Funkcja komplet dokumentów pozwala biurom rachunkowym wysłać klientowi e-mail z prośbą o zebranie faktur za dany miesiąc i odebrać od niego potwierdzenie, że dokumenty są gotowe do zaksięgowania. Biuro klika przypomnij o komplecie przy wybranej firmie — klient otwiera link w mailu, widzi listę faktur i klika Potwierdzam komplet, a biuro po odświeżeniu listy firm zobaczy zaktualizowany status. Przypomnienie możesz wysłać ręcznie, do wielu firm jednocześnie lub ustawić automatyczną wysyłkę w wybranym dniu miesiąca. Funkcja działa wyłącznie dla kont z aktywnym modułem biura rachunkowego.
Jak wysłać przypomnienie o komplecie dokumentów?
Na liście obsługiwanych firm w panelu biura przy wybranej firmie kliknij ikonę trzech kropek, a następnie wybierz Przypomnij o komplecie.
W oknie, które się pojawi, możesz:
- sprawdzić adres e-mail odbiorcy - system automatycznie wybiera właściciela konta, administratora lub użytkownika (w tej kolejności, na podstawie uzupełnionego adresu e-mail),
- edytować treść wiadomości - pola z nazwą biura, linkiem i miesiącem uzupełnią się automatycznie,
- zaznaczyć opcję Zapisz jako mój domyślny szablon, żeby ta sama treść była proponowana przy kolejnych przypomnieniach o brakujących dokumentach,
- kliknąć Wyślij, aby wysłać przypomnienie.
Jak ustawić automatyczne przypomnienia o komplecie?
W tym samym oknie włącz opcję Wyślij przypomnienie automatycznie i wybierz dzień miesiąca, w którym system ma wysłać wiadomość. Automatyczne przypomnienie o zebraniu faktur wychodzi jednorazowo - w dokładnie wskazanym dniu (jeśli miesiąc ma mniej dni, wysyłka spada na ostatni dzień miesiąca). Jeśli klient nie potwierdził kompletu do końca miesiąca, kolejna wysyłka automatyczna nastąpi dopiero w tym samym dniu następnego miesiąca.
Wysyłka przypomnienia do wielu klientów naraz
Zaznacz checkboxy przy wybranych firmach na liście, a następnie skorzystaj z opcji wysyłki masowej dostępnej nad listą. Po wysyłce zobaczysz podsumowanie: do ilu firm przypomnienie zostało wysłane, a ile zostało pominiętych (np. bo klient już potwierdził komplet za dany miesiąc, albo nie udało się ustalić odbiorcy e-maila).
Co widzi klient po otrzymaniu przypomnienia?
Klient otrzymuje e-mail z linkiem ważnym do końca kolejnego miesiąca.
Po kliknięciu, bez logowania, klient widzi:
- nazwę swojej firmy i miesiąc, którego dotyczy przypomnienie,
- liczbę faktur przychodowych i kosztowych za dany miesiąc (klikalne — prowadzą do podglądu dokumentów; jeśli nie jesteś akurat zalogowany na koncie swojej firmy, najpierw zobaczysz ekran logowania),
- przycisk Potwierdzam komplet.
Po potwierdzeniu dokumentów komunikat będzie wskazywał datę i godzinę potwierdzenia.
Liczba faktur widoczna na stronie potwierdzenia jest aktualizowana na bieżąco — jeśli między wysłaniem przypomnienia a kliknięciem przycisku do konta klienta wpłyną nowe dokumenty, klient zobaczy ich zaktualizowaną liczbę.
Po kliknięciu Potwierdzam komplet biuro otrzymuje e-mail z informacją, że można przystąpić do księgowania.
Jeśli link wygasł lub jest nieprawidłowy, klient zobaczy komunikat z prośbą o kontakt z biurem w celu otrzymania nowego linku.
Jak sprawdzić status potwierdzenia na liście firm?
Przy każdej firmie na liście zobaczysz ikonę informującą o bieżącym statusie:
| Ikona | Znaczenie |
|---|---|
| Zielony znacznik | Klient potwierdził komplet za wybrany miesiąc. Po najechaniu kursorem zobaczysz datę potwierdzenia. |
| Szary zegar | Klient jeszcze nie potwierdził kompletu za wybrany miesiąc. |
FAQ - pytania i odpowiedzi
Dlaczego opcja “Przypomnij o komplecie” bywa niedostępna
Przypomnienie trafia zawsze do jednej, konkretnej osoby po stronie klienta. System szuka jej w takiej kolejności: najpierw Właściciel konta, potem Administrator, na końcu Użytkownik — role Księgowy i Operator nigdy nie są brane pod uwagę.
Opcja jest wyszarzona z komunikatem “Brak użytkownika po stronie klienta”, gdy zajdzie jedna z dwóch sytuacji:
- na koncie klienta nikt nie ma roli Właściciel, Administrator ani Użytkownik (są tylko osoby z rolą Księgowy/Operator, albo nie ma tam nikogo poza dostępem Twojego biura),
- osoba z jedną z tych ról jest lub kiedykolwiek była dodana jako użytkownik na koncie Twojego biura rachunkowego — system uznaje ją wtedy za osobę z biura, a nie prawdziwego klienta, i pomija ją.
ℹ️ Najczęstszy przypadek: gdy tworzysz klientowi nowe konto w ramach paczki, automatycznie stajesz się jego Właścicielem. Dopóki nie dodasz samego klienta jako osobnego użytkownika, opcja pozostanie niedostępna.
Jak to naprawić? Dodaj klienta jako użytkownika na jego koncie po przejściu do zakładki Ustawienia > Użytkownicy, wybierając dla niego rolę Właściciel konta, Administrator lub Użytkownik — na adres e-mail, który nie jest i nigdy nie był używany na koncie Twojego biura.