Wróć do https://fakturownia.pl ↩
Logowanie | Rejestracja
Dodaj sugestię +
  1. Fakturownia - Baza wiedzy
  2. Integracja z KSeF
  3. Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z

Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni

Utworzono: 2026-01-21
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-22
Liczba odwiedzin posta: 1088
Autoryzacja manualna (zaawansowana) ta opcja jest przeznaczona przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie.

Wybór sposobu autoryzacji konta KSeF w Fakturowni: automatyczna (zalecana) lub manualna (zaawansowana).

W autoryzacji automatycznej Fakturownia może wygenerować certyfikaty w trakcie procesu, ale jeśli integrujesz KSeF równolegle w kilku systemach, praktyczniej jest wygenerować certyfikaty po stronie KSeF, czyli w Aplikacji Podatnika KSeF DEMO (od 01.02.2026r w środowisku produkcyjnym KSeF będzie to np. w Aplikacji Podatnika / MCU), a następnie wgrać ten sam zestaw certyfikatów do wybranych narzędzi.

Spis treści  

Limity certyfikatów po stronie KSeF


W KSeF obowiązują restrykcyjne limity certyfikatów narzucone przez Ministerstwo Finansów. Limity te nie zależą od Fakturowni – wynikają z zasad działania KSeF.

Najczęściej spotykane ograniczenia:
  • maksymalnie 2 aktywne certyfikaty jednocześnie (w praktyce: aktywna para certyfikatów do uwierzytelniania + offline),
  • dodatkowo obowiązuje limit generowania certyfikatów w okresie 30 dni:
  • przy autoryzacji opartej o Profil Zaufany (JDG/PESEL): do 6 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 3 pary),
  • przy podpisie kwalifikowanym / pieczęci kwalifikowanej (spółki i inne podmioty): do 100 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 50 par).

Aby sprawdzić stan certyfikatów i limity, zaloguj się bezpośrednio do Aplikacji Podatnika KSeF DEMO i przejdź do zakładki Certyfikaty.

Jeżeli przekroczysz limit generowania certyfikatów, KSeF zablokuje Ci na 30 dni od daty wygenerowania ostatniego certyfikatu, możliwość stworzenia kolejnych certyfikatów. Nie da się tego obejść po stronie Fakturowni. W takiej sytuacji należy kontaktować się z zespołem technicznym KSeF lub odczekać 30 dni, aż blokada minie.

Jeżeli limity nie są przekroczone, a problemem są aktywne certyfikaty:
  • dezaktywuj aktywne certyfikaty w KSeF (zgodnie z zasadami KSeF),
  • przejdź ponownie proces autoryzacji w Fakturowni.
 

Czy jedna firma może używać wielu certyfikatów KSeF?


To zależy od sposobu uwierzytelniania i identyfikatora, z którym certyfikat jest powiązany:

Podpis/pieczęć kwalifikowana powiązana z NIP (typowe dla spółek): KSeF dopuszcza generowanie wielu certyfikatów, którym można nadać własne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach.

Profil Zaufany / certyfikat powiązany z PESEL (częste w JDG): w praktyce KSeF wymaga spójnego używania tej samej aktywnej pary certyfikatów dla danego NIP. To oznacza, że jeśli korzystasz z kilku systemów, najlepiej wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i wgrać ten sam zestaw do wszystkich narzędzi integrujących się z KSeF.
 

Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni


Ta metoda polega na tym, że:
  1. generujesz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF DEMO,
  2. pobierasz je na komputer,
  3. wgrywasz do Fakturowni (w dwóch etapach: uwierzytelniający i offline).
 

Co przygotować?


Potrzebujesz łącznie czterech plików:
  1. certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key,
  2. certyfikat offline: offline.crt + offline.key,  
  3. oraz haseł do kluczy prywatnych (.key), które ustawiasz podczas generowania w KSeF.
Bezpieczeństwo! Plik .key i jego hasło to dane wrażliwe. Przechowuj je bezpiecznie i nie udostępniaj nieuprawnionym osobom.

Lista plików certyfikatów i kluczy: Test Fakturownia.crt, .key oraz wersje offline do autoryzacji KSeF.

 
Część I – wygeneruj i pobierz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
 

Certyfikat uwierzytelniający .crt + klucz prywatny .key

 
  1. W Aplikacji Podatnika wejdź w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
  2. Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat uwierzytelniający,
  3. wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
  4. kliknij Generuj,Formularz generowania certyfikatu "Test Fakturownia" w Aplikacji Podatnika KSeF z wymaganiami dotyczącymi hasła.
  5. wybierz przeznaczenie certyfikatu: Uwierzytelnienie w systemie KSeF 
  6. następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,Wygenerowano klucz prywatny w Aplikacji Podatnika KSeF z przeznaczeniem do uwierzytelnienia w systemie oraz datą ważności od 13.01.2026.
  7. po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat Komunikat potwierdzający pomyślne wydanie certyfikatu KSeF z przyciskami „Pobierz certyfikat” i „Lista certyfikatów”.


Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie  - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.


Certyfikat offline: offline.crt + offline.key,


Po pobraniu pierwszej pary certyfikatów: certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key, musisz pobrać drugą parę, czyli certyfikat offline: offline.crt + offline.key.
 
  1. Możesz zacząć od ostatniego kroku i wybrać Wnioskuj o kolejny certyfikat lub zacząć od początku i w Aplikacji Podatnika wejść w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
  2. Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat offline,
  3. wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
  4. kliknij Generuj,Formularz generowania certyfikatu "Test Fakturownia" w Aplikacji Podatnika KSeF z wymaganiami dotyczącymi hasła.
  5. wybierz przeznaczenie certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy 
  6. następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,Proces generowania klucza prywatnego w Aplikacji Podatnika KSeF – wybór daty ważności i celu certyfikatu.
  7. po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat Komunikat potwierdzający pomyślne wydanie certyfikatu KSeF z przyciskami „Pobierz certyfikat” i „Lista certyfikatów”.


Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie  - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.
 

Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni 

 
  1. W Fakturowni przejdź do: Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO > Kliknij Aktywuj
  2. Przejdź do wyboru metody i wybierz Autoryzacja manualna (zaawansowana) Wybór sposobu autoryzacji konta KSeF w Fakturowni: automatyczna (zalecana) lub manualna (zaawansowana).
  3. Wybierz Numer NIP firmy
  4. Na ekranie widnieje Etap 1 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat uwierzytelniający pobrany z KSeF
  5. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat uwierzytelniający (plik) .crt,
  6. Kliknij Dalej Formularz dodawania certyfikatu uwierzytelniającego w KSeF – krok 1: załączenie pliku .crt wygenerowanego w Aplikacji Podatnika.
  7. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) – plik .key,
  8. W polu Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
  9. Następnie kliknij przycisk Przejdź do certyfikatu offlineDodawanie klucza .key i hasła certyfikatu uwierzytelniającego w KSeF – krok 2 autoryzacji konta przez Aplikację Podatnika.
  10. Na ekranie widnieje teraz Etap 2 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat offline pobrany z KSeF 
  11. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat offline (plik) .crt
  12. Kliknij Dalej, Dodawanie pliku .crt dla certyfikatu offline w drugim etapie autoryzacji KSeF w aplikacji Fakturownia.
  13. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) – plik .key,
  14. W polu Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
  15. Na koniec kliknij Zapisz certyfikaty Wgrywanie pliku .key i podanie hasła do klucza offline w ostatnim kroku autoryzacji certyfikatu KSeF w Fakturowni.
  16. Po poprawnym wgraniu zobaczysz komunikat „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” – oznacza to, że połączenie dla wybranego NIP jest aktywne. Zielony komunikat potwierdzający zakończenie procesu autoryzacji certyfikatu KSeF w Fakturowni z powodzeniem.


Ustawienia wysyłki dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny


Po udanym połączeniu należy określić formę działania integracji z KSeF (DEMO) możesz włączyć automatyczną lub ręczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF DEMO
 

Tryb automatyczny 

W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia przekazuje ją do KSeF DEMO zgodnie z wybranym zakresem. Jeśli masz aktywną automatyczną wysyłkę, wszystkie dokumenty kwalifikujące się do wysyłki do KSeF (zgodnie z wybraną opcją) wygenerowane podczas testów zostaną wysłane do DEMO – również dokumenty utworzone przez integracje (np. e-commerce), faktury cykliczne itp.

Do testów integracji nie zalecamy włączania automatycznej wysyłki.
 
  1. Włącz suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF
  2. Wybierz, jakie dokumenty mają być wysyłane automatycznie:

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami.

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm i osób prywatnych
    Automatycznie wysyłane są dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami jaki i również dokumenty dla osób fizycznych bez NIP. Pamiętaj, że wysyłka dokumentów dla osób prywatnych do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).

  • Tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski (dokumenty dla firm zagranicznych należy wysyłać ręcznie)
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski. Dokumenty dla firm zagranicznych i osób prywatnych nie są wysyłane automatycznie. Pamiętaj, że dokumenty zagraniczne po weryfikacji obowiązkowo należy przesłać do KSeF ręcznie! Dokumenty dla osób prywatnych– jeśli chcesz je przekazać do KSeF, zleć wysyłkę ręcznie wysyłka takich dokumentów do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).


Ustawienia automatycznej wysyłki do KSeF DEMO: suwak automatu oraz wybór zakresu dokumentów (firmy / firmy i osoby prywatne / tylko firmy z Polski).

W trybie automatycznym wystarczy, że na fakturze użyjesz przycisku Zapisz, a system według wybranej opcji:
  • zapisze dokument w Fakturowni,
  • wyśle go do KSeF,
  • po nadaniu numeru KSeF umożliwi wysyłkę e-maila do klienta.
 

Tryb ręczny – pełna kontrola nad wysyłką


Jeżeli wolisz decydować osobno dla każdej faktury, wybierz tryb ręczny.

Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF" jest wyłączona. Oznacza to, że faktury nie będą automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur – użytkownik będzie musiał wysyłać je ręcznie.

Na formularzu faktury zobaczysz wtedy dwa przyciski:

Zapisz – zapisuje dokument tylko w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF.

Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje fakturę i od razu wysyła ją do KSeF (system aktualizuje status i numer KSeF, gdy tylko zostaną nadane).


Pamiętaj iż wersja DEMO służy wyłącznie do przygotowania się przed autoryzacją środowiska produkcyjnego, które będzie używane do faktycznej wysyłki i pobierania e-faktur od 2026 roku.

Wszystkie informacje w tym artykule odpowiadają stanowi integracji na dzień 21 stycznia 2026 r.. Ministerstwo Finansów na bieżąco aktualizuje zasady działania KSeF, dlatego interfejs i szczegóły procesu mogą się w przyszłości zmienić.

Masz pytania? Wątpliwości? Sugestie, jak możemy dalej rozwijać wtyczkę? Napisz do nas na integracje@fakturownia.pl

Sprawdź również: 
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF DEMO?
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku


Powrót

Dodaj komentarz


« powrót

Najnowsze