Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturze (np. dzień, miesiąc, rok) na fakturach cyklicznych?

Chcesz, aby tytuł pozycji na wystawianej fakturze zmieniał się automatycznie — na przykład pokazywał bieżący miesiąc lub rok? W tym artykule wyjaśniamy, jak dzięki zmiennym takim jak {{month}}, {{year}}, {{day}}, a także bardziej zaawansowanym (np. {{month_in_words}}, {{next_month}}, {{previous_year}}) przygotować fakturę bazową i ustawić faktury cykliczne. Dzięki temu dokumenty generowane z cyklu będą uwzględniały zmienne wartości bez konieczności wprowadzania ich ręcznie.

Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturze (np. dzień, miesiąc, rok) na fakturach cyklicznych?

Faktury cykliczna to funkcja w systemie Fakturownia dostępna w planach Standard, Pro i Pro Plus, dzięki której możesz zautomatyzować proces tworzenia dokumentów w sytuacji, gdy cyklicznie wystawiasz ten sam dokument dla tego samego kontrahenta. Więcej o fakturach cyklicznych przeczytasz w artykule faktura cykliczna - jak stworzyć cykl faktur cyklicznych.

System pozwala również stworzyć cykl faktur w taki sposób, aby dokumenty generowane w jego ramach uwzględniały w pozycjach konkretny dzień i miesiąc, za który faktura jest wystawiana. Jeśli chcesz wystawiać faktury cykliczne, aktywuj tę opcję w ustawieniach konta.

Aby wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturze (np. dzień, miesiąc, rok) na fakturach cyklicznych:
 

1. wystaw proformę, która będzie stanowić dokument bazowy dla cyklu - aby wystawić proformę, przejdź do zakładki Przychody/Faktury > Faktury Proforma > Dodaj i uzupełnij niezbędne informacje,
2. do nazwy produktu/usługi dodaj potrzebne zmienne - lista zmiennych, z których możesz skorzystać dostępna jest poniżej, 
   
   WAŻNE! Jeśli na koncie aktywna jest blokada dodawania na fakturze tylko produktów dodanych do bazy, utwórz najpierw produkt w bazie uwzględniając w jego nazwie zmienne, jeśli blokada nie jest aktywna zmienne możesz dodać z poziomu wyboru pozycji na dokumencie bazowym. Po zapisaniu dokumentu produkt utworzy się w bazie automatycznie.
   
    
    
3. zatwierdź utworzenie dokumentu bazowego przyciskiem Zapisz - system wyświetli gotowy dokument bazowy. 
   
    

 
Dostępne są również zmienne, które pozwalają określać parametry roku na przełomie roku:
 

• rok następny w grudniu poprzedniego roku {{next_month_year}},
• rok poprzedni w styczniu następnego roku {{previous_month_year}}. 

 
Powyższych zmiennych możesz również użyć w polu Uwagi oraz na kartach produktów lub usług i w opisach tych produktów.

Jak utworzyć cykl na podstawie proformy ze zmiennymi w nazwie pozycji?

Aby kolejne dokumenty uwzględniały wartości odpowiadające zmiennym z pozycji zgodne z momentem wystawiania dokumentu z cyklu, należy utworzyć cykl faktur na bazie tej proformy. 

W tym celu:
 

1. przejdź do podglądu proformy i z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Ustaw cykliczną, 
   
   
    
2. uzupełnij opis cyklu (jest to informacja wewnętrzna w systemie) oraz skonfiguruj pozostałe ustawienia cyklu - jeśli chcesz, by cykl wystawiał faktury VAT, zaznacz checkbox Wystawiaj faktury VAT, jeśli cykl ma wystawiać proformy nie zaznaczaj tej opcji, 
   
   
    
3. w pozostałych polach określ kiedy system ma wystawić pierwszą fakturę oraz w jakich odstępach, określ adres e-mail, na którą system wyśle wystawiony dokument - szczegółowymi opis opcji znajdziesz w artykule jak zapoczątkować cykl faktur,
4. zatwierdź utworzenie cyklu przyciskiem Zapisz.

Cykl możesz również utworzyć po przejściu do zakładki Przychody/Faktury > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna. Wybierz oznaczenie Na podstawie faktury i w dedykowanym polu wskaż numer proformy ze zmiennymi w pozycji.

PAMIĘTAJ! Jeśli chcesz od razu wygenerować fakturę cykliczną (np. aby przetestować, czy działają zmienne) zmień datę w polu Data wystawienia pierwszej faktury na dzisiejszą. Zmienne ustawione na dokumencie bazowym nie wskażą dnia czy miesiąca, dopiero dokument wystawiony z cyklu będzie uwzględniał dzień, miesiąc czy rok zgodny z datą wystawienia np. grudzień 2025.



W sekcji Wystawione faktury znajdziesz pierwszą wystawioną fakturę cykliczna, na której możesz zweryfikować poprawność zmiennych i wrócić do dalszych ustawień cyklu poprzez przycisk Edytuj. Pamiętaj, aby na etapie testowania zmiennych nie zaznaczać checkboxa Automatycznie wysyłanie faktury e-mailem, bo to spowoduje wysłanie testowej faktury cyklicznej na podany w tym polu e-mail klienta.

Dokument wystawiony przez cykl zamiast zmiennych będzie miał dane zgodne z datą wystawienia.



Sprawdź działanie faktur cyklicznych z uwzględnieniem zmiennych w nazwie w formie wideo:

Sprawdź również:
Jak przetestować wystawianie faktur cyklicznych?
​​​​​​Wydatki cykliczne
Własne role - dostęp do faktur cyklicznych
Własna definicja faktury cyklicznej oraz jak utworzyć faktury cykliczne poprzez funkcję 'dodaj podobny'?