W Fakturowni istnieje możliwość przyporządkowania klienta tylko do jednego działu, co ma na celu zawężenie listy klientów, do której mogą mieć dostęp jedynie poszczególni użytkownicy konta.
Aby to zrobić:
- Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Użytkownicy i uprawnienia;
- zaznacz pole wyboru Ograniczenie widoczności Klientów;
- naciśnij przycisk Zapisz;
- przejdź do zakładki Klienci;
- wybierz właściwego klienta i za pomocą kółka zębatego naciśnij przycisk Edytuj;
- w rubryce Dostęp do danych wybierz odpowiedni dział, w którym dany klient ma się wyświetlać;
- naciśnij przycisk Zapisz.
Dostępne opcje w polu Dostęp do danych to: konkretny dział, Wszyscy użytkownicy (klient widoczny niezależnie od działu) oraz pole pozostawione puste — wtedy klienta widzą tylko użytkownicy z pełnym dostępem.
Jak przypisać wielu klientów do działów jednocześnie (import CSV)
Jeśli masz dużą liczbę klientów do przypisania do działów, ręczna edycja każdego z nich może być czasochłonna. W takiej sytuacji możesz skorzystać z importu pliku CSV:
- w pliku CSV dodaj kolumnę zawierającą numer ID działu, do którego mają zostać przypisani klienci (ID działu znajdziesz w adresie URL po przejściu do edycji danego działu);
- wartość ID zapisz z apostrofem na początku (np. '1153729), aby plik prawidłowo rozpoznał ją jako wartość liczbową;
- podczas importu, w drugim kroku, przypisz tę kolumnę do zmiennej Department_id : Dostęp do danych.
Po zaimportowaniu pliku klienci zostaną automatycznie przypisani do wskazanego działu, a nazwa działu będzie widoczna w karcie klienta oraz na liście klientów (jeśli aktywna jest kolumna Dostęp do danych).
Pamiętaj, że eksport bazy klientów do CSV nie zawiera informacji o przypisanym dziale — jeśli robisz backup bazy z myślą o odtworzeniu jej razem z podziałem na działy, dział trzeba dodać do pliku ręcznie w opisany wyżej sposób.
Czym różni się to od opcji „Oddzielna baza klientów dla departamentów”?
Po włączeniu Ograniczenia widoczności Klientów (w tym samym miejscu: Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Użytkownicy i uprawnienia) pojawia się dodatkowa opcja Oddzielna baza klientów dla departamentów. Dotyczy ona czegoś innego niż ręczne przypisanie opisane wyżej.
Ręczne przypisanie w polu Dostęp do danych ustawia widoczność jednego, konkretnego wpisu klienta, który samodzielnie wskazujesz w formularzu — decyduje tylko o tym, kto go widzi na liście. Nie ma to wpływu na to, co się dzieje, gdy różne działy wystawiają dokumenty temu samemu kontrahentowi.
Oddzielna baza klientów dla departamentów dotyczy właśnie tego drugiego przypadku — automatycznego rozpoznawania klienta przez system:- przy wystawianiu faktury po NIP-ie,
-
imporcie danych,
- odbiorze faktury z KSeF.
- Wyłączona (domyślnie): jeśli klient o danym NIP-ie, nazwie lub e-mailu już istnieje w bazie — niezależnie z jakiego działu został utworzony — system użyje tego samego rekordu. Jego dane (np. adres, e-mail) mogą zostać przy tym nadpisane przez dokument wystawiony z innego działu.
- Włączona: każdy dział ma niezależny rekord tego samego kontrahenta. Dział B nie „trafi” na klienta utworzonego przez Dział A — system utworzy dla niego nowy, osobny wpis, przypisany już do Działu B.
Włącz tę opcję, jeśli chcesz mieć pewność, że działy nie nadpisują sobie nawzajem danych tego samego kontrahenta. Zostaw wyłączoną, jeśli wolisz mieć jedną, wspólną bazę klientów, aktualizowaną przez wszystkie działy razem.
Przykład: masz dwa działy na jednym koncie Fakturowni — powiedzmy Dział A i Dział B (np. dwa sklepy albo dwie firmy rozliczane na jednym koncie). Ten sam klient, Jan Kowalski, kupuje coś w obu.
Bez włączonej opcji "Oddzielna baza klientów dla departamentów" (czyli tak jak jest domyślnie):
- System rozpoznaje klienta po NIP-ie/nazwie/e-mailu.
- Jeśli Dział A już ma w bazie "Jana Kowalskiego" i potem Dział B wystawi mu fakturę, system nie tworzy nowego klienta — użyje tego samego wpisu, który już istnieje (należącego formalnie do Działu A).
- Jeśli ktoś w Dziale B zmieni np. adres e-mail tego klienta — ta zmiana nadpisze się też w Dziale A, bo to jeden, wspólny rekord.
- Użytkownicy Działu B mogą nawet nie widzieć tego klienta na swojej liście (bo przypisanie do działu zostaje przy Dziale A), ale faktura i tak "podłączy się" pod ten wspólny wpis.
Z włączoną opcją:
- Dział B nie znajdzie klienta Działu A przy wystawianiu faktury (mimo tego samego NIP-u).
- System utworzy dla niego zupełnie nowy, osobny rekord, przypisany do Działu B.
- Teraz masz dwie karty tego samego Jana Kowalskiego — jedną w Dziale A, jedną w Dziale B — i zmiana danych w jednej nie wpływa na drugą.
