Osobna konfiguracja wysyłania e-maili dla działów

Masz problem z jednolitymi ustawieniami wysyłki e-maili, które nie pasują do różnych działów Twojej firmy? Fakturownia daje możliwość osobnej konfiguracji wysyłania wiadomości – idealne rozwiązanie dla firm wysyłających e-maile w różnych językach lub z różnych adresów. Zobacz, jak w prosty sposób usprawnić komunikację z klientami.

Osobna konfiguracja wysyłania e-maili dla działów

Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem dostępna jest dla użytkowników z aktywnym planem Pro lub Pro Plus. 

Korzystając z możliwości tworzenia wielu działów firmy np. z podziałem ze względu na język wystawianych dokumentów, możesz wystawiać z poszczególnych działów faktury w danej wersji językowej, a dodatkowo skonfigurować dedykowaną dla działu wysyłkę maili. Dzięki tej opcji możesz dostosować np. treść wysyłanej wiadomości lub określić inny adres e-mail, który będzie widoczny jako nadawca wiadomości. Więcej o możliwości wystawiania faktur w języku obcym przeczytasz w artykule jak wystawić fakturę w języku obcym i fakturę dwujęzyczną.

Funkcja jest przydatna nie tylko w przypadku wielu działów w obrębie tego samego NIP-u. Warto ją aktywować również w sytuacji, gdy korzystać z opcji wielu firm z różnymi NIP-ami w obrębie jednego konta (jednej opłaty abonamentowej). Dzięki temu komunikację możesz dostosować do każdej firmy. 

Aby skonfigurować osobną wysyłkę e-maili dla działu:

 

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy, a następnie na liście firm/działów kliknij nazwę działu lub ikonę koła zębatego przy wybranym dziale i skorzystaj z opcji Edytuj, by przejść do formularza edycji danych; 
   
   
    
2. zjedź na dół strony i zaznacz checkbox przy opcji Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem; 
   
   
    
3. skonfiguruj ustawienia wysyłki wybierając adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile oraz ustal treść wysyłanej z fakturą wiadomości (możesz skonfigurować treść wiadomości wysyłanej z fakturą, dla nieopłaconej faktury oraz dokumentów magazynowych); 
   
   
    
4. zatwierdź wprowadzone w formularzu zmiany przyciskiem Zapisz. 

Po aktywacji osobnej konfiguracji wysyłki masz możliwość skonfigurowania niezależnych pól widocznych na poniższym zrzucie ekranu. Są to:

• Adres, z którego będą wysyłane e-maile,
• Kopia do,
• Tytuł e-maila,
• Szablon e-maila (domyślny lub własny),
• Załącz fakturę w PDF (decyzja, czy załączać ją w formacie PDF, czy nie).

Dodatkowo dzięki opcji osobnej konfiguracji wysyłania dokumentów e-mailem możesz skonfigurować własną treść maila dla przypomnień o nieopłaconej fakturze czy treści maila w przypadku wysyłki dokumentów magazynowych. 
 

Jak dostosować treść stopki dla osobnej konfiguracji wysyłki?

W przypadku stopki, która może pojawiać się w treści wysyłanych e-maili, czyli parametru {{footer}}, masz możliwość dostosowania tego parametru.

Aby dostosować treść stopki:
 

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem; 
   
   
    
2. zjedź na dół strony do sekcji Stopka e-maili;
3. w polu Stopka e-maili możesz określić treść stopki, która będzie zaczytywać się do treści wiadomości, jeśli w szablonie użyjesz parametru {{footer}} - jeśli nie określisz jej treści, system automatycznie zaczyta tam nazwę Twojej firmy oraz jej dane adresowe z danych firmy; 
   
   
    
4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz. 

 

Limity wysyłania faktur e-mailem

W systemie obowiązuje kilka limitów, co do wysyłki faktur e-mailem, które uzależnione są od wersji systemu (okres testowy, plan płatny, wersja bezpłatna).

Poszczególne limity wyglądają następująco:
 

• w okresie testowym i dla nieopłaconego konta można wysłać do 100 faktur dziennie niezależnie od konfiguracji wysyłki,
• ten sam dokument można wysłać jednego dnia maksymalnie 10 razy i ten limit nie jest zależny od opłacenia konta,
• konta z opłaconym abonamentem nie mają ograniczeń co do ilości faktur wysłanych dziennie - w tym przypadku obowiązuje jedynie limit wysyłki 1 dokumentu maksymalnie 10 razy na dobę.

Sprawdź również: 
Jak dodać wiele adresów e-mail przy wysyłce faktury?
Jak dodać stopkę e-maila z elementami graficznymi?
Weryfikacja adresu e-mail i jej wpływ na wysyłkę faktur z systemu
Jak sprawdzić czy faktura została dostarczona na pocztę kontrahenta?