Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF

Utworzone w ramach konta faktury możesz wysyłać bezpośrednio do swoich klientów. Ze względu na automatyczną integrację Fakturowni z KSeF, czyli platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, wprowadzono zmiany co do samej wysyłki oraz domyślnej treści szablonu e-maila, która pozwoli automatycznie zaczytać numer KSeF wysyłanej faktury. Z tego artykułu dowiesz się jakie zmiany odnośnie do wysyłki e-maili wprowadza w Fakturowni KSeF.

Kiedy wysłać e-mail z fakturą?

Integracja automatyczna z KSeF włączona – wysyłka wiadomości z fakturą z poziomu Fakturowni aktywna będzie dopiero w momencie, gdy fakturze zostanie nadany numer KSeF. Numer KSeF zostanie przypisany do dokumentu samoczynnie, po zaakceptowaniu faktury przez Krajowy System e-Faktur.

Więcej o numerze KSeF przeczytasz w tym artykule → Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?

Szablon wysyłanej wiadomości – dodatkowe informacje związane z KSeF

W związku z wysyłaniem faktur do KSeF i przypisaniem im unikalnego numeru, w Fakturowni zmieniono domyślny szablon wysyłanych e-maili.

Do szablonu dodano zmienną {{{required_ksef_information}}}, która automatycznie zaczyta do treści wiadomości numer nadany przez Krajowy System e-Faktur dla przesyłanego dokumentu.

Aby sprawdzić treść szablonu wysyłanej wiadomości przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem > Wysyłanie faktury e-mailem.

Oprócz zmiennej {{{required_ksef_information}}}, która dodana jest automatycznie do szablonu maila, możesz uzupełnić treść wiadomości dodatkowymi informacjami związanymi z KSeF.

Klikając przycisk Pomoc pod polem z treścią wiadomości wyświetlisz listę zmiennych, jakich możesz użyć we własnym szablonie.

Dodatkowe zmienne dodane w związku z integracją KSeF to {{ksef_if_below_qr}} oraz {{ksef_qrcode_img}}.

{{ksef_qrcode_img}}

• Zmienna zawiera zakodowany kod QR KSeF do wyświetlania jako obrazek w treści maila.

{{ksef_if_below_qr}}

• Wyświetla identyfikator KSeF pod obrazkiem QR – tylko jeśli QR może być wyświetlony dla tej faktury.

Jeśli faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, zmienne związane z KSeF (ID/QR) nie zwrócą treści – w szablonie warto używać warunków.

Przykład użycia w szablonie (z warunkami)

{{#if ksef_qrcode_img}}
  <td class="qrs_{{#if many_qrs}}left{{else}}center{{/if}}">
    <div class="qr_title">
      {{tt "invoice.qrcode.ksef_title"}}
    </div>
    <img src='{{ksef_qrcode_img}}'>
    <div class="ksef_id_below_qr">
      {{ksef_if_below_qr}}
    </div>
  </td>
{{/if}}

{{#if ksef_id}}
  Numer KSeF: {{ksef_id}}
{{/if}}

Jeśli dostępny jest QR, wstawi blok z tytułem, obrazem QR i (warunkowo) identyfikatorem pod QR.

Dlaczego czasem w e-mailu jest tylko PDF bez XML?

Wiadomość z fakturą może zawierać:

• sam plik PDF,
• albo PDF + plik XML KSeF.

Obie wersje są poprawne.

Jeśli XML nie został dołączony do wiadomości (system nie zdążył go pobrać przed wysyłką faktury mailowo do klienta) można go pobrać bezpośrednio z KSeF przy użyciu numeru KSeF lub linku znajdującego się w e-mailu.

Brak XML w załączniku nie oznacza błędu ani problemu z wystawieniem faktury.

Przy włączonej integracji z KSeF system automatycznie dodaje do wiadomości dotyczących faktury informacje umożliwiające dostęp do faktury w KSeF oraz dołącza plik XML faktury. Dotyczy to również niektórych wiadomości powiązanych z fakturą, np. przypomnień o płatności.

Brak XML w załączniku nie oznacza błędu ani problemu z wystawieniem faktury.

Przy włączonej integracji z KSeF system automatycznie dodaje do wiadomości dotyczących faktury informacje umożliwiające dostęp do faktury w KSeF oraz (o ile nie odznaczysz tej opcji na formularzu wysyłki) dołącza plik XML faktury. Dotyczy to również niektórych wiadomości powiązanych z fakturą, np. przypomnień o płatności - dla tych wysyłek nie ma możliwości wyłączenia załącznika XML. Jak wyłączyć XML przy ręcznej wysyłce pojedynczej faktury, opisujemy w kolejnej sekcji.

Jak wyłączyć załącznik XML KSeF przy wysyłce mailem?

Na formularzu wysyłki pojedynczej faktury (przycisk Wyślij na podglądzie dokumentu) dostępny jest checkbox Załącz plik XML faktury (KSeF). Pojawia się on tylko wtedy, gdy do wiadomości faktycznie zostałby dołączony plik XML z KSeF.

Checkbox jest domyślnie zaznaczony – dotychczasowe zachowanie (dołączanie XML) pozostaje bez zmian, jeśli go nie odznaczysz. Odznaczenie checkboxa przed wysyłką sprawia, że XML nie zostanie dołączony do tej konkretnej wiadomości.

Ta opcja bywa przydatna np. gdy odbiorca wiadomości (integracja zewnętrzna, np. Allegro) blokuje maile zawierające jakikolwiek załącznik - odznaczenie XML (obok odznaczenia PDF) pozwala wysłać samą wiadomość z linkiem do podglądu faktury.

PDF, XML, UPO i zwykłe załączniki – co z czego wynika

Faktura wysłana do KSeF może mieć trzy powiązane pliki: PDF (generowany na bieżąco), XML (dokument przesłany do KSeF) i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Każdy z nich jest kontrolowany inaczej przy wysyłce mailem.

Na liście plików wyświetlanej pod checkboxem Wyślij wraz z załącznikami mogą pojawić się nazwy plików XML i/lub UPO – to wyłącznie podgląd wszystkich załączników przypiętych do faktury, bez związku z tym, co faktycznie trafi do maila. Obecność XML/UPO na tej liście nie oznacza, że zostaną wysłane, ani że odznaczenie tego checkboxa je usunie z wiadomości.