Identyfikator wewn. z NIP (IDWew) to identyfikator jednostki wewnętrznej nadawany w KSeF. Pozwala rozróżnić jednostki organizacyjne, takie jak działy czy oddziały, działające pod tym samym numerem NIP. W Fakturowni identyfikator można przypisać do konkretnego działu firmy, dzięki czemu dokumenty pobierane z KSeF mogą być automatycznie przypisywane do właściwego działu na podstawie kombinacji NIP i IDWew.
Gdzie dodać identyfikator wewn. z NIP?
Pole Identyfikator wewn. z NIP jest dostępne w formularzu tworzenia i edycji działu, który znajdziesz w zakładce Ustawienia > Dane firmy. Pole to jest widoczne wyłącznie dla kont korzystających z integracji z KSeF. Jeśli na koncie nie ma aktywnej integracji z KSeF (tj. nie zostało poprawnie nawiązane połączenie), pole nie będzie dostępne w formularzu działu.
Skąd wziąć identyfikator wewnętrzny (IDWew)?
Identyfikator wewn. (IDWew) nie jest nadawany ani generowany w Fakturowni. Jest to identyfikator tworzony w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla jednostek wewnętrznych podmiotu, takich jak oddziały, zakłady czy inne wyodrębnione jednostki organizacyjne.
IDWew jest powiązany z numerem NIP podatnika i występuje w postaci: NIP-IDWew np. 1234567890-21339.
W Fakturowni należy podać wyłącznie część stanowiącą identyfikator wewnętrzny, czyli w powyższym przykładzie 21339.
Identyfikator wewnętrzny jest generowany w KSeF. Podczas tworzenia jednostki zależnej użytkownik wskazuje własny identyfikator, a KSeF tworzy końcowy identyfikator wewnętrzny wykorzystywany w dokumentach, dzięki czemu otrzymujesz gotowy 5-cyfrowy identyfikator. Następnie należy przepisać go do ustawień odpowiedniego działu w Fakturowni.
Jakie wartości przyjmuje pole identyfikator wewnętrzny?
Pole Identyfikator wewn. z NIP w Fakturowni może zawierać dokładnie 5 cyfr. Jego uzupełnienie nie jest obowiązkowe, jednak jeśli zostanie wypełnione, wartość musi być unikalna wśród działów posiadających ten sam NIP.
Dla pola została zaimplementowana walidacja, która:
- uniemożliwia wpisanie więcej niż 5 cyfr (po osiągnięciu limitu dalsze wprowadzanie znaków jest blokowane),
- podczas zapisu formularza system sprawdza, czy wpisano dokładnie 5 cyfr.
Jeśli wpiszesz mniej niż 5 cyfr i spróbujesz zapisać formularz, wyświetli się komunikat: „*Identyfikator wewn. z NIP – jest nieprawidłowe. Podaj 5 cyfr.*”.
Do czego wykorzystywany jest IDWew?
IDWew pomaga Fakturowni prawidłowo przypisać dokument do odpowiedniego działu podczas przetwarzania dokumentów pobranych z KSeF.
Jeżeli w danych dokumentu znajduje się numer NIP wraz z identyfikatorem wewnętrznym, np. 1234567890-21339, system może jednoznacznie określić, którego działu dotyczy dokument, nawet gdy kilka działów korzysta z tego samego NIP.
Gdy w danych Podmiotu3 Fakturownia otrzyma wartość NIP-IDWew (np. 1234567890-21339), system najpierw wyszukuje wszystkie działy powiązane z podanym numerem NIP, a następnie weryfikuje identyfikator wewnętrzny:
- jeżeli znajdzie dział z identyfikatorem wewnętrznym zgodnym z wartością przekazaną w dokumencie, przypisze dokument do tego działu.
- jeżeli nie znajdzie działu z pasującym identyfikatorem wewnętrznym, może przypisać dokument do działu o tym samym numerze NIP, dla którego nie zdefiniowano identyfikatora wewnętrznego.
Pozostałe zasady dotyczące przypisywania faktur z KSeF do działów są zgodne z artykułem jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni.
Czy mogę filtrować dokumenty po IDWew?
Nie. IDWew jest przypisany do działu, dlatego do wyszukiwania dokumentów należy korzystać z filtrów działów dostępnych w systemie.
Czy IDWew wpływa na dane sprzedawcy na fakturze sprzedażowej?
Nie. Przypisanie identyfikatora IDWew do działu służy wyłącznie do identyfikacji jednostki wewnętrznej podczas przetwarzania dokumentów w KSeF.
Faktury wystawiane z działu, dla którego zdefiniowano IDWew, nadal zawierają standardowe dane sprzedawcy zgodne z danymi firmy. Sam identyfikator IDWew nie zmienia danych sprzedawcy prezentowanych na fakturze ani nie wpływa na sposób filtrowania faktur sprzedażowych w systemie.
W Fakturowni identyfikator IDWew wykorzystywany jest przede wszystkim do rozpoznawania i dopasowywania dokumentów KSeF do właściwego działu.