Import faktur – jak to zrobić?

Utworzono: 2017-06-02
Ostatnia aktualizacja: 2024-11-08
Liczba odwiedzin posta: 14796

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Fakturowni, możesz szybko przenieść archiwalne dokumenty z innego systemu za pomocą importu faktur. Fakturownia obsługuje formaty takie jak .XLS i .CSV, co pozwala zaoszczędzić czas i uporządkować dokumentację w jednym miejscu. W tym artykule wyjaśniamy, skąd pobrać przykładowy plik importu, jak przygotować dane do importu oraz które informacje są wymagane, aby proces zakończył się sukcesem.

Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.

Import faktur – jak to zrobić?


System pozwala zaimportować dane w plikach typu .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV.

UWAGA! W systemie nie może być dwóch dokumentów o dokładnie takim samym numerze. Jeśli Twój plik importu uwzględnia numery faktur, które są już zajęte, import zakończy się błędem: Błąd["numer Faktura o takim numerze już istnieje."] | {"number":["Faktura o takim numerze już istnieje."]}.


Aby zaimportować faktury na konto:

  1. przejdź do zakładki Ustawienia > Import

    Panel ustawień w systemie fakturowania z menu umożliwiającym import dokumentów oraz tworzenie faktur, wydatków i innych dokumentów.
     
  2. z listy wybierz opcję Importuj faktury

    Panel importu danych z opcjami importu faktur, klientów, produktów i płatności w systemie fakturowania online.
     
  3. zaznacz opcję Przychody, by zaimportować faktury jako dokumenty sprzedażowe (opcja domyślnie aktywna); 

    Pierwszy krok importu faktur z wyborem typu dokumentu: przychody lub wydatki oraz opcją dodania pliku do importu w formatach XLS, CSV, TXT.
     
  4. naciśnij przycisk Wybierz plik i wybierz z dysku urządzenia plik z danymi do zaimportowania, po zaczytaniu pliku, kliknij przycisk Dalej by system pobrał dane do importu faktur; 

    Ekran pierwszego kroku importu faktur z wybranym plikiem przykładowy_plik_importu_faktur.xls oraz przyciskiem 'Dalej' do kontynuacji.
     
  5. gdy system wskaże komunikat, że pobieranie danych zakończyło się powodzeniem, kliknij przycisk Przejrzyj dane i importuj, by system przeniósł Cię do kroku 2 importu; 

    Ekran pobierania danych do importu faktur z przyciskiem 'Przejrzyj dane i importuj' oraz statusem 'Gotowe'.
     
  6. jeśli wgrywany plik zawiera nagłówki z nazwą kolumn, zaznacz checkbox przy opcji Plik posiada nagłówek, by te wartości system automatycznie pominął; 

    Ekran 'Import - krok 2' z tabelą faktur do importu, zaznaczoną opcją 'Plik posiada nagłówek' i danymi faktur, w tym numer, typ, sprzedawca, NIP, i status.
     
  7. aby import zakończył się powodzeniem w kroku 2 należy do każdej kolumny dopasować właściwą zmienną zgodną z jej zawartością, dzięki temu system będzie w stanie prawidłowo przypisać dane podczas tworzenia faktur np. kolumna z datą wystawienia musi mieć przypisaną zmienną issue_date : Data wystawienia - jeśli nie chcesz importować danych z wybranej kolumny wybierz pomiń

    Ekran 'Import - krok 2' z tabelą faktur do importu i rozwijanym menu wyboru zmiennych, w tym numer faktury, typ, sprzedawca, NIP, i status dokumentu.
     
  8. opcjonalnie dokonaj wyboru dodatkowych opcji; 

    Ekran ustawień importu faktur z dodatkowymi opcjami wyboru działu, magazynu oraz preferencjami dotyczącymi danych sprzedawcy.
     
  9. aby zaimportować dane kliknij przycisk Importuj dane, a następnie zatwierdź zakończenie procesu przyciskiem Gotowe

    Ekran importu faktur, krok 2, z opcjami mapowania danych, zaznaczeniem nagłówka pliku i przyciskiem 'Importuj dane'.

Jeśli proces importu zakończy się powodzeniem na liście z historią importów w kolumnie zaimportowano pojawi się ilość zaimportowanych dokumentów. Jeśli podczas importu system napotka błąd, wyświetli ilość błędnych danych w kolumnie błędy

Historia importów faktur z informacjami o pliku, liczbie załadowanych i zaimportowanych rekordów oraz opcją wykonania ponownie lub archiwizacji.
 
Import z XLS/CSV ma limit 1000 wierszy jednocześnie, czyli 1000 pozycji na importowanych fakturach, gdyż każda pozycja to osobny wiersz. Jeżeli plik jest większy należy go podzielić i wykonać kilka importów.

Zaimportowane dane możesz podejrzeć korzystając z przycisku Zobacz w kolumnie zaimportowane obiekty. System przeniesie Cię bezpośrednio na listę dokumentów, które powstały na podstawie pliku importu. O tym, że dokumenty pochodzą wyłącznie z importu świadczy fakt, że na liście w panelu filtrującym, aktywna jest opcja wyszukaj dla importu.

Lista przychodów z opcją wyszukiwania dla importu, pokazująca numery faktur, wartości netto i brutto, klienta, daty oraz status dokumentów.
 
WAŻNE! Jeśli w kroku 2 importu przypiszesz tą samą zmienną do dwóch kolumn, system zaczyta wartość z ostatniej kolumny, do której dana zmienna jest przypisana.
 

Skąd pobrać przykładowy plik importu?


Przykładowy plik importu możesz pobrać bezpośrednio z konta, a następnie uzupełnić go swoimi danymi. 

Aby pobrać plik, przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj faktury, a następnie kliknij nazwę pliku w sekcji zobacz przykładowy plik importu, który znajdziesz na niebieskim komunikacie po prawej stronie. 

Instrukcja importu faktur w Fakturownia z linkiem do pobrania przykładowego pliku importu 'invoices.xls' dla ułatwienia konfiguracji.
 

FAQ - pytania i odpowiedzi 

 

  • W jaki sposób mogę zaimportować faktury, które mają kilka pozycji?
Przykładowy plik importu uwzględnia fakturę z kilkoma pozycjami. W przypadku takiej faktury plik musi uwzględniać osobne wiersze dla każdej pozycji. Natomiast w kolumnie z liczbą porządkową i numerem faktury muszę znaleźć się te same numery. 
 
  • W jaki sposób zaimportować fakturę z Nabywcą i Odbiorcą?
Aby system prawidłowo utworzył fakturę z Nabywcą i Odbiorcą w pliku należy dodać dodatkowe kolumny z danymi Odbiorcy. W 2 kroku importu do tych kolumn należy przypisać zmienne recipient.
 
  • Czy mogę zaimportować dane z każdego programu do fakturownia?
Do systemu można zaimportować pliki w formatach .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV. Jeśli program jest w stanie wygenerować dane w jednym ze wskazanych formatów, a przy imporcie dla każdej kolumny z danymi zostanie przypisana prawidłowa zmienna, na podstawie której system zaczyta dane do faktury, import powinien zakończyć się powodzeniem.
 
  • Jak przy imporcie faktur określić język faktury?
Aby zaimportować faktury w języku obcym, plik importu powinien posiadać dodatkową kolumnę z oznaczeniem języka przy fakturze (dla języka angielskiego będzie to EN). W kroku 2 importu dla tej kolumny należy przypisać zmienną lang : Język.

 

Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.



Sprawdź również:
Jak do systemu zaimportować wydatki?
Jak zaimportować faktury z niepełnymi danymi?
Jak zaimportować dokumenty nieksięgowe?

 



Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Dajana
Witam, czy jest możliwość, aby program sam pobierał towar z magazynu po imporcie pliku xml z allegro ?

2020-01-15 11:35


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,

Tak, jest możliwość, aby system automatycznie tworzył dokumenty przyjęcia/ wydania towaru do wystawionych faktur. Instrukcję przesyłam poniżej:
https://pomoc.fakturownia.pl/151210-Jak-automatycznie-wystawiac-WZ-przy-wystawianiu-faktury 

Zamieszczam też dokładną instrukcję integracji sprzedaży z Allegro:
https://pomoc.fakturownia.pl/166004-Integracja-sprzedazy-w-Allegro 

Pozdrawiam,
Daniel

2020-01-15 11:56


Avatar sugester medium
Robert
Witam!
Czy będzie możliwość przypisania kodu SW podczas importu faktur z pliku xls?
Widzę ze opcja oznaczenia kodów GTU dla całych faktur została juz (na szczęście!) dodana ;)
Pozdrawiam

2020-10-09 14:04


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
na dzień dzisiejszy nie mamy informacji o planach tego typu aktualizacji z poziomu migracji danych.
Pozdrawiam,
Piotr

2020-10-09 14:06


Avatar sugester medium
Ania
W jaki sposób moge zaimportować faktury, które mają kilka produktów/pozycji?
Czy mozna zrobić, by do faktur w walucie autoamtycznie dodawała sie sekcja z kursem i przeliczonym VAT?

2021-01-06 13:01


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,

Nie ma znaczenia czy faktura ma jedną czy kilka pozycji. Instrukcja dotyczy importu faktur z każdą ilością pozycji, oraz w każdej walucie. Wystarczy, że w imporcie będzie podana waluta np EUR oraz wartości w PLN.

Pozdrawiam,
Daniel

2021-01-07 11:14


Avatar sugester medium
Emil
Image 2021 06 02 202550
W jaki sposób dodać pozycję "text line" w importowanym arkuszu csv.

2021-06-02 20:26


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w załączniku przesyłam przykładowy plik importu w którym ukazane jest, jak zaimportować linię tekstową oraz podział strony.

Pozdrawiam
Kacper

2021-06-07 15:32


Avatar sugester medium
Marta
Dzień dobry , czy jest możliwość przesyłu faktur z całego miesiąca do księgowej w jednym zbiorczym pliku ? Jeśli tak to jaka będzie procedura .

2022-07-14 12:25


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,

instrukcję do eksportu faktur znajdą Państwo w innym artykule, poniżej podaje link
https://pomoc.fakturownia.pl/327434-Jak-wyeksportowac-do-pliku-EXCEL-lub-wydrukowac-faktury-z-wybranego-okresu 

W przyszłości zachęcam do korzystania z pola "szukaj" na stronie pomocy gdzie wystarczy wprowadzić szukane słowo lub frazę

Pozdrawiam,
Daniel

2022-07-14 12:34


Avatar sugester medium
Bartosz
Dzień dobry, jak mogę zaczytać fakturę z pliku, jeżeli jest pole nabywca i odbiorca? W przykładowym pliku nie ma kolumn dla odbiorcy.

2024-07-26 16:10


milenasz
milenasz
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

w naszym przykładowym pliku importu nie ma kolumn dedykowanych danym obiorcy. Należy edytować plik i dodać je samodzielnie. Następnie podczas importu dane dotyczące odbiorcy przypisać do zmiennych recipient.

Pozdrawiam
Milena

2024-07-29 13:42


Avatar sugester medium
moniaL.
Czy mogę importować dane z każdego programu do fakturowania?

2024-08-08 09:14


milenasz
milenasz
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

system pozwala na import danych z plików w formacie .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV. Jeśli program jest w stanie wygenerować dane w jednym ze wskazanych formatów, a przy imporcie dla każdej kolumny z danymi zostanie przypisana prawidłowa zmienna, na podstawie której system zaczyta dane do faktury, import powinien zakończyć się powodzeniem.

W przypadku dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.

Pozdrawiam
Milena

2024-08-08 09:29


Avatar sugester medium
Bartek S
Dzień dobry, jak na etapie importu faktur sprzedażowych ustawić język w jakim będzie wystawiona faktura?

Wszystkie zaimportowane faktury mam po polsku, nawet jeśli zrobię export faktur wystawionych w obcym języku i zaimportuje je z powrotem, to wgrywają się w języku polskim.

2024-11-06 12:30


tomaszs
tomaszs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

Aby zaimportować faktury w języku obcym plik importu powinien posiadać dodatkową kolumnę z oznaczeniem języka przy fakturze (dla języka angielskiego będzie to EN) i dla tej kolumny należy wybrać nagłówek "lang : Język" w drugim kroku importu.

Pozdrawiam, Tomasz

2024-11-06 16:31


Dodaj komentarz