli opcja jest wyłączona, to na formularzu faktury pojawiają się dwa przyciski:

• Zapisz — zapis dokumentu tylko w Fakturowni z opcją wysyłki do KSeF po weryfikacji dokumentu
• Zapisz i wyślij do KSeF — zapis i natychmiastowa wysyłka do KSeF bez możliwości edycji dokumentu

Kiedy używać?

• przy dużej skali wystawiania dokumentów,
• gdy proces jest już sprawdzony i stabilny,
• gdy chcesz maksymalnie zautomatyzować pracę.

Kiedy nie włączać?

• jeśli chcesz najpierw zweryfikować dokument,
• na etapie wdrożenia lub testów.

Więcej o wysyłce dokumentów: Jak wysyłać faktury do KSeF w Fakturowni (automatycznie i ręcznie)

Zakres automatycznej wysyłki

Po włączeniu automatycznej wysyłki możesz określić, które dokumenty mają trafiać do KSeF:

• Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm — wysyłane są faktury dla kontrahentów z NIP (B2B). To standardowe ustawienie zgodne z obowiązkiem KSeF.
• Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm i osób prywatnych — wysyłane są również faktury dla osób fizycznych (B2C). Wysyłka B2C do KSeF jest dobrowolna.
• Tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski — faktury dla kontrahentów zagranicznych nie są wysyłane automatycznie i wymagają zlecenia ręcznej wysyłki do KSeF, faktury dla kontrahentów z polski są wysyłane automatycznie.
  

Walidacja struktury podczas wystawiania dokumentu

Funkcja sprawdza zgodność faktury z wymaganiami KSeF już na etapie jej wystawiania — zanim dokument trafi do KSeF. Dzięki temu od razu zobaczysz komunikat o błędzie i będziesz mógł poprawić fakturę przed wysyłką.

Co jest sprawdzane (przykłady):

• brak NIP przy fakturze dla firmy,
• brak wymaganych pól (np. data sprzedaży),
• błędna struktura pozycji (np. brak stawki VAT),
• niezgodność typu dokumentu z wymaganiami KSeF.

Uwaga: jeśli wystawiasz dokumenty przez API, zalecamy wyłączenie tej opcji — walidacja może odrzucić fakturę przesyłaną przez integrację zewnętrzną, która nie obsługuje jeszcze wymogów KSeF. Jeśli integrator nie przygotował swojej integracji zgodnie z API KSeF to przesyłana przez niego faktura z błędami zostanie odrzucona i nie pojawi się w Fakturowni.

Ustawienia pobierania dokumentów

Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF

Fakturownia automatycznie pobiera faktury kosztowe z KSeF (cyklicznie) i dodaje je do zakładki Wydatki.
Jeśli opcja jest wyłączona, dokumenty możesz pobierać ręcznie przyciskiem Pobierz faktury z KSeF w zakładce Wydatki.
Włączenie tej opcji pozwala na bieżąco uzupełniać dokumenty kosztowe bez ręcznego importu.

Więcej o pobieraniu dokumentów: Jak pobierać faktury kosztowe z KSeF do Fakturowni

Zaciągaj dokumenty, w których jestem podmiotem trzecim

Pozwala pobierać dokumenty, w których Twoja firma występuje jako dodatkowy podmiot (nie jako bezpośredni nabywca). Dotyczy to np. bardziej złożonych procesów rozliczeń, w których Twoja firma jest wskazana w strukturze dokumentu, ale nie jako główny odbiorca. Włącz tę opcję tylko wtedy, gdy takie sytuacje występują w Twojej działalności.

Przykłady zastosowania:

• faktury z udziałem pośredników,
• bardziej złożone modele rozliczeń,
• dokumenty powiązane z Twoją firmą, ale nie wystawione bezpośrednio na nią.

Kto może wysyłać dokumenty do KSeF - uprawnienia użytkowników

W dolnej części ustawień integracji znajdziesz sekcję dotyczącą uprawnień do wysyłki dokumentów do KSeF. To tutaj decydujesz, którzy użytkownicy Twojego konta mogą wysyłać faktury do systemu KSeF.
Opcję tę znajdziesz po kliknięciu przycisku „Szczegóły i uprawnienia” przy aktywnym połączeniu z KSeF.

Możesz:

• ograniczyć wysyłkę tylko do właściciela i administratora,
• lub nadać uprawnienia wybranym użytkownikom (np. księgowej lub pracownikom).
  
  Szczegółowe omówienie ustawień znajdziesz tutaj: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić

Masz pytania? Wątpliwości? Skorzystaj z zakładki Kontakt.