Eksport pliku Fakturowni do formatu ustrukturowanego KSeF XML

Utworzono: 2022-06-17
Ostatnia aktualizacja: 2024-04-15
Liczba odwiedzin posta: 14196

Za pomocą Fakturowni możesz wyeksportować swoje dokumenty do formatu zgodnego z Krajowym Systemem e-Faktur. Wyeksportowany dokument można w prosty sposób zaimportować w Krajowym Systemie e-Faktur.  System e-fakturowania wdrożyło wiele państw europejskich. W Polsce KSeF funkcjonuje od 2022 r. Obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od III kwartału 2024 r. będzie obligatoryjne.

Jak wyeksportować plik do formatu KSeF XML?

Przed przystąpieniem do eksportu dokumentów upewnij się, że wypełniłeś/aś na fakturze odpowiednie pola:
  • numer faktury
  • miejsce i data wystawienia faktury
  • data sprzedaży
  • imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy
  • NIP sprzedawcy
  • ulica i numer sprzedawcy
  • kod pocztowy i miejscowość sprzedawcy
  • kraj sprzedawcy
  • imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy
  • NIP nabywcy (opcjonalnie)
  • ulica i numer nabywcy
  • kod pocztowy i miejscowość nabywcy
  • kraj nabywcy
  • nazwa pozycji na fakturze
  • jednostka pozycji na fakturze
  • cena netto pozycji na fakturze
  • VAT (%) pozycji na fakturze
  • płatność
W przypadku faktury korygującej dodatkowo:
  • przyczyna korekty,
  • ID KSeF faktury korygowanej.
Wejdź do Ustawień profilu w Fakturowni i kliknij Aplikacje/Dodatki. Tam znajdziesz aplikację KSEF XML.
Kliknij w nią oraz w przycisk AKTYWUJ/URUCHOM. Następnie postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
  1. Na swojej liście faktur w Fakturowni zaznacz checkbox przy fakturze lub fakturach, które chcesz wyeksportować.

    lista faktur zaznaczone checkboxy


  2. Następnie kliknij Eksport/Wydruki w prawym górnym rogu listy i wybierz Eksport KSeF XML.


  3. Poczekaj, aż system przetworzy żądanie i pobierz gotowy plik na swój komputer!

  4. To wszystko! Plik jest już na Twoim dysku.

UWAGA! Jeśli dostałeś/aś komunikat o błędzie, upewnij się, czy wypełnione zostały wszystkie potrzebne pola na fakturze (wymienione wyżej). W razie potrzeby możesz także zweryfikować brakujące elementy na dokumencie, klikając w ten link. Przekieruje Cię on do broszury informacyjnej nt. struktury faktur zgodnych z KSeF XML. Możesz znaleźć tam wyjaśnienia poszczególnych znaczników (od strony 55), które powinny pomóc Ci w znalezieniu błędu.

Jak zaimportować plik do Krajowego Systemu e-Faktur?

  1. Wejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login

    krajowy system e-faktur import z fakturowni

  2. Zaloguj się do swojego profilu zaufanego, bądź potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym.

  3. Uwierzytelnij swoje dane.

  4. Po zalogowaniu wgraj plik e-faktury i poczekaj, aż system ją zaakceptuje. 

  5. Kliknij przycisk Wystaw Fakturę.

  6. Gotowe! Twój dokument uzyska unikalny token, a także pojawi się na liście faktur.

Jak wprowadzić numer KSeF faktury do Fakturowni?

Jeśli zaimportowałeś swój dokument do KSeF, zostanie mu nadany unikalny numer KSeF faktury. Numer ten możesz łatwo wprowadzić i przypisać do konkretnego dokumentu w Fakturowni. 
  1. Wejdź w podgląd swojej faktury w Fakturowni.
  2. Kliknij Więcej opcji.
  3. Wybierz Dodaj numer KSeF.   
  4. Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować. 
  5. Kliknij Zapisz. Numer pojawi się w dedykowanym polu pod dokumentem. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF? Odwiedź naszą stronę poświęconą Krajowemu Systemowi e-Faktur
 



Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Jan Kowalski
Szanowni Państwo,

czy istnieje możliwość wygenerowania korekty faktury VAT zgodnej z formatem ustrukturowanym KSeF XML?

2022-08-08 11:06


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
niestety na chwilę obecną możliwy jest jedynie podstawowy eksport dokumentów do formatu KSeF. Obejmuje on eksport faktur VAT do formatu ustrukturyzowanego. 
Docelowo chcemy zapewnić naszym Klientom pełną funkcjonalność wynikającą z integracji obu systemów.

2022-08-08 12:44


Avatar sugester medium
Tomasz
Czy ten eksport bedzie wymagany do kazdej faktury indywidualnie, manualnie, codziennie?

Czy mozna to bedzie robic np. raz w tygodniu, albo raz w miesiacu dla wszystkich faktur zbiorczo?

2022-12-08 08:52


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 
częstotliwości eksportu i importu faktur do KSeFu są określone przez rząd i na chwile obecną zapis ustawy wskazuje, że każda wystawiona faktura, powinna być wysłany do KSeF w dniu jego wystawienia. Ze względu na to, że KSeF ma się stać programem obowiązkowym dopiero od 2024 roku, to zapis ustawy może jeszcze ulec zmianie. 

Więcej informacji można znaleźć na oficjalnej stronie KSeF https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

2022-12-08 11:07


Avatar sugester medium
Jakub
Dzień dobry,

Czy docelowo eksport faktur i korekt z Państwa programu będzie mógł się odbywać automatycznie, zaraz po wystawieniu faktury?

2023-01-04 17:51


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry, tak.
Planujemy stworzyć aplikację, która pozwoli na automatyczną wysyłkę faktur do KSeF po API. Niestety na chwilę obecną nie jestem w stanie określić przybliżonego terminu, kiedy aplikacja powstanie. Na pewno prace nad nią ruszą już w niedalekiej przyszłości.

2023-01-05 12:16


Avatar sugester medium
Jakub
Dzien dobry, Czy docelowo beda zaciagaly sie do ksef takie poka jak numer zamowienia i ewentualnie numer umowy?

2023-01-13 08:44


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
docelowo planujemy stworzyć aplikację KSeF, która będzie przesyłała informacje po API. Dzięki temu będzie możliwe przesyłanie do KSeF różnych typów dokumentów wraz z wszystkimi polami znajdującymi się na fakturach (takimi, które akceptuje KSeF), a także zaciąganie faktur z KSeF i uzyskiwanie numeru identyfikacyjnego danej faktury w KSeF. 

Jeśli chodzi o aktualny eksport plików do KSeF (czyli pobieranie dokumentów w formacie KSeF XML), również jest on rozwijany o nowe możliwości i nowe typy dokumentów. 

2023-01-13 10:39


Avatar sugester medium
Tadeusz
Prnt screnn
podczas eksportowania faktur, napotykam błąd ( w załączniku )

według Panstwa wskazówek i przeczytania wytycznych mam wypełniane wszystkie pola wymagające w fakturach, jednak wciąż wywala błąd,

nie wiem co określa błąd wynikajacy w momencie eksportu faktur,

jedynie co mogę robić żle to że faktury wysyłam zbiorczo pod koniec np tygodnia lub miesiaca, jednak nie ma to znaczenia gdyż system KSef zmienia date wystawienia faktury na datę wpływu dokumentu jak wystawienia (według wytycznych KSeF)

nie wiem co oznacza formułowanie w błędach
Nie udało się wyeksportować faktur
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <hash> <code type="symbol">error</code> <message>Musisz b...

Musisz b.... tu się urywa zdanie ... proszę o pomoc :)

2023-01-21 11:10


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
czy mogłabym prosić o podanie URL konta w Fakturowni, podanie numery faktury, która się nie eksportuje oraz udzielenie dostępu technicznego https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Jak-udzielic-dostepu-Pomocy-Technicznej- 

Uprzejmie proszę z tymi danymi zgłosić się na adres integracje@fakturownia.pl

Pozdrawiam.

2023-01-25 11:23


Avatar sugester medium
darek
Witam
Jak wygląda sytuacja z fakturami wystawianymi np. dla JST (centralizacja VAT - inny nabywca i odbiorca faktury)?
Czy do KSeF będą przekazywane dane odbiorcy?
Obecnie do xmla eksportowanego z Fakturowni zapisywane są jedynie dane nabywcy, nie ma tam żadnych informacji o odbiorcy faktury.

2023-02-09 11:39


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 
na chwilę obecną integracja z KSeF przewiduje jedynie eksport zwykłych faktur VAT. Docelowo pracujemy nad tym, aby eksport do KSeF obejmował wszystkie typy faktur wraz ze wszystkimi oznaczeniami, procedurami itp. 

Możliwość eksportu faktur wystawianych dla JST zostanie również uwzględniona w naszej aplikacji KSeF XML.

Pozdrawiam.

2023-02-10 14:26


Avatar sugester medium
Orhanet
Dzień dobry
Czyli można liczyć na system do integracji własnego programu z KSeF przez API w zasadzie bez obsługowo przez użytkownika?

2023-02-16 21:01


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak, planujemy stworzyć takie rozwiązanie. Prace nad naszą aplikacją, która będzie pozwalała wysyłać faktury przez API do KSeF już trwają :)

Pozdrawiam.

2023-02-17 07:33


Avatar sugester medium
Jaroław
Co z fakturami wystawianymi w euro dla polskich firm oraz dla firm z UE. Czy przy przesyłaniu do Ksef będą dane w Euro+PLN , Czy tylko dane przeliczone na PLN. To samo pytanie dotyczy faktur wystawianych i odbieranych od kontrahentów .
Pozdrawiam

2023-06-08 09:43


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak, faktury będą wystawiane w obcej walucie, a niektóre pola będą przeliczane na PLN. Po więcej informacji kieruję bezpośrednio do schemy KSeF przygotowanej przez rząd: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/

Tak znajdą Państwo wszelkie informacje nt. KSeF.

2023-06-09 15:51


Avatar sugester medium
anonim
Czy Państwa KSeF XML obsługuje już pole Podmiot3?
I gdzie należy uzupełnić odbiorcę faktury by dane tego podmiotu uzupełniły się do tego pola?

2023-08-08 09:55


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w najbliższym czasie pole Podmiot3 będzie obsługiwane. Na chwilę obecną dostosowujemy formatkę faktur w Fakturowni, tak aby zarówno Wystawca jak i Odbiorca faktury mógł poprawnie eksportować się do KSeF. Po wprowadzonych zmianach, eksport również zostanie zaktualizowany.

2023-08-09 16:31


Avatar sugester medium
Tomasz Bętkowski

Uprzejmie proszę o sprecyzowanie znaczenia tej informacji:
"Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować. "
- czy macie Państwo na myśli ręczne przenoszenie danych z systemu ksef do systemu fakturowania (copy/paste)?
- jeśli tak, to czy macie Państwo świadomość, że w przypadku setek faktur wystawianych miesięcznie oznaczałoby to ogromny dodatkowy nakład pracy?

2023-08-09 22:29


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
opcja ręczna jest przygotowana jedynie pod ręczny import i eksport faktur. 

Po wdrożeniu integracji z KSeFem po API, numery te będą uzupełniać się automatycznie.

2023-08-10 12:16


Avatar sugester medium
anonim
Import do ksef
Dzień dobry,
próbowałem zaimportować fakturę do KSeF. Postępowałem wg instrukcji, lecz import zakończył się informacją, że "Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury". Sprawdzałem, i wypełnione są wszystkie wymagane pola.
Czy nie można by dodać sprawdzania wymaganych pól? Uzupełniając formularz faktury nie ma walidacji pod kątem importu do KSeF (a co byłoby sporym ułatwieniem i sposobem na uniknięcie czeskich błędów).

2023-09-06 22:10


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
uprzejmie proszę o chwilę cierpliwości. W tym tygodniu eksport do KSeF zostanie dostosowany do nowej wersji schemy fa(2), co rozwiąże ten problem.

2023-09-11 16:07


Avatar sugester medium
zk
Witam czy funkcjonalność już działa ? Pisała Pani 11-09 że schemat zostanie dostosowany ? dziś 26 -09 może wypadało by tutaj w pomocy wpisać że jest lub nie termin dochowany ? Tydzień z 11 skończył się 22

2023-09-26 13:26


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak. Funkcjonalność już działa.

2023-09-26 16:01


Avatar sugester medium
Ania
Nie można zaimportować FV z pliku .XML. Proszę o pomoc. Eksportuję ostatnią FV i potem ten format nie wchodzi.

2023-09-27 13:26


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
Pani Aniu, proszę o kontakt na integracje@fakturownia.pl i pokazanie wgrywanego pliku wraz z komunikatem błędu, jaki pokazuje KSeF.

2023-09-27 17:04


Avatar sugester medium
Jarek
Witam
przy próbie eksportu pojawia się następujący błąd na stronie fakturowni "Error: Element '{http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/}NrRB': [facet 'pattern'] The value 'xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx ' is not accepted by the pattern '[0-9A-Z]{10,32}'. at :76."
xx - to numer mojego konta

2023-09-28 16:37


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
proszę wprowadzić numer konta bez spacji.

2023-09-29 09:46


Avatar sugester medium
Jarek
w dokumentacja-struktury-logicznej-e-faktury-fa-2.pdf z strony podatki.gov.pl definicja pola NIP dla podmiot1 ma taki wzorzec dopasowania "pattern [1-9]((\d[1-9])|([1-9]\d))\d{7}" czy jeśli używam nip UE z PL w fakturach to wygenerowany plik w xmlu powinien wygenerować błąd. Czy analogicznie do poprzedniej odpowiedzi mam usnąć PL z NIPu?

2023-09-29 12:31


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
NIP może być wprowadzony zarówno z PL, jak i bez PL (wtedy jest automatycznie traktowany jako PL).

2023-10-04 13:31


Avatar sugester medium
Jarek
Dzień dobry,

Kiedy zostanie utworzona aplikacja po API? Czy prace ruszyły ?

2023-10-15 11:11


Avatar sugester medium
Izabela
Dzień dobry,
czy nadany numer z KSeF będzie trzeba wprowadzać ręcznie na fakturę? Czy będzie utworzony jakiś "import numerów"

2023-10-16 14:55


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak. Prace trwają. Na przełomie roku planujemy udostępnić aplikację dla wybranych Klientów na tzw. beta-testy.

2023-10-24 14:30


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak. W najbliższym czasie planujemy udostępnić import dokumentów. Dodatkowo początkiem roku dostępna będzie integracja, która pozwoli na automatyczną wysyłkę i odbieranie dokumentów z KSeF.

2023-10-24 14:31


Avatar sugester medium
Patryk Matuła
Czy integracja z KSEF będzie w każdym pakiecie? Jestem na pakiecie starter i księgowa namawia mnie na wfirme :D

2023-12-04 05:13


daniels
daniels
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
Wersja podstawowa integracji z KSeF, obejmująca ręczny import oraz ręczny eksport danych, będzie dostępna bez dodatkowych kosztów we wszystkich planach abonamentowych.

Jeśli chodzi natomiast o wersję automatyczną, pozwalającą na połączenie się z KSeF poprzez API, to aktualnie nie jesteśmy jeszcze w stanie potwierdzić, czy będzie ona dostępna we wszystkich/wybranych planach abonamentowych i/lub czy będzie wymagać dodatkowych opłat. Obecnie pracujemy nad dostosowaniem naszej oferty w tym zakresie.

2023-12-04 09:42


Avatar sugester medium
Krzysztof
Witam. Proszę o informację czy w przypadku wysłania do ksef kilkunastu faktur z jednego dnia nr identyfikacyjny do każdej z nich będzie taki sam ? Jeśli tak to czy nie będzie to problemem w przypadku płatności , a dokładnie tytule przelewu. Trudno może być zidentyfikować za którą fakturę otrzymałem płatność.

2024-01-06 06:03


alicjan
alicjan
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
każda faktura wysyłana do KSeF (nawet w tym samym dniu) uzyska swój unikalny numer KSeF. Numery KSeF nie są wspólne.

2024-01-08 14:00


Avatar sugester medium
Ewelina
Proszę o informację kiedy będzie dostępny automatyczny import faktur do KSeF?

2024-04-15 14:13


Dodaj komentarz