Problem z wystawieniem faktury dla kontrahenta spoza Polski

Masz kontrahenta z zagranicy i napotykasz trudności przy wystawianiu faktury? W tym artykule wyjaśniamy najczęstsze przyczyny problemów z dodaniem danych odbiorcy spoza Polski oraz podpowiadamy, jak je szybko rozwiązać. Dowiedz się, co zrobić, gdy system nie przyjmuje zagranicznego numeru NIP lub nie pozwala zapisać prawidłowo faktury w systemie.

Sprawdzanie poprawności NIP polskich firm

Domyślnie w ustawieniach konta aktywna jest opcja Sprawdzanie poprawności NIP polskich firm. Dzięki niej system już na etapie tworzenia faktury może zweryfikować, czy NIP wpisany w danych Nabywcy jest poprawny.



Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) w Polsce to 10-cyfrowy numer nadawany osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej. Jego struktura nie jest całkowicie losowa - opiera się na określonych zasadach.

NIP składa się z 10 cyfr, z czego:

• pierwsze trzy cyfry to tzw. kod urzędu skarbowego, który nadał numer - każdy urząd ma przypisany własny zakres numerów,
• kolejne sześć cyfr to numer porządkowy - unikalny dla danego podmiotu w ramach danego urzędu,
• ostatnia, dziesiąta cyfra to cyfra kontrolna, obliczana na podstawie poprzednich dziewięciu cyfr.

Co zrobić, aby wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta było możliwe? 

• w polu Kraj wybierz właściwy kraj Nabywcy,
• wyłącz sprawdzanie poprawności NIP w ustawieniach konta.

📢 Aktualizacja związana z KSeF

Jeśli na koncie masz włączoną integrację z KSeF i wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta, konieczne jest prawidłowe oznaczenie numeru identyfikacyjnego.

Jeżeli uzupełnisz dane zagranicznego kontrahenta, ale wybierzesz opcję NIP, która oznacza numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce, system wyświetli błąd: „NIP – jest nieprawidłowe”. Komunikat ten nie oznacza, że sam numer jest błędny, lecz że przypisano do niego nieprawidłowe oznaczenie.

KSeF wymaga następujących oznaczeń:
 

• NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
• NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
• Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
• NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765.

Jeśli na Twoim koncie nie masz możliwości wyboru między różnymi nazwami numeru identyfikacyjnego, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki.

W polu Numery identyfikacyjne dodaj wszystkie oznaczenia niezbędne w Twojej działalności i zapisz zmiany. Dzięki temu podczas wystawiania faktury będziesz mieć możliwość wyboru właściwego oznaczenia numeru identyfikacyjnego, co pozwoli na prawidłowe wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta. Szczegóły w artykule jak zmienić typ numeru identyfikacyjnego u sprzedawcy lub kupującego.