Faktura cykliczna na postawie faktury
Utworzono:
2023-12-11
Ostatnia aktualizacja: 2024-01-19
Ostatnia aktualizacja: 2024-01-19
Liczba odwiedzin posta: 379
Możliwość automatycznego wystawiania dokumentów cyklicznie jest dostępna od planu Standard. Ta funkcja umożliwia zautomatyzowanie procesu wystawiania powtarzających się faktur dla wybranego klienta w określonych odstępach czasu. Z tego wpisu dowiesz się, jak stworzyć cykl faktur na podstawie innego dokumentu.
Aby móc tworzyć cykle faktur sprawdź, czy ta opcja jest aktywna na Twoim koncie.
W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Automatyczne wystawianie dokumentów cyklicznych zaznacz checkbox przy opcji Dokumenty cykliczne i zapisz zmiany.
W zakładce Przychody pojawi się nowa opcja - faktury cykliczne.
Faktury cykliczne można tworzyć w oparciu o dokument bazowy lub według własnej definicji, co pozwala wybrać produkt czy klienta z poziomu tworzenia cyklu. Szczegółowy opis tworzenia cyklu z własnej definicji znajduje się w artykule → Własna definicja faktury cyklicznej.
Aby utworzyć cykl na podstawie faktury wystaw najpierw dokument bazowy, z którego system przekopiuje dane 1:1 na dokumenty wystawiane przez cykl.
W naszym przykładzie, jako dokument bazowy wystawimy fakturę proformę. Jest to dokument nieksięgowy, więc jeśli w trakcie trwania cyklu zajdzie potrzeba zmiany danych, nie będzie się to wiązało z wyłączeniem cyklu i stworzeniem go od nowa. Nie powinno edytować się danych na dokumentach księgowych, które trafiły już do obiegu gospodarczego.
Produkt, który będziemy sprzedawać to miesięczna subskrypcja dostępu do platformy e-learningowej. Faktury będą wystawiały się co miesiąc na ten sam produkt i kwotę.
Aby przygotować dokument bazowy przechodzimy do zakładki Przychody > Faktura Proforma > Dodaj. Uzupełniamy dane Nabywcy, pozycje na fakturze oraz pozostałe ustawienia jak forma czy termin płatności i zatwierdzamy za pomocą przycisku Zapisz.
W naszym przykładzie skorzystaliśmy ze zmiennych w tytule pozycji na fakturze. Dzięki nim system automatycznie wstawi miesiąc i rok, za który subskrypcja będzie opłacana dla kolejno tworzonych dokumentów. Więcej o zmiennych w tytule pozycji na fakturze dla faktur cyklicznych przeczytasz w tym artykule → Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturach tworzonych przez cykl?
Jeśli dokument bazowy jest już utworzony w ramach konta, przejdź do zakładki Przychody > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna, aby utworzyć na jego podstawie cykl.
W formularzu tworzenia faktury cyklicznej uzupełnij Opis oraz zaznacz checkbox przy opcji Na podstawie faktury.
W rubryce Na podstawie faktury wybierz z listy bazowy dokument wpisując nazwę, NIP kontrahenta lub nr faktury.
Jeśli bazą jest dokument nieksięgowy, obok rubryki Na podstawie faktury pojawi się checkbox Wystawiaj faktury VAT. Jeśli chcesz, aby system wystawiał od razu faktury VAT, zaznacz tę opcję. Nieskorzystanie z tej opcji spowoduje, że system będzie wystawiał taki sam typ dokumentu nieksięgowego jak dokument bazowy.
Uzupełnij pozostałe ustawienia cyklu. Wybierz datę wystawienia pierwszej faktury oraz w jakich odstępach mają się one wystawiać. Skorzystaj z opcji automatycznej wysyłki faktury e-mailem, jeśli chcesz aby system od razu po wystawieniu wysyłał dokument. Możesz również przesyłać powiadomienia na własny adres e-mail, kiedy nowa faktura z cyklu zostanie wystawiona. Po skonfigurowaniu wszystkich ustawień zatwierdź utworzenie cyklu za pomocą przycisku Zapisz.
System wyświetli podsumowanie ustawień utworzonego cyklu. Jeśli cykl wystawi dokument, na podsumowaniu pojawi się zapis Wystawione faktury, gdzie widoczny będzie numer wystawionego dokumentu, którego kliknięcie przenosi do jego podglądu.
Utworzenie cyklu na podstawie dokumentu dostępne jest również bezpośrednio z poziomu podglądu wystawionej faktury. Z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Ustaw cykliczną. Numer dokumentu zostanie automatycznie podstawiony do dedykowanej rubryki. Skonfiguruj pozostałe ustawienia cyklu.
Sprawdź również:
Faktura cykliczna na postawie faktury
Aby móc tworzyć cykle faktur sprawdź, czy ta opcja jest aktywna na Twoim koncie.
W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Automatyczne wystawianie dokumentów cyklicznych zaznacz checkbox przy opcji Dokumenty cykliczne i zapisz zmiany.
W zakładce Przychody pojawi się nowa opcja - faktury cykliczne.
Faktury cykliczne można tworzyć w oparciu o dokument bazowy lub według własnej definicji, co pozwala wybrać produkt czy klienta z poziomu tworzenia cyklu. Szczegółowy opis tworzenia cyklu z własnej definicji znajduje się w artykule → Własna definicja faktury cyklicznej.
Faktura cykliczna na postawie faktury - dokument bazowy
Aby utworzyć cykl na podstawie faktury wystaw najpierw dokument bazowy, z którego system przekopiuje dane 1:1 na dokumenty wystawiane przez cykl.
W naszym przykładzie, jako dokument bazowy wystawimy fakturę proformę. Jest to dokument nieksięgowy, więc jeśli w trakcie trwania cyklu zajdzie potrzeba zmiany danych, nie będzie się to wiązało z wyłączeniem cyklu i stworzeniem go od nowa. Nie powinno edytować się danych na dokumentach księgowych, które trafiły już do obiegu gospodarczego.
Produkt, który będziemy sprzedawać to miesięczna subskrypcja dostępu do platformy e-learningowej. Faktury będą wystawiały się co miesiąc na ten sam produkt i kwotę.
Aby przygotować dokument bazowy przechodzimy do zakładki Przychody > Faktura Proforma > Dodaj. Uzupełniamy dane Nabywcy, pozycje na fakturze oraz pozostałe ustawienia jak forma czy termin płatności i zatwierdzamy za pomocą przycisku Zapisz.
W naszym przykładzie skorzystaliśmy ze zmiennych w tytule pozycji na fakturze. Dzięki nim system automatycznie wstawi miesiąc i rok, za który subskrypcja będzie opłacana dla kolejno tworzonych dokumentów. Więcej o zmiennych w tytule pozycji na fakturze dla faktur cyklicznych przeczytasz w tym artykule → Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturach tworzonych przez cykl?
Jak utworzyć cykl na podstawie faktury?
Jeśli dokument bazowy jest już utworzony w ramach konta, przejdź do zakładki Przychody > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna, aby utworzyć na jego podstawie cykl.
W formularzu tworzenia faktury cyklicznej uzupełnij Opis oraz zaznacz checkbox przy opcji Na podstawie faktury.
W rubryce Na podstawie faktury wybierz z listy bazowy dokument wpisując nazwę, NIP kontrahenta lub nr faktury.
Jeśli bazą jest dokument nieksięgowy, obok rubryki Na podstawie faktury pojawi się checkbox Wystawiaj faktury VAT. Jeśli chcesz, aby system wystawiał od razu faktury VAT, zaznacz tę opcję. Nieskorzystanie z tej opcji spowoduje, że system będzie wystawiał taki sam typ dokumentu nieksięgowego jak dokument bazowy.
Uzupełnij pozostałe ustawienia cyklu. Wybierz datę wystawienia pierwszej faktury oraz w jakich odstępach mają się one wystawiać. Skorzystaj z opcji automatycznej wysyłki faktury e-mailem, jeśli chcesz aby system od razu po wystawieniu wysyłał dokument. Możesz również przesyłać powiadomienia na własny adres e-mail, kiedy nowa faktura z cyklu zostanie wystawiona. Po skonfigurowaniu wszystkich ustawień zatwierdź utworzenie cyklu za pomocą przycisku Zapisz.
System wyświetli podsumowanie ustawień utworzonego cyklu. Jeśli cykl wystawi dokument, na podsumowaniu pojawi się zapis Wystawione faktury, gdzie widoczny będzie numer wystawionego dokumentu, którego kliknięcie przenosi do jego podglądu.
Utworzenie cyklu na podstawie dokumentu dostępne jest również bezpośrednio z poziomu podglądu wystawionej faktury. Z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Ustaw cykliczną. Numer dokumentu zostanie automatycznie podstawiony do dedykowanej rubryki. Skonfiguruj pozostałe ustawienia cyklu.
Sprawdź również:
Powrót
Dodaj komentarz