Dodatkowe uwagi na fakturze KSeF (pola: Klucz i Wartość)
Przy aktywnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i przesyłaniu faktur sprzedażowych wymagana jest poprawność danych zgodnie ze schemą KSeF.
Czasami na fakturze musisz zamieścić informacje, dla których w standardowym formularzu KSeF nie ma dedykowanego miejsca (np. numer rejestracyjny auta, numer projektu lub dowolne uwagi do transakcji). Służy do tego sekcja Dodatkowy Opis, działająca w systemie Klucz-Wartość.
Czym jest "Klucz" i "Wartość"?
Możesz porównać te elementy do etykiety i jej treści:
- Klucz – to nazwa informacji, którą chcesz przekazać, np. numer partii towaru,
- Wartość – to konkretna dana przypisana do tej nazwy, czyli klucza, np. ABC12345.
Sekcja ta pozwala na elastyczność w komunikacji z Twoim kontrahentem, mimo sztywnej struktury e-faktury. Pamiętaj jednak, że dane te są przesyłane w formacie tekstowym i nie służą do wyliczeń podatkowych.
Dodatkowe informacje ze schemy KSeF w systemie Fakturownia
Aby zapewnić poprawne przesyłanie faktur do KSeF, wprowadziliśmy zmiany w sposobie obsługi uwag w Fakturowni. Zamiast jednego pola Uwagi, dostępna jest teraz specjalna sekcja oparta na strukturze klucz – wartość.
Aby dodać uwagę, kliknij przycisk + Dodaj uwagę, co spowoduje wyświetlenie odpowiednich pól do uzupełnienia. Dodanie uwag jest wymagane, jeśli w ustawieniach ogólnych konta lub działu nie zostały zdefiniowane wartości domyślne. W takim przypadku system automatycznie uzupełni je w formularzu wystawiania faktury.
Sekcja ta pozwala na dodanie parametrów wymaganych w schemacie: numeru wiersza, klucza oraz wartości. Domyślnie system przypisuje klucz Uwaga i wyświetla dodatkowe pole z zapisem Wpisz treść uwagi..., w którym można zdefiniować treść dodatkowych informacji. Jeśli treść uwag jest zdefiniowana w ustawieniach ogólnych konta lub działu, które są nadrzędne do ustawień konta, wartość ta trafia do pola dotyczącego treści. Jeśli żadna domyślna wartość dla uwag nie jest w systemie zdefiniowana, pole treść informacji pozostaje puste do uzupełnienia.
W sekcji uwagi dostępne są do wykorzystania następujące pola:
- numer pozycji faktury – pole widoczne po kliknięciu frazy Pokaż numery pozycji (domyślnie niewidoczne) (NrWiersza w schemie KSeF) – w tym polu możesz wskazać numer pozycji, do której odnoszą się uwagi; jeśli pole pozostawisz puste, będzie to oznaczać, że klucz i wartość dotyczą całego dokumentu; jeśli wskażesz numer pozycji z dokumentu, będzie to wskazywać, że klucz i wartość dotyczą tej konkretnej pozycji,
- rodzaj informacji, domyślnie Uwaga (Klucz w schemie KSeF) – w tym polu należy wskazać nazwę klucza, czyli etykiety, np. numer seryjny – w tym polu obowiązuje limit 256 znaków – system wyświetla listę z rodzajem treści do wyboru zaczytany z ostatnich 5 faktur; jeśli potrzebujesz dodać inny, skorzystaj z opcji więcej... i wpisz własną nazwę,
- treść informacji (Wartość w schemie KSeF) – w tym polu wskaż konkretną treść adnotacji na fakturze, która ma stanowić uzupełnienie klucza – w tym polu obowiązuje limit 256 znaków.
Jeśli potrzebujesz dodać dodatkowe wartości w sekcji z uwagami, skorzystaj z przycisku + Dodaj uwagę. System wyświetli dodatkowe pola do uzupełniania, gdzie domyślnie również jako rodzaj informacji pojawi się uwaga. Możesz wybrać z listy nazwę najczęściej przez Ciebie wybieraną lub dodać nową za pomocą opcji więcej....
Poniżej przedstawiamy przykładową fakturę z uzupełnioną sekcją uwag.
Eksport i import faktury z uwagami w formacie klucz i wartość
Fakturownia umożliwia eksport faktur do formatu XLS zarówno w standardowej wersji, jak i z uwzględnieniem pozycji faktur. W przypadku faktur zawierających uwagi, w nowym formacie dane te są zapisywane w pliku w kolumnach rodzaj informacji oraz treść informacji. Jeśli faktura zawiera kilka uwag, każda z nich jest eksportowana jako osobny wiersz przypisany do tego samego numeru faktury.
Jeśli potrzebujesz zaimportować do systemu faktury, które uwzględniają uwagi, w pliku importu dodaj je w kolumnach rodzaj informacji oraz treść informacji, a następnie w 2. kroku importu przypisz do nich zmienne description.kind : Uwaga - Rodzaj informacji oraz description.content : Uwaga - Treść informacji. Jeśli chcesz, by uwaga była przypisana do konkretnej pozycji, do wykorzystania dostępna jest również zmienna description.position_index : Uwaga - Numer pozycji faktury.
