Wszystko o opcji wiele firm, wiele działów

W Fakturowni istnieje możliwość tworzenia osobnych firm oraz działów w ramach jednego konta. Dzięki tej opcji masz możliwość tworzenia dokumentacji dla kilku oddziałów jednej firmy (jednego NIP) lub kilku firm z różnymi NIPami w ramach jednej opłaty abonamentowej. W tym artykule wskażemy na czym polega opcja wielu działów i wielu firm na koncie. 

Wszystko o opcji wiele firm i wiele działów na koncie

Korzystając z planu Start, Standard, Pro oraz Pro Plus masz możliwość utworzenia w ramach swojego konta wielu działów firmy pod jednym NIP- em. Opcja wielu działów NIE JEST dostępna w bezpłatnym planie Micro. 

Natomiast liczba firm z różnymi NIP-ami (dodanych na takiej samej zasadzie, jak dodaje się działy), jakie możesz stworzyć w ramach jednego konta wynosi:

• 1 w pakiecie Micro oraz Start,
• 3 w pakiecie Standard,
• bez limitu w pakiecie Pro oraz Pro Plus.

Kiedy skorzystać z opcji wiele działów?

Osobnym działem w firmie może być na przykład osobna lokalizacja, osobne konto bankowe czy osobny sklep, jeśli prowadzisz ich więcej niż jeden. To dobre rozwiązanie również wtedy, gdy sprzedajesz swoje produkty w języku obcym lub innej walucie – możesz wtedy stworzyć osobny dział dla faktur po niemiecku i osobny dla faktur po hiszpańsku. Na liście w zakładce Dane firmy działy pogrupowane będą pod względem NIP-u.


 

Nowa firma dodana jako nowe konto

Nowa firma dodana przy użyciu opcji Dodaj firmę (przez nowe konto), spowoduje utworzenie całkiem nowego konta z poziomu tego samego profilu użytkownika. Logując się jednym adresem e-mail i ustalonym do niego hasłem, otrzymujesz dostęp do wszystkich kont w systemie, które są przypisane do tego e-maila/loginu. Możliwość przełączania między kontami dostępna jest z poziomu menu głównego. Między rubryką Szukaj, a adresem e-mail pojawi się nazwa konta, na którym aktualnie jesteś zalogowany. Wystarczy kliknąć tę nazwę, by wyświetlić listę powiązanych kont, między którymi możesz się przełączać. 



Jeśli chodzi o różnicę między tworzeniem nowej firmy a nowego działu, polega ona na tym, że działy firmy mają ten sam NIP i taki też będzie widniał w rubryce NIP, kiedy zechcesz stworzyć osobny dział tej samej firmy. Jeśli wybierzesz inny NIP, dział automatycznie trafi do tej firmy, do której należy ten NIP. Jeśli postanowisz natomiast wprowadzić całkiem nowy NIP, w systemie od razu pojawi się możliwość utworzenia nowej firmy zamiast nowego działu. Różnicę w wyglądzie wielu działów i wielu firm w zakładce Ustawienia > Dane firmy wskazuje grafika poniżej. 



Więcej o działach, firmach i kontach bankowych, ich tworzeniu oraz różnicach między nimi przeczytasz we wpisie Nowy dział, nowa firma, nowe konto bankowe – czym się różnią i jak je dodać?

Firmy lub działy w ramach jednego konta

Jeśli w ramach jednego konta dodasz nową firmę jako dział, wtedy baza klientów i baza produktów pozostaną wspólne dla firm na tym koncie. Z poziomu jednego konta w planach płatncyh można dodawać dowolną ilość osobnych działów. Natomiast osobne firmy w obrębie jednego konta można dodawać dopiero od planu Standard.

Aby dodać dział lub firmę w ramach jednego konta, należy przejść do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Po dodaniu działów/firm można przełączać się między nimi podczas wystawiania faktur. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie Jak zmieniać dział przy wystawianiu faktur?

Osobna numeracja dla działów

Dla każdego działu możemy określić czy chcemy mieć osobną numerację. Jednak w ramach jednego konta system nie pozwala wystawić w danym roku dwóch faktur o dokładnie takim samym numerze. Jeśli więc chcesz mieć osobną numerację dla działów, to najlepiej dodać na początku formatu numeracji np. literę lub skrót firmy określający dział. Wtedy każdy dział będzie miał unikalne numery. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie Oddzielna numeracja faktur dla różnych działów.

Osobna waluta dla każdego działu systemowego

W każdym dziale możemy dowolnie ustawić walutę, która w trakcie wyboru działu, zmieni się na formularzu faktury. Artykuł wskazujący jak w ustawieniach działu określić walutę konta bankowego znajdziesz w artykule Waluta konta bankowego. 

Pozostałe osobne ustawienia w dziale

W ramach ustawień działu masz również możliwość wybrania:

• domyślnego szablonu faktur;
• domyślnej stawki podatku na dokumentach tego działu;
• domyślnego języka faktur i dokumentów;
• domyślnego logo;
• domyślne uwagi na fakturach.

Firmy jako osobne konta w Fakturowni

Pod jednym adresem e-mail możesz mieć kilka kont (osobno płatnych planów abonamentowych), w ramach których baza klientów, produktów i dokumentów będzie różna względem pierwszego konta. O tym, jak dodać firmę jako osobne konto, jak nimi później zarządzać oraz jak dawać innym użytkownikom możliwość zarządzania nimi, przeczytasz w artykule Nowy dział, nowa firma, nowe konto bankowe – czym się różnią i jak je dodać?
 

FAQ - pytania i odpowiedzi

• Czy jest możliwość przypisania produktu do wybranego działu?

Dziękujemy za Wasze wsparcie i mnóstwo pomysłów na nowe funkcje, które nam przesyłacie. Zachęcamy do śledzenia nas na Twitterze, Facebooku, Podcaście oraz Instagramie.