Import faktur – jak to zrobić?

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Fakturowni, możesz szybko przenieść archiwalne dokumenty z innego systemu za pomocą importu faktur. Fakturownia obsługuje formaty takie jak .XLS i .CSV, co pozwala zaoszczędzić czas i uporządkować dokumentację w jednym miejscu. W tym artykule wyjaśniamy, skąd pobrać przykładowy plik importu, jak przygotować dane do importu oraz które informacje są wymagane, aby proces zakończył się sukcesem.

Import faktur – jak to zrobić?

System pozwala zaimportować dane w plikach typu .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV.

Aby zaimportować faktury na konto:

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Import; 
   
   
    
2. z listy wybierz opcję Importuj faktury; 
   
   
    
3. zaznacz opcję Przychody, by zaimportować faktury jako dokumenty sprzedażowe (opcja domyślnie aktywna); 
   
   
    
4. naciśnij przycisk Wybierz plik i wybierz z dysku urządzenia plik z danymi do zaimportowania, po zaczytaniu pliku, kliknij przycisk Dalej by system pobrał dane do importu faktur; 
   
   
    
5. gdy system wskaże komunikat, że pobieranie danych zakończyło się powodzeniem, kliknij przycisk Przejrzyj dane i importuj, by system przeniósł Cię do kroku 2 importu; 
   
   
    
6. jeśli wgrywany plik zawiera nagłówki z nazwą kolumn, zaznacz checkbox przy opcji Plik posiada nagłówek, by te wartości system automatycznie pominął; 
   
   
    
7. aby import zakończył się powodzeniem w kroku 2 należy do każdej kolumny dopasować właściwą zmienną zgodną z jej zawartością, dzięki temu system będzie w stanie prawidłowo przypisać dane podczas tworzenia faktur np. kolumna z datą wystawienia musi mieć przypisaną zmienną issue_date : Data wystawienia - jeśli nie chcesz importować danych z wybranej kolumny wybierz pomiń; 
   
   
    
8. opcjonalnie dokonaj wyboru dodatkowych opcji; 
   
   
    
9. aby zaimportować dane kliknij przycisk Importuj dane, a następnie zatwierdź zakończenie procesu przyciskiem Gotowe. 
   
   

Jeśli proces importu zakończy się powodzeniem na liście z historią importów w kolumnie zaimportowano pojawi się ilość zaimportowanych dokumentów. Jeśli podczas importu system napotka błąd, wyświetli ilość błędnych danych w kolumnie błędy. 
 

 
Zaimportowane dane możesz podejrzeć korzystając z przycisku Zobacz w kolumnie zaimportowane obiekty. System przeniesie Cię bezpośrednio na listę dokumentów, które powstały na podstawie pliku importu. O tym, że dokumenty pochodzą wyłącznie z importu świadczy fakt, że na liście w panelu filtrującym, aktywna jest opcja wyszukaj dla importu.


   

Skąd pobrać przykładowy plik importu?

Przykładowy plik importu możesz pobrać bezpośrednio z konta, a następnie uzupełnić go swoimi danymi. 

Aby pobrać plik, przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj faktury, a następnie kliknij nazwę pliku w sekcji zobacz przykładowy plik importu, który znajdziesz na niebieskim komunikacie po prawej stronie. 


 

Import faktur, gdzie Nabywca to osoba prywatna

Przy imporcie faktur na osoby prywatne należy dodać w pliku importu kolumnę o nazwie np. Firma, w której w każdym wierszu będzie widniała wartość 0. Podczas importu, dla tej kolumny należy wybrać zmienną "buyer_company : Firma" (wartość  0 będzie odczytana przez system jako osoba prywatna, wartość 1 natomiast to firma).

W przypadku importu faktur na osoby prywatne wymagane jest zarówno oznaczenie zmiennej "buyer_name : Nabywca", jak i zmiennej "buyer_last_name : Nazwisko".

To co wpisane jest w zmiennej 'buyer_name : Nabywca' widnieje na podglądzie faktury, natomiast w edycji widoczne jest jedynie to, co było wpisane jako 'buyer_last_name : Nazwisko'.

Najlepiej jest zatem w zmiennej "buyer_first_name : Imię" uzupełnić imię, w zmiennej "buyer_last_name : Nazwisko" nazwisko, a w zmiennej "buyer_name : Nabywca" połączyć imię z nazwiskiem żeby wszystkie dane na dokumentach z importu były spójne. 
 

FAQ - pytania i odpowiedzi 

 

• W jaki sposób mogę zaimportować faktury, które mają kilka pozycji?

Przykładowy plik importu uwzględnia fakturę z kilkoma pozycjami. W przypadku takiej faktury plik musi uwzględniać osobne wiersze dla każdej pozycji. Natomiast w kolumnie z numerem faktury lub liczbą porządkową (jeśli nie chcesz importować numerów, aby to system nadał je automatycznie), muszą znaleźć się te same numery. W przypadku wykorzystania liczby porządkowej pamiętaj o przypisaniu do kolumny, która ją uwzględnia zmiennej no : LP, gdyż domyślnie pierwsza kolumna ma aktywne ustawienie "pomiń".


 

• W jaki sposób zaimportować fakturę z Nabywcą i Odbiorcą?

Aby system prawidłowo utworzył fakturę z Nabywcą i Odbiorcą w pliku należy dodać dodatkowe kolumny z danymi Odbiorcy. W 2 kroku importu do tych kolumn należy przypisać zmienne recipient.

 

• Czy mogę zaimportować dane z każdego programu do fakturownia?

Do systemu można zaimportować pliki w formatach .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV. Jeśli program jest w stanie wygenerować dane w jednym ze wskazanych formatów, a przy imporcie dla każdej kolumny z danymi zostanie przypisana prawidłowa zmienna, na podstawie której system zaczyta dane do faktury, import powinien zakończyć się powodzeniem.
 

• Jak przy imporcie faktur określić język faktury?

Aby zaimportować faktury w języku obcym, plik importu powinien posiadać dodatkową kolumnę z oznaczeniem języka przy fakturze (dla języka angielskiego będzie to EN). W kroku 2 importu dla tej kolumny należy przypisać zmienną lang : Język.  
 

• Czy można zaimportować fakturę bez terminu płatności? 

Tak, możesz zaimportować z pliku fakturę bez terminu płatności. W pliku importu dodaj kolumnę, w której określisz termin płatności, a przy dokumentach, dla których nie chcesz go wyświetlać, dodaj wartość off. W 2 kroku importu do tej kolumny przypisz zmienną payment_to_kind. Szczegóły w artykule w jaki sposób zaimportować faktury bez terminu płatności.

 

Sprawdź również:
Jak do systemu zaimportować wydatki?
Jak zaimportować faktury z niepełnymi danymi?
Jak zaimportować dokumenty nieksięgowe?
Zmienne do wykorzystania w imporcie danych na konto