W tym artykule zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące pobierania faktur kosztowych z KSeF do Fakturowni. Dowiesz się z niego, jak działa pobieranie dokumentów, czy można wybierać konkretne faktury, co z kosztami spoza KSeF oraz gdzie znaleźć UPO.

Jak działa pobieranie faktur z KSeF

Jak pobierać faktury z KSeF?

Faktury kosztowe możesz pobierać do Fakturowni zarówno ręcznie, jak i automatycznie — zależnie od ustawień integracji.
Dokumenty pobrane z KSeF są odpowiednio oznaczone w systemie, dzięki czemu można je łatwo rozpoznać i filtrować.
Powiązany artykuł: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?

Czy mogę wybrać, które faktury pobieram z KSeF, np. pominąć błędne?

Nie. W Fakturowni nie wybierasz pojedynczych faktur do pobrania.
System pobiera wszystkie dokumenty, które są dostępne w KSeF dla Twojego NIP. Możesz zdecydować jedynie, czy pobieranie ma odbywać się automatycznie czy ręcznie.
Jeżeli wśród pobranych dokumentów znajdzie się faktura błędna albo wystawiona dla transakcji, w której nie uczestniczyłeś, sprawę należy wyjaśnić z wystawcą dokumentu. To wystawca ma obowiązek przygotować korektę.
W Fakturowni taki dokument możesz oznaczyć jako niepodlegający księgowaniu, żeby nie powodował zamieszania w rozliczeniach.

Jakie dokumenty trafiają do Fakturowni z KSeF

Czy moje faktury wydatkowe od zagranicznych kontrahentów pojawią się w KSeF?

Nie. KSeF obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF.
Oznacza to, że faktury kosztowe od zagranicznych kontrahentów — zarówno z UE, jak i spoza UE — nie pojawią się w KSeF. Takie dokumenty trzeba wprowadzić do systemu samodzielnie, np. do Fakturowni, aby mogły zostać ujęte w ewidencji i rozliczeniach.

Co zrobić z fakturami kosztowymi od dostawców, którzy jeszcze nie wystawiają faktur w KSeF, jeśli ja już mam obowiązek korzystania z KSeF?

Jeżeli Twój dostawca nie wystawia faktur w KSeF, nie pobierzesz ich z systemu, ponieważ po prostu ich tam nie ma.
W takiej sytuacji należy postępować tak jak dotychczas, czyli zbierać dokumenty kosztowe w formie:

• PDF,
• papierowej,
• e-mailowej,
• EDI,
• albo innej stosowanej przez dostawcę.
  Takie dokumenty możesz następnie dodać do Fakturowni:
• ręcznie,
• przez import,
• przez OCR,
• przez inbox wydatkowy.
  W okresie przejściowym część kosztów może być dostępna w KSeF, a część nadal poza nim. Sam fakt, że Ty masz obowiązek korzystania z KSeF, nie oznacza jeszcze, że każdy Twój dostawca już wystawia dokumenty w tym systemie.

Czy trzeba będzie dalej ręcznie wprowadzać koszty, jeśli nie ma ich w KSeF?

Tak. Jeśli faktura nie istnieje w KSeF, trzeba dodać ją do Fakturowni inną metodą.
Możesz skorzystać z:

• ręcznego dodania wydatku,
• importu,
• OCR,
• inboxa wydatkowego.
  Dotyczy to w szczególności dokumentów od zagranicznych kontrahentów oraz tych dostawców, którzy jeszcze nie wystawiają faktur w KSeF.

Opisy, komentarze i UPO

Czy faktury pobrane z KSeF można opisywać?

Tak. Faktury pobrane z KSeF można opisywać w Fakturowni tak samo jak inne dokumenty kosztowe.
Masz do dyspozycji m.in.:

• sekcję komentarz na dokumencie,
• sekcję komunikacja z księgową — jeśli na koncie została dodana księgowa.
  Dzięki temu możesz dopisać własne informacje do dokumentu albo zostawić uwagi dla osoby prowadzącej księgowość.

Czy UPO trzeba pobierać ręcznie dla każdej faktury, czy zapisuje się automatycznie?

UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, jest automatycznie dołączane do dokumentu wysłanego do KSeF.
Warto pamiętać, że w samym KSeF UPO nie zawsze pojawia się natychmiast po nadaniu numeru KSeF, dlatego w Fakturowni może być widoczne z niewielkim opóźnieniem.
Poświadczenie jest zapisywane przy fakturze jako załącznik. W razie potrzeby można je również pobrać dla konkretnego dokumentu.

Najczęstsze pytania praktyczne

Czy pobieranie z KSeF obejmuje wszystkie moje koszty?

Nie zawsze. Pobieranie z KSeF obejmuje tylko te dokumenty, które rzeczywiście zostały wystawione w KSeF i są dostępne dla Twojego NIP.
Nie trafią tam m.in.:

• faktury od zagranicznych kontrahentów,
• dokumenty od dostawców, którzy jeszcze nie wystawiają w KSeF,
• koszty otrzymywane wyłącznie poza KSeF, np. mailem lub papierowo.
  Dlatego w praktyce przez pewien czas możesz pracować równolegle na dwóch źródłach kosztów:
• części pobieranej z KSeF,
• części dodawanej do Fakturowni poza KSeF.

Czy błędna faktura pobrana z KSeF może zostać pominięta w rozliczeniach?

Tak. Jeśli pobierzesz dokument, który nie powinien być księgowany, możesz oznaczyć go w Fakturowni jako niepodlegający księgowaniu.
Nie zmienia to jednak faktu, że źródło problemu należy wyjaśnić z wystawcą, ponieważ to on odpowiada za wystawienie prawidłowej korekty.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.