Faktura cykliczna na postawie faktury

Możliwość automatycznego wystawiania dokumentów cyklicznie jest dostępna od planu Standard. Ta funkcja umożliwia zautomatyzowanie procesu wystawiania powtarzających się faktur dla wybranego klienta w określonych odstępach czasu. Z tego wpisu dowiesz się, jak stworzyć cykl faktur na podstawie innego dokumentu.

Faktura cykliczna na postawie faktury 

Aby móc tworzyć cykle faktur sprawdź, czy ta opcja jest aktywna na Twoim koncie - funkcja dokumentów cyklicznych dostępna jest w planach Standard, Pro i Pro Plus.

W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Automatyczne wystawianie dokumentów cyklicznych zaznacz checkbox przy opcji Dokumenty cykliczne i zapisz zmiany. 



W zakładce Przychody/Faktury pojawi się nowa opcja - faktury cykliczne. 

Faktury cykliczne można tworzyć w oparciu o dokument bazowy lub według własnej definicji, co pozwala wybrać produkt czy klienta z poziomu tworzenia cyklu. Szczegółowy opis tworzenia cyklu z własnej definicji znajdziesz w artykule własna definicja faktury cyklicznej. 

Faktura cykliczna na postawie faktury - dokument bazowy

Aby utworzyć cykl na podstawie faktury, najpierw wystaw dokument bazowy, z którego system skopiuje dane 1:1 do faktur generowanych automatycznie w ramach cyklu. Jeśli dokument bazowy został już wcześniej utworzony, będziesz mógł go wskazać podczas tworzenia cyklu.

W naszym przykładzie jako dokument bazowy wystawimy fakturę proformę. To dokument nieksięgowy, dlatego ewentualna potrzeba zmiany danych w trakcie trwania cyklu nie będzie wiązała się z koniecznością jego usunięcia i tworzenia od nowa. Przypominamy, że nie zaleca się edycji dokumentów księgowych, które trafiły już do obiegu gospodarczego.

Sprzedawanym produktem będzie miesięczna subskrypcja dostępu do platformy e-learningowej. Faktury będą wystawiane automatycznie co miesiąc, zawsze na ten sam produkt i kwotę.

Aby przygotować dokument bazowy przejdź do zakładki Przychody > Faktura Proforma > Dodaj. Uzupełnij dane Nabywcy, pozycje na fakturze oraz pozostałe ustawienia takie jak forma i termin płatności, a następnie zatwierdź utworzenie dokumentu za pomocą przycisku Zapisz.

W naszym przykładzie wykorzystaliśmy zmienne w tytule pozycji na fakturze. Dzięki temu system automatycznie wstawi miesiąc i rok, za który wystawiana jest subskrypcja, na kolejnych dokumentach generowanych przez cykl. Więcej o tym, jak stosować zmienne w tytule pozycji na fakturach cyklicznych, przeczytasz w artykule jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturach tworzonych przez cykl?

Jak utworzyć cykl na podstawie faktury? 

 
Jeśli dokument bazowy jest już utworzony na koncie, przejdź do zakładki Przychody > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna, aby utworzyć na jego podstawie cykl. 



W formularzu tworzenia faktury cyklicznej uzupełnij pole Opis oraz zaznacz checkbox przy opcji Na podstawie faktury. 

W rubryce Na podstawie faktury wybierz z listy podpowiedzi bazowy dokument wpisując nazwę, NIP kontrahenta lub numer faktury.



Jeśli jako dokument bazowy wybierzesz dokument nieksięgowy, przy polu Na podstawie faktury pojawi się dodatkowa opcja — checkbox Wystawiaj faktury VAT. Zaznacz go, jeśli chcesz, aby system automatycznie generował faktury VAT zamiast dokumentów nieksięgowych. Jeśli pozostawisz tę opcję niezaznaczoną, system będzie wystawiał dokumenty tego samego typu co dokument bazowy.



Uzupełnij pozostałe ustawienia cyklu — wskaż datę wystawienia pierwszej faktury oraz określ odstępy, w jakich mają być generowane kolejne dokumenty. Jeśli chcesz, możesz skorzystać z opcji automatycznej wysyłki faktury e-mailem do klienta zaraz po jej wystawieniu. Dodatkowo system może przesyłać powiadomienia o nowych fakturach także na Twój adres e-mail. Po skonfigurowaniu wszystkich parametrów kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć cykl.



Po zapisaniu system wyświetli podsumowanie ustawień utworzonego cyklu. Jeśli w ramach cyklu został już wystawiony dokument, w podsumowaniu pojawi się sekcja Wystawione faktury z numerem wystawionej faktury. Kliknięcie numeru przeniesie Cię bezpośrednio do jej podglądu.



Cykl możesz utworzyć także bezpośrednio z poziomu podglądu wystawionej faktury. W tym celu skorzystaj z menu podręcznego nad dokumentem, wybierając opcję Więcej opcji > Ustaw cykliczną. Numer faktury zostanie automatycznie uzupełniony w odpowiednim polu formularza. Następnie wystarczy, że skonfigurujesz pozostałe ustawienia cyklu.




Sprawdź również:
Jak utworzyć cykl faktur cyklicznych?
Wystawianie faktur cyklicznych tylko w dni robocze
Jak przetestować wystawianie faktur cyklicznych?
Jak wyłączyć wystawianie faktur cyklicznych?
Nie aktualizuj danych sprzedawcy na fakturach cyklicznych