Eksport pliku Fakturowni do formatu ustrukturowanego KSeF XML
Ostatnia aktualizacja: 2025-07-17
Za pomocą Fakturowni możesz wyeksportować swoje dokumenty do formatu zgodnego z Krajowym Systemem e-Faktur. Wyeksportowany dokument można w prosty sposób zaimportować w Krajowym Systemie e-Faktur. System e-fakturowania wdrożyło wiele państw europejskich. W Polsce KSeF funkcjonuje od 2022 r. Obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od 2026 r. będzie obligatoryjne.
Jak wyeksportować plik do formatu KSeF XML?
- numer faktury
- miejsce i data wystawienia faktury
- data sprzedaży
- imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy
- NIP sprzedawcy
- ulica i numer sprzedawcy
- kod pocztowy i miejscowość sprzedawcy
- kraj sprzedawcy
- imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy
- NIP nabywcy (opcjonalnie)
- ulica i numer nabywcy
- kod pocztowy i miejscowość nabywcy
- kraj nabywcy
- nazwa pozycji na fakturze
- jednostka pozycji na fakturze
- cena netto pozycji na fakturze
- VAT (%) pozycji na fakturze
- płatność
- przyczyna korekty,
- ID KSeF faktury korygowanej.
Kliknij w nią oraz w przycisk AKTYWUJ/URUCHOM. Następnie postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
-
Na swojej liście faktur w Fakturowni zaznacz checkbox przy fakturze lub fakturach, które chcesz wyeksportować.
-
Następnie kliknij Eksport/Wydruki w prawym górnym rogu listy i wybierz Eksport KSeF XML.
-
Poczekaj, aż system przetworzy żądanie i pobierz gotowy plik na swój komputer!
-
To wszystko! Plik jest już na Twoim dysku.
Jak zaimportować plik do Krajowego Systemu e-Faktur?
-
Wejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login
-
Zaloguj się do swojego profilu zaufanego, bądź potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym.
-
Uwierzytelnij swoje dane.
-
Po zalogowaniu wgraj plik e-faktury i poczekaj, aż system ją zaakceptuje.
-
Kliknij przycisk Wystaw Fakturę.
-
Gotowe! Twój dokument uzyska unikalny token, a także pojawi się na liście faktur.
Jak wprowadzić numer KSeF faktury do Fakturowni?
Jeśli zaimportowałeś swój dokument do KSeF, zostanie mu nadany unikalny numer KSeF faktury. Numer ten możesz łatwo wprowadzić i przypisać do konkretnego dokumentu w Fakturowni.- Wejdź w podgląd swojej faktury w Fakturowni.
- Kliknij Więcej opcji.
- Wybierz Dodaj numer KSeF.
- Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować.
- Kliknij Zapisz. Numer pojawi się w dedykowanym polu pod dokumentem.
Chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF? Odwiedź naszą stronę poświęconą Krajowemu Systemowi e-Faktur
Powrót
Komentarze
Jan Kowalski
czy istnieje możliwość wygenerowania korekty faktury VAT zgodnej z formatem ustrukturowanym KSeF XML?
2022-08-08 11:06
alicjan
niestety na chwilę obecną możliwy jest jedynie podstawowy eksport dokumentów do formatu KSeF. Obejmuje on eksport faktur VAT do formatu ustrukturyzowanego.
Docelowo chcemy zapewnić naszym Klientom pełną funkcjonalność wynikającą z integracji obu systemów.
2022-08-08 12:44
Tomasz
Czy mozna to bedzie robic np. raz w tygodniu, albo raz w miesiacu dla wszystkich faktur zbiorczo?
2022-12-08 08:52
alicjan
częstotliwości eksportu i importu faktur do KSeFu są określone przez rząd i na chwile obecną zapis ustawy wskazuje, że każda wystawiona faktura, powinna być wysłany do KSeF w dniu jego wystawienia. Ze względu na to, że KSeF ma się stać programem obowiązkowym dopiero od 2024 roku, to zapis ustawy może jeszcze ulec zmianie.
Więcej informacji można znaleźć na oficjalnej stronie KSeF https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
2022-12-08 11:07
Jakub
Czy docelowo eksport faktur i korekt z Państwa programu będzie mógł się odbywać automatycznie, zaraz po wystawieniu faktury?
2023-01-04 17:51
alicjan
Planujemy stworzyć aplikację, która pozwoli na automatyczną wysyłkę faktur do KSeF po API. Niestety na chwilę obecną nie jestem w stanie określić przybliżonego terminu, kiedy aplikacja powstanie. Na pewno prace nad nią ruszą już w niedalekiej przyszłości.
2023-01-05 12:16
Jakub
2023-01-13 08:44
alicjan
docelowo planujemy stworzyć aplikację KSeF, która będzie przesyłała informacje po API. Dzięki temu będzie możliwe przesyłanie do KSeF różnych typów dokumentów wraz z wszystkimi polami znajdującymi się na fakturach (takimi, które akceptuje KSeF), a także zaciąganie faktur z KSeF i uzyskiwanie numeru identyfikacyjnego danej faktury w KSeF.
Jeśli chodzi o aktualny eksport plików do KSeF (czyli pobieranie dokumentów w formacie KSeF XML), również jest on rozwijany o nowe możliwości i nowe typy dokumentów.
2023-01-13 10:39
Tadeusz
według Panstwa wskazówek i przeczytania wytycznych mam wypełniane wszystkie pola wymagające w fakturach, jednak wciąż wywala błąd,
nie wiem co określa błąd wynikajacy w momencie eksportu faktur,
jedynie co mogę robić żle to że faktury wysyłam zbiorczo pod koniec np tygodnia lub miesiaca, jednak nie ma to znaczenia gdyż system KSef zmienia date wystawienia faktury na datę wpływu dokumentu jak wystawienia (według wytycznych KSeF)
nie wiem co oznacza formułowanie w błędach
Nie udało się wyeksportować faktur
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <hash> <code type="symbol">error</code> <message>Musisz b...
Musisz b.... tu się urywa zdanie ... proszę o pomoc :)
2023-01-21 11:10
alicjan
czy mogłabym prosić o podanie URL konta w Fakturowni, podanie numery faktury, która się nie eksportuje oraz udzielenie dostępu technicznego https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Jak-udzielic-dostepu-Pomocy-Technicznej-
Uprzejmie proszę z tymi danymi zgłosić się na adres integracje@fakturownia.pl
Pozdrawiam.
2023-01-25 11:23
darek
Jak wygląda sytuacja z fakturami wystawianymi np. dla JST (centralizacja VAT - inny nabywca i odbiorca faktury)?
Czy do KSeF będą przekazywane dane odbiorcy?
Obecnie do xmla eksportowanego z Fakturowni zapisywane są jedynie dane nabywcy, nie ma tam żadnych informacji o odbiorcy faktury.
2023-02-09 11:39
alicjan
na chwilę obecną integracja z KSeF przewiduje jedynie eksport zwykłych faktur VAT. Docelowo pracujemy nad tym, aby eksport do KSeF obejmował wszystkie typy faktur wraz ze wszystkimi oznaczeniami, procedurami itp.
Możliwość eksportu faktur wystawianych dla JST zostanie również uwzględniona w naszej aplikacji KSeF XML.
Pozdrawiam.
2023-02-10 14:26
Orhanet
Czyli można liczyć na system do integracji własnego programu z KSeF przez API w zasadzie bez obsługowo przez użytkownika?
2023-02-16 21:01
alicjan
tak, planujemy stworzyć takie rozwiązanie. Prace nad naszą aplikacją, która będzie pozwalała wysyłać faktury przez API do KSeF już trwają :)
Pozdrawiam.
2023-02-17 07:33
Jaroław
Pozdrawiam
2023-06-08 09:43
alicjan
tak, faktury będą wystawiane w obcej walucie, a niektóre pola będą przeliczane na PLN. Po więcej informacji kieruję bezpośrednio do schemy KSeF przygotowanej przez rząd: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/
Tak znajdą Państwo wszelkie informacje nt. KSeF.
2023-06-09 15:51
anonim
I gdzie należy uzupełnić odbiorcę faktury by dane tego podmiotu uzupełniły się do tego pola?
2023-08-08 09:55
alicjan
w najbliższym czasie pole Podmiot3 będzie obsługiwane. Na chwilę obecną dostosowujemy formatkę faktur w Fakturowni, tak aby zarówno Wystawca jak i Odbiorca faktury mógł poprawnie eksportować się do KSeF. Po wprowadzonych zmianach, eksport również zostanie zaktualizowany.
2023-08-09 16:31
Tomasz Bętkowski
Uprzejmie proszę o sprecyzowanie znaczenia tej informacji:
"Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować. "
- czy macie Państwo na myśli ręczne przenoszenie danych z systemu ksef do systemu fakturowania (copy/paste)?
- jeśli tak, to czy macie Państwo świadomość, że w przypadku setek faktur wystawianych miesięcznie oznaczałoby to ogromny dodatkowy nakład pracy?
2023-08-09 22:29
alicjan
opcja ręczna jest przygotowana jedynie pod ręczny import i eksport faktur.
Po wdrożeniu integracji z KSeFem po API, numery te będą uzupełniać się automatycznie.
2023-08-10 12:16
anonim
próbowałem zaimportować fakturę do KSeF. Postępowałem wg instrukcji, lecz import zakończył się informacją, że "Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury". Sprawdzałem, i wypełnione są wszystkie wymagane pola.
Czy nie można by dodać sprawdzania wymaganych pól? Uzupełniając formularz faktury nie ma walidacji pod kątem importu do KSeF (a co byłoby sporym ułatwieniem i sposobem na uniknięcie czeskich błędów).
2023-09-06 22:10
alicjan
uprzejmie proszę o chwilę cierpliwości. W tym tygodniu eksport do KSeF zostanie dostosowany do nowej wersji schemy fa(2), co rozwiąże ten problem.
2023-09-11 16:07
zk
2023-09-26 13:26
alicjan
tak. Funkcjonalność już działa.
2023-09-26 16:01
Ania
2023-09-27 13:26
alicjan
Pani Aniu, proszę o kontakt na integracje@fakturownia.pl i pokazanie wgrywanego pliku wraz z komunikatem błędu, jaki pokazuje KSeF.
2023-09-27 17:04
Jarek
przy próbie eksportu pojawia się następujący błąd na stronie fakturowni "Error: Element '{http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/}NrRB': [facet 'pattern'] The value 'xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx ' is not accepted by the pattern '[0-9A-Z]{10,32}'. at :76."
xx - to numer mojego konta
2023-09-28 16:37
alicjan
proszę wprowadzić numer konta bez spacji.
2023-09-29 09:46
Jarek
2023-09-29 12:31
alicjan
NIP może być wprowadzony zarówno z PL, jak i bez PL (wtedy jest automatycznie traktowany jako PL).
2023-10-04 13:31
Jarek
Kiedy zostanie utworzona aplikacja po API? Czy prace ruszyły ?
2023-10-15 11:11
Izabela
czy nadany numer z KSeF będzie trzeba wprowadzać ręcznie na fakturę? Czy będzie utworzony jakiś "import numerów"
2023-10-16 14:55
alicjan
tak. Prace trwają. Na przełomie roku planujemy udostępnić aplikację dla wybranych Klientów na tzw. beta-testy.
2023-10-24 14:30
alicjan
tak. W najbliższym czasie planujemy udostępnić import dokumentów. Dodatkowo początkiem roku dostępna będzie integracja, która pozwoli na automatyczną wysyłkę i odbieranie dokumentów z KSeF.
2023-10-24 14:31
Patryk Matuła
2023-12-04 05:13
daniels
Wersja podstawowa integracji z KSeF, obejmująca ręczny import oraz ręczny eksport danych, będzie dostępna bez dodatkowych kosztów we wszystkich planach abonamentowych.
Jeśli chodzi natomiast o wersję automatyczną, pozwalającą na połączenie się z KSeF poprzez API, to aktualnie nie jesteśmy jeszcze w stanie potwierdzić, czy będzie ona dostępna we wszystkich/wybranych planach abonamentowych i/lub czy będzie wymagać dodatkowych opłat. Obecnie pracujemy nad dostosowaniem naszej oferty w tym zakresie.
2023-12-04 09:42
Krzysztof
2024-01-06 06:03
alicjan
każda faktura wysyłana do KSeF (nawet w tym samym dniu) uzyska swój unikalny numer KSeF. Numery KSeF nie są wspólne.
2024-01-08 14:00
Ewelina
2024-04-15 14:13
daniels
integracja z KSeF po API jest obecnie w trakcie przeprowadzania przez nasz zespół wewnętrznych testów. Ich czas uzależniony jest również od zmian, jakie mogą zostać zaproponowane w tej kwestii przez Ministerstwo Finansów. Po ich ewentualnym opublikowaniu, nasze rozwiązanie będzie musiało być uzupełnione o te elementy i również dogłębnie sprawdzone.
Wspomniana integracja będzie stanowić fundamentalną zmianę funkcjonowania komunikacji dokumentów, z której korzystają nasi obecni i przyszli Klienci. Dlatego zależy nam bardzo na stworzenia dla Państwa wysokiej jakości rozwiązania.
Gdy tylko aplikacja zostanie opublikowana, wszelkie informacje o informacji zostaną przekazane naszym Klientom.
2024-04-17 14:25
Radosław
Wszystkie konkurencyjne programy mają integrację i polega na wysyłaniu faktury do KSeF z programu, bez pobierania plików.
2024-11-06 13:00
daniels
obecnie dostępny jest tylko ręczny eksport pliku do formatu KSeF.
Jeśli chodzi o automatyczną integrację przez API z systemem KSeF, kontynuujemy prace nad rozwojem i udoskonalaniem aplikacji wewnętrznie, jednak zdecydowaliśmy się wstrzymać wdrożenie produkcyjne.
Powodem jest to, że struktura plików KSeF oraz zasady działania systemu mogą jeszcze ulec zmianie, a samo rozwiązanie po stronie MF nie osiągnęło na tym etapie pełnej stabilności.
Przesunięcie obowiązkowego wdrożenia KSeF na 2026 rok wynikało również m.in. z nieudanego audytu bezpieczeństwa systemu MF.
Wdrożenie w środowisku produkcyjnym zostanie wznowione, gdy tylko KSeF osiągnie bardziej ostateczną formę, co umożliwi nam dostosowanie się do finalnych wymagań systemu.
Wówczas poinformujemy Państwa o dostępności rozwiązania.
Pozdrawiam
2024-11-07 12:23
Marek
2024-12-28 01:05
daniels
dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą i zapytanie dotyczące funkcjonalności automatycznego KSeF przez API.
Chcielibyśmy wyjaśnić, dlaczego rozwiązanie to nie jest jeszcze dostępne. Tak jak wspomnieliśmy kilka postów wyżej, jednym z głównych powodów jest decyzja o przesunięciu obowiązkowego korzystania z systemu KSeF na 2026 rok, która wynikała m.in. z nieudanego audytu bezpieczeństwa systemu przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
Sytuacja ta wskazuje, że przepisy oraz wymagania techniczne mogą jeszcze ulec zmianie, zanim system KSeF zostanie w pełni wdrożony.
Naszym priorytetem jest dostarczenie rozwiązania w pełni zgodnego z finalnymi wymogami prawnymi oraz technologicznymi. Obecnie czekamy na oficjalne i ostateczne wytyczne Ministerstwa Finansów w tym zakresie.
Dopiero po ich publikacji będziemy w stanie dostosować nasze rozwiązanie do obowiązujących standardów i oszacować dokładny termin jego wprowadzenia.
Zapewniamy, że kiedy tylko nasze rozwiązanie będzie gotowe, niezwłocznie poinformujemy Państwa o jego dostępności. Dziękujemy za wyrozumiałość i prosimy o kontakt w przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień.
Pozdrawiam
2025-01-03 07:22
jw
1. Czy będzie funkcjonalność polegająca na imporcie faktur z KSEF do wydatków w fakturowni czy tylko eksport?
2. Czy z poziomu API jest dostępne pole numeru KSEF?
3. Czy z poziomu API będzie możliwość generowania KSeF XML?
2025-07-16 22:02
stanislaws
dziękujemy za kontakt.
Poniżej odpowiedzi na Państwa pytania:
1. Czy będzie funkcjonalność polegająca na imporcie faktur z KSeF do wydatków w Fakturowni, czy tylko eksport?
- Tak, planowana jest funkcjonalność umożliwiająca import faktur z KSeF do wydatków w Fakturowni.
2. Czy z poziomu API jest dostępne pole numeru KSeF?
- Tak, pole numeru KSeF będzie dostępne z poziomu API.
3. Czy z poziomu API będzie możliwość generowania KSeF XML?
- Na chwilę obecną nie, ale nie wykluczamy takiej opcji w przyszłości, jeśli pojawi się zapotrzebowanie ze strony klientów. Natomiast przy pełnej integracji po API będzie możliwość automatycznej wysyłki wystawianych po API dokumentów.
Pozdrawiam, Stanisław
2025-07-17 09:09
Izabela
prośba o aktualizacje statusu sprawy dot. automatycznego nadawania numeru z KSeF - czy takie rozwiązanie jest już gotowe?
2025-07-17 10:16
daniels
Numer KSeF jest automatycznie nadawany fakturom wysłanym już do KSeFu (to KSeF nadaje dokumentowi ten numer).
Jeśli natomiast mają Państwo na myśli automatyczne przypisywanie numeru KSeF do faktury, to opcja ta będzie dostępna w naszej automatycznej integracji KSeF po API.
Na tą chwilę nadany numer KSeF można ręcznie przypisać do dokumentu z poziomu jego podglądu Więcej opcji > Dodaj numer KSeF
Pozdrawiam
2025-07-17 14:06
Dodaj komentarz