Integracja z KSeF to istotny element przygotowań do obowiązkowego e-fakturowania. W artykule omawiamy najczęstsze błędy pojawiające się podczas wdrażania integracji z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wskazujemy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby zapewnić poprawne i bezpieczne wystawianie faktur.

Gdzie szukać komunikatu błędu?

Komunikat dotyczący AppStore and InConnector must be active! ERROR pojawi się bezpośrednio po przejściu do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki.

Błędy związane z autoryzacją zobaczysz po przejściu do szczegółów połączenia dla danego NIPu (zakładka Ustawienia > Ustawienia KSeF > Ustawienia > Masz dostępne następujące połączenia > szczegóły).

Błędy związane z wysyłką do KSeF np. nieprawidłowy token API, skontaktuj się z obsługą klienta lub błąd 403, widoczne są po kliknięciu ❗ w kolumnie ze statusem KSeF na liście faktur.

Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF

🔎 Aby szybciej znaleźć rozwiązanie konkretnego błędu, skorzystaj ze spisu treści poniżej lub użyj skrótu Ctrl+F (lub Cmd+F), aby wyszukać frazę bezpośrednio w przeglądarce.

Spis treści artykułu:

• błąd: Autoryzacja KSeF nie powiodła się. Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów
• błąd 415 (brak uprawnień)
• obsługa wielu firm w ramach jednego konta i przekroczone limity
• błąd 400 - Exception: Brak podpisu
• błąd "exceptionCode":21115,"exceptionDescription":"Nieprawidłowy certyfikat
• błąd 21111 "Nieprawidłowe wyzwanie autoryzacyjne."
• błąd [{"exceptionCode" => 9103, "exceptionDescription" => "Przekroczona liczba dozwolonych podpisów."}]
• czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
• błąd 403
• mam obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia, a nie mogę wysyłać faktur mailem do klientów

Pozostałe błędy, które mogą wystąpić przy integracji i wymagają działań po Twojej stronie

Błąd Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów pojawia się, jeżeli certyfikaty zostały wygenerowane wcześniej z poziomu Aplikacji Podatnika (lub MCU). Należy w tym przypadku skorzystać z opcji manualnego wczytania certyfikatów zgodnie z instrukcją Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni.

Opcja automatycznego generowania certyfikatów jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy wcześniej nie były tworzone certyfikaty produkcyjne. W przypadku ich wcześniejszego utworzenia automatyczna opcja nie zadziała.

Alternatywną opcją (w przypadku posiadania jednej firmy) jest dezaktywacja "starych" certyfikatów już w Aplikacji Podatnika i wtedy można od nowa spróbować autoryzację automatyczną. Należy jednak pamiętać, że aby opcja automatyczna zadziałała poprawnie, to w Aplikacji Podatnika nie mogą być dostępne żadne aktywne certyfikaty.

Oznacza on brak odpowiednich uprawnień osoby podpisującej plik autoryzacyjny w kontekście danego NIP-u.

Aby usunąć błąd, plik autoryzacyjny powinien zostać podpisany przez właściciela firmy. Alternatywnie możliwe jest nadanie odpowiednich uprawnień bezpośrednio w KSeF (zakładka Uprawnienia w Aplikacji Podatnika). Po ich nadaniu autoryzacja powinna przebiec poprawnie.

W przypadku spółek konieczne jest dodatkowo:

• posiadanie złożonego formularza ZAW-FA (również w sytuacji, gdy osoba podpisująca jest właścicielem spółki),

lub

• podpisanie pliku przy użyciu kwalifikowanego podpisu / pieczęci elektronicznej zawierającej NIP spółki.

Więcej opisów dostępnych jest bezpośrednio na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef.

Plik XML po podpisaniu jest przekazywany do KSeF bez jakichkolwiek zmian z naszej strony. Błąd ten jest niezależny od Fakturowni oraz od samej treści podpisywanego pliku XML. Jest to komunikat pochodzący bezpośrednio z systemu KSeF. Jeżeli plik został podpisany przez właściciela lub osobę uprawnioną, a autoryzacja nadal kończy się niepowodzeniem, problem należy skonsultować bezpośrednio z zespołem technicznym KSeF.

Jeśli na swoim koncie w systemie korzystasz z opcji wielu firm (NIPów), konieczne jest korzystanie z autoryzacji manualnej, która polega na wgrywaniu do Fakturowni certyfikatów utworzonych z poziomu Aplikacji Podatnika.

Wynika to z faktu, że automatyczna autoryzacja przez Fakturownię umożliwia jedynie utworzenie certyfikatów, ale nie daje dostępu do hasła, czyli klucza prywatnego. Klucz ten nie jest przez nas zapisywany ani przechowywany i nie ma możliwości jego późniejszego odczytania, a jest on niezbędny do przeprowadzenia autoryzacji manualnej.

Jeśli więc na koncie posiadasz kilka firm i w każdej z nich jesteś wskazany jako osoba z uprawnieniami administracyjnymi w KSeF, wygeneruj certyfikaty w Aplikacji Podatnika. Następnie, przy autoryzacji każdego NIP-u wymagającego osobnej autoryzacji, skorzystaj z opcji manualnej, wgrywając ten sam certyfikat.

Kolejne firmy możesz autoryzować za pomocą opcji Przypisz kolejne NIPy do swojego certyfikatu. Należy mieć jednak na uwadze, że ten sposób uwierzytelniania wykorzystuje certyfikaty z istniejącego, aktywnego połączenia. Upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia do działania w imieniu wybranego NIP-u.

Błąd związany z niepoprawnym podpisem podczas autoryzacji KSeF. Oznacza on, że system KSeF nie jest w stanie poprawnie zweryfikować złożonego podpisu elektronicznego (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć z NIPem).

Najczęściej przyczyną jest błędny sposób podpisania pliku, użycie niewłaściwego certyfikatu, wygaśnięty podpis kwalifikowany lub uszkodzony plik po podpisaniu. Fakturownia przekazuje podpisany plik do KSeF bez żadnych zmian i nie ma możliwości ingerowania w proces podpisu.

Aby rozwiązać problem, należy ponownie pobrać plik XML z systemu, podpisać go poprawnym i aktualnym podpisem, a następnie wgrać go ponownie. Warto też upewnić się, że podpis składany jest dokładnie na pobranym pliku XML, bez jego edycji. Jeśli uważają Państwo, że plik został podpisany poprawnie, a autoryzacja wciąż kończy się niepowodzeniem, to problem ten należy skonsultować bezpośrednio z zespołem technicznym KSeF.

Błąd oznacza, że KSeF odrzuca certyfikat użyty do logowania i jest to problem autoryzacji.

Niezbędne jest upewnienie się, że certyfikaty zostały wygenerowane w odpowiednim środowisku (w Aplikacji Podatnika DEMO dla integracji DEMO lub w Aplikacji Podatnika/MCU dla integracji produkcyjnej) oraz przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami.

Najczęściej ten błąd dotyczy problemów technicznych podczas podpisywania pliku XML (np. nieaktualne wyzwanie lub przerwana sesja).

KSeF działa w oparciu o tzw. wyzwanie autoryzacyjne. System generuje jednorazowe wyzwanie, które musi zostać poprawnie podpisane podpisem elektronicznym. Tylko aktualne i prawidłowo podpisane wyzwanie pozwala potwierdzić tożsamość firmy.

W większości przypadków ponowienie procesu autoryzacji lub ponowne podpisanie wyzwania rozwiązuje problem i umożliwia poprawne połączenie z KSeF w Fakturowni.

Oznacza to, że w przesłanym dokumencie znajduje się więcej niż jeden podpis elektroniczny, co jest niezgodne z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur. System KSeF dopuszcza tylko jeden podpis na etapie autoryzacji.

Proszę o ponowne przejście autoryzacji wraz z upewnieniem się, że plik autoryzacyjny został podpisany tylko raz oraz że użyto odpowiedniej metody podpisu.

Jeśli pojawia się komunikat „Błąd podczas autoryzacji" i nie jest wskazany konkretny błąd, przyczynami jego wystąpienia mogą być:

• problem z podpisem pliku autoryzacyjnego – upewnij się, że plik, który wgrywasz, ma dokładnie jeden podpis osoby upoważnionej do autoryzacji - brak podpisu na pliku zakończy się tym błędem,
• jeśli korzystasz z autoryzacji manualnej, sprawdź również, czy wgrywasz certyfikaty we właściwej kolejności – najpierw certyfikat uwierzytelniający (.crt) oraz klucz prywatny (.key), a następnie certyfikat offline (.crt) oraz klucz offline (.key),
• sprawdź poprawność haseł do certyfikatów (należy wpisać hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF podczas generowania certyfikatów, nie hasło do programu Fakturownia).

Jeśli wszystko zostało sprawdzone, ponów próbę autoryzacji – problem może leżeć również po stronie KSeF, na co nie mamy wpływu.

W celu połączenia dwóch osobnych kont z tym samym NIPem, należy skorzystać z opcji manualnej wgrywania certyfikatów na obu kontach w Fakturowni.

Dlaczego tak to działa? Metoda automatycznej autoryzacji tworzy certyfikaty w Twoim imieniu i nie jest możliwe uzyskanie (odczytanie) haseł dla kluczy, które wykorzystywane są do połączenia sposobem manualnym.

Błąd ten oznacza, że osoba, która wykonała połączenie z KSeFem nie posiada odpowiednich uprawnień do wysyłania faktur.

Prosimy o kontakt z właścicielem firmy w celu nadania uprawnień do wysyłki dokumentów w Aplikacji Podatnika.

Jeżeli uprawnienia zostały już zaktualizowane, prześlij zgłoszenie z kategorią integracje. Niezbędne jest również udzielenie dostępu do konta dla pomocy technicznej zgodnie z instrukcją pomoc techniczna - jak udzielić do niej dostępu.

Informacja do przekazania dla właściciela firmy w kwestii nadania uprawnień:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika.
2. Wejdź w zakładkę Uprawnienia > Nadawanie uprawnień.
3. Wybierz rodzaj uprawnień i identyfikator.
4. W sekcji Zakres uprawnień wybierz Osoba będzie uprawniona do: wystawiania faktur.
5. Zapisz zmiany.

Jeżeli błąd pojawił się krótko po wykonaniu autoryzacji, prosimy odczekać kilka lub kilkanaście minut, a następnie ponowić próbę wysyłki dokumentu do KSeF.

W takiej sytuacji nie ma potrzeby ponownego nadawania uprawnień ani usuwania i ponawiania autoryzacji, o ile zostały one wykonane poprawnie.

Jeśli aktualnie integracja z KSeF potrzebna jest wyłącznie w celu pobierania faktur kosztowych, zalecamy włączenie w ustawieniach integracji trybu hybrydowego. Tryb ten można włączyć w ustawieniach integracji (zakładka Ustawienia > Ustawienia KSeF > Ustawienia) zgodnie z instrukcją tryb hybrydowy.

W trybie hybrydowym:

• system pobiera dokumenty kosztowe (wydatki) z KSeF,
• dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.

Jeśli szukasz odpowiedzi na pytania związane z KSeF, skorzystaj z sekcji pytań i odpowiedzi dostępnej na stronie KSeF FAQ, gdzie znajdziesz również materiały wideo z najczęstszymi pytaniami. Sprawdź również artykuły dotyczące integracji na stronie pomocy → Integracja z KSeF.