Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF

Utworzone w ramach konta faktury możesz wysyłać bezpośrednio do swoich klientów. Ze względu na automatyczną integrację Fakturowni z KSeF, czyli platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, wprowadzono zmiany co do samej wysyłki oraz domyślnej treści szablonu e-maila, która pozwoli automatycznie zaczytać numer KSeF wysyłanej faktury. Z tego artykułu dowiesz się jakie zmiany odnośnie do wysyłki e-maili wprowadza w Fakturowni KSeF.

Kiedy wysłać e-mail z fakturą?

Integracja automatyczna z KSeF włączona – wysyłka wiadomości z fakturą z poziomu Fakturowni aktywna będzie dopiero w momencie, gdy fakturze zostanie nadany numer KSeF. Numer KSeF zostanie przypisany do dokumentu samoczynnie, po zaakceptowaniu faktury przez Krajowy System e-Faktur.

Integracja automatyczna wyłączona / tryb ręczny (eksport XML) – e-mail możesz wysłać zawsze, ale pamiętaj, by dodać numer KSeF ręcznie.

Jeśli nie korzystasz z automatycznej integracji Fakturowni z KSeF (korzystasz z ręcznego eksportu), możliwość wysyłki dokumentu do Klienta będzie aktywna cały czas.

Pamiętaj jednak, aby przed wysłaniem e-maila z fakturą, przypisać do niej ręcznie numer KSeF. Możliwość przypisania numeru dostępna jest z poziomu podglądu dokumentu. Z menu podręcznego ponad fakturą wybierz Więcej opcji > Dodaj numer KSeF.

Więcej o numerze KSeF przeczytasz w tym artykule → Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?

Szablon wysyłanej wiadomości – dodatkowe informacje związane z KSeF

W związku z wysyłaniem faktur do KSeF i przypisaniem im unikalnego numeru, w Fakturowni zmieniono domyślny szablon wysyłanych e-maili.

Do szablonu dodano zmienną {{{required_ksef_information}}}, która automatycznie zaczyta do treści wiadomości numer nadany przez Krajowy System e-Faktur dla przesyłanego dokumentu.

Aby sprawdzić treść szablonu wysyłanej wiadomości przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem > Wysyłanie faktury e-mailem.

Oprócz zmiennej {{{required_ksef_information}}}, która dodana jest automatycznie do szablonu maila, możesz uzupełnić treść wiadomości dodatkowymi informacjami związanymi z KSeF.

Klikając przycisk Pomoc pod polem z treścią wiadomości wyświetlisz listę zmiennych, jakich możesz użyć we własnym szablonie.

Dodatkowe zmienne dodane w związku z integracją KSeF to {{ksef_if_below_qr}} oraz {{ksef_qrcode_img}}.

{{ksef_qrcode_img}}

• Zmienna zawiera zakodowany kod QR KSeF do wyświetlania jako obrazek w treści maila.

{{ksef_if_below_qr}}

• Wyświetla identyfikator KSeF pod obrazkiem QR – tylko jeśli QR może być wyświetlony dla tej faktury.

Jeśli faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, zmienne związane z KSeF (ID/QR) nie zwrócą treści – w szablonie warto używać warunków.

Przykład użycia w szablonie (z warunkami)

{{#if ksef_qrcode_img}}
  <td class="qrs_{{#if many_qrs}}left{{else}}center{{/if}}">
    <div class="qr_title">
      {{tt "invoice.qrcode.ksef_title"}}
    </div>
    <img src='{{ksef_qrcode_img}}'>
    <div class="ksef_id_below_qr">
      {{ksef_if_below_qr}}
    </div>
  </td>
{{/if}}

{{#if ksef_id}}
  Numer KSeF: {{ksef_id}}
{{/if}}

Jeśli dostępny jest QR, wstawi blok z tytułem, obrazem QR i (warunkowo) identyfikatorem pod QR.

Dlaczego czasem w e-mailu jest tylko PDF bez XML?

Wiadomość z fakturą może zawierać:

• sam plik PDF,
• albo PDF + plik XML KSeF.

Obie wersje są poprawne.

Jeśli XML nie został dołączony do wiadomości (system nie zdążył go pobrać przed wysyłką faktury mailowo do klienta) można go pobrać bezpośrednio z KSeF przy użyciu numeru KSeF lub linku znajdującego się w e-mailu.

Brak XML w załączniku nie oznacza błędu ani problemu z wystawieniem faktury.

Sprawdź również:
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Szybkie płatności za pomocą QR kodu a integracja z KSeF
Eksport pliku Fakturowni do systemu KSeF za pomocą aplikacji