Wiele schematów numeracji faktur w ramach jednego konta

Wiele schematów numeracji faktur w ramach jednego konta

Fakturownia umożliwia Użytkownikom stosowanie wielu schematów numeracji faktur, co pozwala dostosować system do specyfiki działalności. Jeśli prowadzisz kilka oddziałów firmy lub chcesz rozdzielić numerację dokumentów dla sprzedaży stacjonarnej i online, możesz to zrobić, korzystając z opcji Osobne ustawienia numeracji dokumentów, dostępnej w ustawieniach każdego działu.



Jeśli chcesz stosować wiele schematów numeracji faktur w obrębie jednego konta, musisz skorzystać z opcji tworzenia nowych działów lub firm. Możliwość dodawania wielu działów w ramach jednego NIP-u jest dostępna we wszystkich planach płatnych.

Jako dział traktowana jest również firma z innym NIP-em, dodana w ramach jednego konta i jednego abonamentu. Opcja wielu firm na jednym koncie jest dostępna od planu Standard – więcej na ten temat przeczytasz w artykule Wszystko o opcji wiele firm, wiele działów.

Jak dodać dział i ustawić osobny schemat numeracji?

Aby dodać nowy dział firmy, przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy, a następnie skorzystaj z przycisku Dodaj nowy dział, który znajdziesz po lewej stronie. W formularzu system automatycznie zaczyta dane z działu głównego, które możesz pozostawić lub dostosować np. zmieniając numer konta bankowego. 



Aby ustawić własny schemat numeracji dokumentów, zjedź na dół formularza i zaznacz checkbox przy opcji Osobne ustawienia numeracji dokumentów.


 

Przykładowo, jeśli Dział I i Dział II mają ten sam format numerowania faktur nr-m/mm/yyyy, system będzie traktował je jako jedną serię numeracyjną. Wystawienie faktury w Dziale I z numerem 1/03/2025 spowoduje, że kolejna faktura wystawiona z Działu II otrzyma numer 2/03/2025, zamiast zaczynać od 1.

Aby każdy dział miał własną, niezależną numerację, musi posiadać unikalny format numerowania. Możesz skorzystać z dostępnych przykładów lub dodać oznaczenie działu na początku lub końcu numeru. Na przykład: jeśli Dział I ma format nr-m/mm/yyyy, a Dział II otrzyma format Anr-m/mm/yyyy, system będzie traktował je jako oddzielne serie numeracyjne.

Jeśli każdy dział będzie miał unikalny format numerowania dokumentów, system będzie pilnował ciągłości dla dokumentów wystawianych w obrębie tego działu. 

Jeśli prawidłowo zapiszesz utworzenie działu i dodatkowo właściwie określisz format numeracji dokumentów z tego działu, będzie miał on własną ciągłość numerowania. Takie działanie należy powielić we wszystkich działach, które chcesz dodać na koncie o ile mają mieć własny schemat numeracji. Dzięki temu skorzystasz z opcji wielu schematów numeracji dokumentów w ramach jednego konta. 

Jak zmienić dział przy tworzeniu faktury

Zmiana działu dostępna jest z poziomu formularza tworzenia dokumentu. Wystarczy, że w sekcji z danymi Sprzedawcy skorzystasz z przycisku Edytuj, a następnie po kliknięciu w pierwszą rubrykę z rozwiniętych opcji wybierzesz właściwy dział. Nazwa w tym miejscu zaczytywana jest z pola Nazwa skrócona w formularzu tworzenia/edycji działu. Jeśli sam nie zmienisz tej nazwy, system zrobi to za Ciebie dodając do nazwy działu cyfrę np. Testowa Firma 1. Szczegółowy opis jak przełączać działy na formatce faktury, znajdziesz w artykule Jak zmienić dane sprzedawcy/dział na fakturze. 

Zmiana działu sprawi, że system nie tylko zaczyta właściwe dane firmy, ale również zmieni format numeracji oraz przypisze numer dokumentu o jeden wyższy niż najwyższy wykorzystany w danym formacie.