Wydatki cykliczne

Chcesz zautomatyzować dodawanie powtarzających się kosztów w Fakturowni? Dzięki funkcji wydatków cyklicznych możesz ustawić regularne generowanie dokumentów dla stałych opłat, takich jak czynsz, leasing czy subskrypcje. Sprawdź, jak skonfigurować cykliczne wydatki i usprawnić zarządzanie firmowymi kosztami.

Wydatki cykliczne

Podobnie jak w przypadku faktur sprzedażowych, po stronie wydatków możesz również skorzystać z funkcji faktur cyklicznych. Więcej o fakturach cyklicznych po stronie przychodów przeczytasz w artykule jak stworzyć cykl, który automatycznie wystawi faktury cykliczne.

Aby faktury kosztowe pojawiały się cyklicznie, utwórz wydatek, który będzie stanowił dokument bazowy. W tym celu przejdź do zakładki Wydatki i skorzystaj z przycisku Dodaj wydatek.

Z poziomu gotowej faktury kosztowej kliknij w menu podręcznym Więcej opcji i wybierz Ustaw cykliczną. System przekieruje Cię do formularza utworzenia cyklu na bazie wydatku. Opcja ustaw cykliczną dostępna będzie tylko, jeśli faktury cykliczne będą aktywne w ustawieniach konta. 


 

System przeniesie Cię do formularza tworzenia cyklu faktur na podstawie tej faktury kosztowej. W momencie, gdy utworzysz cykl bezpośrednio z wydatku, system domyślnie oznaczy rodzaj dokumentu, który ma tworzyć cykl jako wydatek.

Cykle dokumentów mogą być sortowane po opisie każdego cyklu w porządku alfabetycznym. Wcześniej były one wyświetlane w kolejności stworzenia ich w systemie.​



W formularzu widoczne jest automatyczne oznaczenie rodzaju dokumentu cyklicznego jako Wydatki. Automatycznie uzupełniona jest również rubryka Na podstawie faktury. Wynika to z faktu, że cykl tworzony jest bezpośrednio z faktury kosztowej, z której przekopiowano te informacje. 

W systemie możesz użyć też tworzenia faktury poprzez opcję Własna definicja, która pozwala samodzielnie określić klienta oraz dane dotyczące produktu.  WAŻNE! Opcja własna definicja wymusza, by produkt, który chcesz dodać do cyklicznego wydatku był już dodany do bazy produktów. Dokładny opis tworzenia faktury cyklicznej według własnej definicji znajdziesz w TYM artykule. 

W formularzu określ datę rozpoczęcia wystawiania faktur przez cykl. Domyślnie będzie to kolejny dzień przypadający po dniu tworzenia cyklu. Aby zmienić tę datę, kliknij pole Data wystawienia pierwszej faktury i wybierz z kalendarza właściwy dzień, kiedy system wystawi pierwszą fakturę z cyklicznego wydatku. 

W polu Następnie wystawiaj kolejne faktury w odstępach określ odstęp czasowy w jakim system będzie wystawiał kolejne dokumenty. 

Zaznaczenie opcji Wystawiaj tylko w dni robocze spowoduje generowanie faktur tylko w dni robocze, czyli od poniedziałku do piątku bez względu na to czy któryś z nich jest ustawowo wolny od pracy. W momencie gdy data wystawienia wypadnie w sobotę lub w niedzielę, program wystawi fakturę dzień lub dwa później. Więcej informacji znajdziesz w dedykowanym artykule wystawianie faktur cyklicznych tylko w dni robocze.

Jeśli zaznaczysz checkbox przy opcji Automatycznie wysyłanie faktury e-mailem, będziesz mógł podać adres e-mail kontrahenta, na który system automatycznie wyślę fakturę utworzoną przez cykl. W przypadku faktur wydatkowych opcja nie jest potrzebna, gdyż fakturę na takie dane już otrzymaliśmy od kontrahenta.



Tak samo w przypadku opcji Wysyłaj powiadomienia, dzięki której możesz też skorzystać z powiadomień na własną skrzynkę mailową o wystawieniu faktury cyklicznej dla kontrahenta. W przypadku wydatków jest ona niepotrzebna. Ale jeśli zależy Ci na tym, by otrzymać powiadomienie o wystawieniu cyklicznego wydatku, pozostaw zaznaczony checkbox przy tej opcji. 

Opcja Wystawiaj dokumenty jako opłacone, dzięki której program generuje faktury cykliczne jako opłacone również nie ma zastosowania w przypadku kosztów. Nie często zdarza się tak, że prowadzany wydatek jest z góry opłacony. 



Opcję Inny od domyślnego format numerowania faktur również można pominąć, gdyż jak wiadomo faktury wydatkowe mają numery nadane przez Sprzedawcę. 



W polu Data sprzedaży na fakturze możesz wybrać w jakim formacie i jaki dzień pojawi się jako data sprzedaży. Do wyboru dostępne są następujące opcje:

- domyślna (data wystawienia faktury),
- tylko miesiąc i rok - w rubryce Data sprzedaży na fakturze data będzie składać się jedynie z miesiąca i roku, w którym transakcja jest realizowana,
- ostatni dzień miesiąca - w rubryce Data sprzedaży na fakturze system zawsze wstawi ostatni dzień miesiąca, w którym wystawia fakturę,
- wybrany dzień poprzedniego miesiąca lub wybrany dzień następnego miesiąca. 

Ważną opcją jest pole Kiedy zakończyć wystawianie, w którym możesz określić dzień, w którym cykl przestanie generować kolejne dokumenty. Najlepiej ustawiać ją tuż przed lub po kolejnym cyklu wygenerowanym przez program. UWAGA! Jeżeli nie wpiszesz daty w to pole, a wyłączysz w ogóle opcję faktur cyklicznych, faktury te daje będą generowane. Więcej informacji znajdziesz w artykule jak wyłączyć wystawianie faktur cyklicznych.

W polu Komentarz możesz dodać dodatkowe informacje, które będą widoczne w podsumowaniu cyklu, ale nie będą pojawiać się na samych dokumentach. 

Po skonfigurowaniu takiego cyklu wydatków możesz sprawdzić jego podstawowe parametry oraz listę wystawionych faktur z poziomu podglądu podsumowania cyklu. 



Sprawdź również:
Wydatki w systemie
Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych do zakładki Wydatki
Jak wprowadzić dodatkowe typy wydatków (np. umowa o prace, umowa o dzieło itp.)
Powiadomienie o wzroście faktury wydatkowej od sprzedawcy