Wróć do https://fakturownia.pl ↩
Logowanie | Rejestracja
Dodaj sugestię +
  1. Fakturownia - Baza wiedzy
  2. Integracja z KSeF
  3. Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF DEMO?

Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF DEMO?

Utworzono: 2026-01-08
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-09
Liczba odwiedzin posta: 132
Poniższy artykuł pokazuje, jak uruchomić i obsługiwać wysyłkę faktur z Fakturowni do KSeF DEMO – automatycznie lub ręcznie. Znajdziesz tu także listę typów dokumentów wysyłanych do KSeF, opis statusów i filtrowania, edycji po wysyłce oraz pobierania plików KSeF XML.

Spis treści  

Integracja z KSeF DEMO – aktywacja i dostęp do ustawień

 
  1. Integrację aktywujesz przechodząc do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO Szczegóły jak połączyć integrację KSeF z kontem w Fakturowni znajdziesz w artykule: Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
  2. Opcja wyboru czy pobieranie faktur do KSeF ma odbywać się automatycznie czy być zlecane ręcznie, dostępna jest dla adresów e-mail z rolą Właściciel konta oraz Administrator 
 
WAŻNE! Ze względów bezpieczeństwa do docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0 dostępnej od 01.02.2026r. dostęp do ustawień aplikacji KSeF będą mieć wyłącznie Właściciel i Administrator konta w Fakturowni.
 

📢 Rekomendacja:

  • osobny dział i numeracja do testów KSeF DEMO
  • tryb ręczny integracji z KSeF DEMO 

Aby testy z KSeF DEMO nie mieszały się z Twoimi prawdziwymi dokumentami, zalecamy:

  • utworzyć osobny dział w Fakturowni przeznaczony wyłącznie do testów np. „KSeF DEMO – TESTY”,
  • w tym dziale ustawić odrębny schemat numeracji faktur, łatwy do rozpoznania, np.: DEMO nr/yyyy co da nam numerację DEMO/1/2025
  • w testowym dziale wystawiać wyłącznie faktury „na próbę” (testowe kwoty, testowe produkty/usługi),
  • przed generowaniem raportów JPK i innych raportów systemowych usunąć lub zarchiwizować wszystkie dokumenty testowe,

Po zakończeniu testów dział można usunąć. Dzięki temu łatwo odróżnisz faktury testowe od właściwych, nie wprowadzisz przypadkowo dokumentów z KSeF DEMO do rozliczeń i zachowasz porządek w numeracji na koncie.

Na czas testów w środowisku DEMO zalecamy włączenie ręcznej wysyłki do KSeF, a nie trybu automatycznego.

  • w trybie automatycznym wszystkie faktury spełniające warunki KSeF (również te "prawdziwe”) będą wysyłane do KSeF DEMO, czego nie powinno się robić z rzeczywistymi dokumentami;
  • w trybie ręcznym decydujesz osobno dla każdej faktury, czy klikniesz „Zapisz” (tylko w Fakturowni), czy „Zapisz i wyślij do KSeF (DEMO)” – dzięki temu możesz wysyłać tylko dokumenty testowe, np. z dedykowanego działu testowego;
  • jeśli chcesz testować KSeF DEMO na „żywej” firmie, ale nie ryzykować przypadkowego wysłania realnych faktur do DEMO, to alternatywą jest założenie osobnego, testowego konta w Fakturowni tylko do pracy z KSeF DEMO – wtedy możesz użyć automatu, ale wyłącznie z danymi testowymi.

Zanim rozpoczniesz pracę z integracją KSeF DEMO w Fakturowni, zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych materiałów:

Webinar „KSeF w Fakturowni – bezpłatnie i bez stresu” – szczegółowo omawiamy w nim autoryzację integracji, wyjaśniamy różnicę między DEMO i produkcyją, omawiamy ustawienia wysyłki dokumentów oraz inne kwestie związane z KSeF.

FAQ o KSeF w Fakturowni – odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów, aktualizowane na bieżąco;

Wideo-porady „KSeF w minutę” – krótkie filmy naszej ekspertki Mirosławy, specjalistki ds. KSeF;

W większości przypadków odpowiedź znajdziesz właśnie w tych materiałach – dzięki temu szybciej przygotujesz firmę do KSeF i unikniesz niepotrzebnego stresu.
 

Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF DEMO

 
  1. Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO
  2. Włącz suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF

Przełączniki ustawień automatycznej wysyłki faktur do KSeF w Fakturowni, aktywna opcja dla firm, nieaktywna dla osób prywatnych.

W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia natychmiast przekazuje ją do DEMO KSeF. Jeśli masz aktywną opcję automatycznego wysyłania faktur do KSeF, wszystkie faktury kwalifikującej się do wysyłki do KSeF wygenerowane podczas testów zostaną natychmiast wysłane do DEMO w tym dokumenty utworzone przez integrację np. z e-commerce, faktury cykliczne itp. 

Możesz tu wybrać również opcję:
Automatycznie wysyłaj dokumenty dla osób prywatnych do KSeF - do KSeF wysyłane są również faktury dla osób fizycznych bez NIP, należy pamiętać że wysyłka tego typu dokumentu jest dobrowolna, nieobowiązkowa.

Aktywne ustawienia automatycznej wysyłki dokumentów do KSeF dla firm i osób prywatnych w systemie Fakturownia.

Przy aktywnej automatycznej wysyłce faktur do KSeF dla użytkowników w formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz. Kluczowe jest jednak jego działanie dla poszczególnych ról w systemie. 
 
WAŻNE! W docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. ta funkcja będzie konfigurowana następująco:
Wysyłać do KSeF z podpisem firmy mogą dokumenty:
- wszyscy użytkownicy,
- Właściciel Konta i Administrator
- wybrani pracownicy zgodnie z certyfikatami nadanymi w KSeF


Właściciel konta i Administrator

  • Na formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz
  • Po kliknięciu Zapisz, dokument zostaje utworzony w systemie i automatycznie wysłany do KSeF DEMO

Użytkownik, Księgowy lub rola własna (z nadanym uprawnieniem - wysyłanie do KSeF)

  • Na formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz
  • Po kliknięciu Zapisz, dokument zostaje utworzony w systemie i automatycznie wysłany do KSeF DEMO

Użytkownik, Księgowy lub rola własna (bez uprawnienia - wysyłanie do KSeF)

  • Na formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz
  • Po kliknięciu Zapisz, dokument zostaje utworzony w systemie ale nie zostaje wysłany do KSeF

Przycisk „Zapisz” oraz link „Powrót” umożliwiający cofnięcie zmian w systemie Fakturownia.

Więcej informacji o rolach użytkownika, a uprawnieniach wysyłania faktur do KSeF DEMO znajdziesz w artykule Gdzie sprawdzić czy określony użytkownik ma aktywną wysyłkę do KSeF?


Ręczna wysyłka faktur do KSeF DEMO

 
  1. Jeśli chcesz pracować wyłącznie ręcznie wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO
  2. Upewnij się, że suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF jest wyłączony (szary)

Przełącznik ustawień wysyłki dokumentów do KSeF w pozycji wyłączonej w panelu Fakturownia.


Przy aktywnej automatyczne ręcznej wysyłce faktur do KSeF dla użytkowników w formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz lub Zapisz i wyślij do KSeF. Kluczowe jest jednak jego działanie dla poszczególnych ról w systemie. 
 
WAŻNE! W docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. ta funkcja będzie konfigurowana następująco:
Wysyłać do KSeF z podpisem firmy mogą dokumenty:
- wszyscy użytkownicy,
- Właściciel Konta i Administrator
- wybrani pracownicy zgodnie z certyfikatami nadanymi w KSeF


Właściciel konta i Administrator

  • Zapisz – zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF DEMO. Pamiętaj, że po wejściu obowiązku KSeF dla Twojej firmy, w takiej sytuacji należy przesłać dokument tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona. Jeśli wystawisz dokument o 22:00 24 września, to wciąż 24 września musisz wysłać dokument do KSeF do godziny 23:59 aby był przesłany w trybie online.Przesyłając go w dniu kolejnym, faktura zostanie przesłana już w trybie nie online, a offline24. 
  • Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje i od razu wysyła dokument do KSeF DEMO.

Użytkownik, Księgowy lub rola własna

  • Domyślnie widoczny jest tylko przycisk Zapisz - zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF DEMO. Pamiętaj, że po wejściu obowiązku KSeF dla Twojej firmy, w takiej sytuacji należy tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona osoba z uprawnieniami do Wysyłanie do KSeF przesłała ją do KSeF.
  • Jeśli w roli zaznaczysz uprawnienie Wysyłanie do KSeF, pojawi się również przycisk Zapisz i wyślij do KSeF.

Przyciski „Zapisz i wyślij do KSeF”, „Zapisz” oraz link „Powrót” umożliwiające finalizację operacji w systemie Fakturownia.


Model mieszany (praktyczny w zespołach)

Dla konta włącz automatyczną wysyłkę, ale u użytkowników bez uprawnień do KSeF zapis dokumentu nie wyśle go do KSeF (zostanie tylko utworzony). Dzięki temu część zespołu może wystawiać faktury, a osoby uprawnione – decydować o wysyłce.
 

Wszystkie sposoby wysłania dokumentu


Jeśli masz włączony tryb ręczny, faktura po zapisaniu nie wysyła się sama do KSeF. Wysyłkę jej możesz zlecić na kilka sposobów — w zależności od tego, gdzie aktualnie pracujesz w systemie:

Wysyłka z formatki wystawiania faktury (podczas tworzenia dokumentu)

Najprostsza metoda przy wystawianiu dokumentu:
  1. Zapisz – zapisuje fakturę w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF
  2. Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje i od razu wysyła fakturę do KSeF DEMO

Przyciski „Zapisz i wyślij do KSeF”, „Zapisz” oraz link „Powrót” umożliwiające finalizację operacji w systemie Fakturownia.

Wysyłka pojedynczo z listy faktur

Możesz wysłać już wystawioną fakturę bez wchodzenia w jej edycję:
  1. przejdź do Przychody > Faktury (lista dokumentów),
  2. w kolumnie KSeF kliknij ikonę/przycisk statusu Wyślij do KSeF przy wybranej fakturze,
  3. system zleci wysyłkę i status w kolumnie KSeF zmieni się na odpowiedni (np. „w trakcie”, „wysłano”, „błąd”).

Lista faktur w module „Przychody” Fakturowni z kolumną statusów KSeF oraz ikonami przesyłania dokumentów do wersji demo KSeF.

Wysyłka masowa z listy faktur 

Jeśli chcesz wysłać kilka faktur jednocześnie:
  1. na liście faktur zaznacz checkboxami wybrane dokumenty,
  2. kliknij przycisk Wyślij faktury do KSeF (zbiorcza akcja dla zaznaczonych pozycji),
  3. system przekaże dokumenty do KSeF DEMO, a każdy dokument otrzyma własny status i numer KSeF po przyjęciu.

Widok listy faktur z zaznaczonymi dokumentami i przyciskiem „Wyślij faktury do KSeF” do masowego eksportu do systemu e-Faktur.

Wysyłka z podglądu zapisanej faktury 

Jeżeli jesteś w podglądzie konkretnej faktury:
  1. wybierz przycisk KSeF,
  2. z tego miejsca dokument zostanie przesłany do KSeF DEMO

Podgląd szczegółów faktury z wyróżnionym przyciskiem „KSeF” do przesłania dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur.


Gdzie sprawdzić czy użytkownik (pracownik) ma aktywną wysyłkę do KSeF?


Aby sprawdzić czy adres e-mail, dodany jako użytkownik do konta, ma dostęp do wysyłki faktur do KSeF, przejdź do zakładki Ustawienia > Użytkownicy. W kolumnie Wysyłanie do KSeF zobaczysz oznaczenie Tak, jeśli wysyłka jest aktywna lub Nie, jeśli możliwość wysyłki do KSeF nie jest dostępna dla wybranego usera.

Lista użytkowników z uprawnieniami do wysyłania dokumentów do KSeF według ról i działów w systemie


Status KSeF i Informacja KSeF


Na liście dokumentów widoczna jest kolumna KSeF oraz po lewej stronie filtr Status KSeF. 

Statusy są różne i sygnalizują poszczególne sytuacje:

Ikony statusów KSeF w trybie DEMO: gotowe do wysyłki, wysłane, w trakcie, błąd, brak odpowiedzi i brak wysyłki.
 
  1. wyślij dokument do KSeF DEMO
  2. dokument poprawnie przesłany do KSeF DEMO
  3. dokument jest w trakcie przesyłania do KSeF DEMO, odśwież stronę i sprawdź czy status zmieni się  
  4. błąd wysyłki dokumentu do KSeF DEMO. Sprawdź komunikat w Informacja KSeF, popraw błędy lub spróbuj ponowić wysyłkę jeśli to błąd serwera KseF.
  5.  połączenie z integracją KseF DEMO jest nieaktywne albo NIP jest niepołączony. Przejdź do Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO > Ustawienia w sekcji Masz dostępne następujące połączenia kliknij w Szczegóły swojego połączenia i przesuń suwak na Aktywne lub Spróbuj ponownie
  6. dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, profroma itp.

Klikając na określony status pojawia się nam okno Informacja KSeF ze szczegółami komunikacji z KSeF.
 
Komunikat o błędzie KSeF: duplikat faktury, która została już przesłana. Status: błąd serwera, tryb DEMO.

Znajdziesz tu:
  • Numer dokumentu – numer Twojej faktury w Fakturowni
  • Status – aktualny stan wysyłki (np. W trakcie, Wysłano poprawnie, Błąd wysyłania, Błąd serwera)
  • Data wystawienia w Fakturowni – kiedy dokument utworzono w systemie
  • Data wysyłki do KSeF DEMO – chwila, gdy faktura została przekazana do KSeF DEMO
  • Numer KSeF – identyfikator nadany przez KSeF DEMO (po pomyślnym przyjęciu). Numer KSeF zobaczysz także na podglądzie faktury w sekcji Aktywności związane z dokumentem oraz w pobranym UPO KSeF
  • Data wystawienia w KSeF – data przyjęcia i zarejestrowania faktury w KSeF
  • Błędy Jeśli wysyłka się nie powiodła, pojawi się komunikat z Ministerstwa Finansów.
Przykład: Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF: xxxxxxxxx-20251202-050020684550-06 została już prawidłowo przesłana do systemu w sesji: 20251202-SO-2740F71000-A3A727B45B-EE lub Wskazany element w strukturze e-Faktury nie spełnia wymogów: pole Adres nie może być puste

Dla statusu Błąd serwera zwykle wystarczy ponowić wysyłkę później.
 
Pliki do pobrania 
  • Faktura KSeF – oryginał pliku XML przyjętego przez KSeF zgodny ze strukturą FA(3) 
  • UPO KSeF – Urzędowe Poświadczenie Odbioru - potwierdzenie przyjęcia dokumentu z numerem KSeF po poprawnym przyjęciu
WAŻNE! nie zmieniaj nazwy pobranego pliku XML – zawiera ona unikalny identyfikator KSeF dokumentu.

Wyślij ponownie - jeśli w dokumencie był błąd, który został poprawiony to z tej pozycji możesz jeszcze raz wysłać go do KSeF 
 

Filtr Status KSeF 


Na liście Przychody > Faktury po lewej stronie znajdziesz filtr Status KSeF. 

Lista filtrów statusu KSeF w systemie: wszystkie, do wysyłki, wysłano poprawnie, w trakcie wysyłki, błąd wysyłania/serwera, pozostałe.

Pozwala on zawęzić widok tylko do dokumentów o wybranym etapie obsługi w KSeF:
  • wszystkie – pełna lista dokumentów, niezależnie od statusu KSeF
  • Do wysyłki –  tylko te dokumenty które się kwalifikują do wysyłki do KSeF i są przygotowane w Fakturowni, a jeszcze nie zostały wysłane (np. gdy masz tryb ręczny)
  • Wysłano poprawnie – faktury przyjęte przez KSeF; mają nadany numer KSeF i datę wystawienia w KSeF.
  • W trakcie wysyłki – dokumenty oczekujące na przetworzenie po stronie KSeF (kolejka).
  • Błąd wysyłania/serwera – dokumenty, które mają błąd wysyłania i wysyłka została odrzucona (np. błąd walidacji treści) lub problem techniczny po stronie KSeF.
  • Pozostałe - przedstawia dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, profroma itp.


Jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF

 
  1. Faktury sprzedaży
  2. Faktury korygujące
  3. Faktury walutowe
  4. Zaliczki i faktury końcowe
  5. Faktury MP
  6. Marża (VAT marża)
  7. WDT
  8. Odwrotne obciążenie
  9. Eksport towarów
  10. Faktury OSS (z włączonym znacznikiem "Faktura OSS")
  11. Faktury VAT RR (rolnicze) – wysyłka opcjonalna.

Pamiętaj: faktury dla konsumentów (B2C) czy zagranicznych kontrahentów mogą podlegać innym zasadom – sprawdź aktualne wyłączenia w przepisach.


Jak pobrać faktury w formacie KSeF XML 

 
  1. Pojedynczo – z poziomu okna Informacja KSeF danej faktury - przycisk Faktura KSeF (XML) Dwa przyciski umożliwiające pobranie plików w formacie XML: Faktura KSeF oraz UPO KSeF.
  2. Masowo – zaznacz wszystkie interesujące Cię faktury na liście faktur, a następnie wybierz jeden z eksportów w zakładce Eksport/Wydruki np. Pobierz pliki XML KSeF Faktur Menu eksportu dokumentów z rozwijaną listą opcji, podświetlona opcja to „Pobierz pliki XML KSeF faktur”.
Kolumna z numerem KSeF dostępna jest w: 
  • eksport do XLS (z pozycjami faktur), 
  • eksport do CSV,
  • eksport do XLS,
  • pobierz listę faktur w formacie PDF,
  • eksport do XML.
 

Eksporty księgowe

Dodaliśmy do eksportów księgowych ERP Optima oraz Symfonia pole z numerem KSeF. Pola zostały uwzględnione w miejscach przewidzianych przez dokumentację dostawców powyższych programów księgowych.

Pole z numerem KSeF zostanie dodane również w ramach innych naszych eksportów po udostępnieniu odpowiedniej dokumentacji przez pozostałych dostawców oprogramowań księgowych.
 

WAŻNE! Gdy korzystasz z ręcznej wysyłki i po wysyłce dokumentów do KSeF dodatkowo wyeksportujesz plik do formatu ustrukturowanego KSeF XML  [struktura fa(3)] z Fakturowni, data wysyłki w systemie zostanie nadpisana na moment eksportu. To może rodzić ryzyko przekroczenia wymaganego czasu na przesłanie dokumentu do KSeF. Planuj działania tak, by zachować termin data wystawienia dokumentu = data wysyłki do KSeF.
 
WAŻNE! Nie zmieniaj nazw pobranych plików KSeF XML. W nazwie zawarty jest unikalny identyfikator KSeF powiązany z konkretną fakturą.


Edycja faktury po wysyłce do KSeF 

 
WAŻNE! Funkcja będzie obowiązywać w docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. w KSeF DEMO możliwość edycji faktury nie jest blokowana. 

Po nadaniu numeru KSeF treści faktury nie edytujemy, ta funkcja zostaje automatycznie zablokowana.

Dostępne są wyłącznie:
  • zmiany w załącznikach,
  • uzupełnienia danych dla księgowych (np. pola pomocnicze: podatek dochodowy, VAT – bez modyfikacji treści faktury wysłanej do KSeF).
Rozwinięte menu „Edytuj” z dostępnymi opcjami: Edytuj pola księgowe i Edytuj załączniki.

Jeśli potrzebujesz zmienić dane merytoryczne, wystaw fakturę korygującą.


Kiedy wysłać e-mail z fakturą do Klienta (Kontrahenta)?

 
WAŻNE! Funkcja będzie obowiązywać w docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. w KSeF DEMO możliwość wysyłki faktury nie jest blokowana. 


Wysyłka wiadomości z fakturą z poziomu Fakturowni aktywna będzie dopiero w momencie, gdy fakturze zostanie nadany numer KSeF. Numer KSeF zostanie przypisany do dokumentu samoczynnie, po zaakceptowaniu faktury przez Krajowy System e-Faktur.

Komunikat o błędzie podczas wysyłania faktury – brak nadanego numeru KSeF w systemie Fakturownia.

FAQ - pytania i odpowiedzi


1. Faktury cykliczne – jak są wysyłane do KSeF?
Źródło dokumentu nie ma znaczenia: faktury utworzone w ramach cykli czy też tworzone po API wysyłają się automatycznie (gdy automat jest włączony) lub wymagają ręcznego zlecenia wysyłki – dokładnie tak samo, jak zwykłe faktury.

2. Czy podpisywanie/wysyłanie wielu faktur naraz nadaje osobny numer KSeF dla każdej faktury?
Tak. Nawet jeśli podpiszesz lub wyślesz wiele faktur „hurtowo”, każda faktura jest osobnym dokumentem i dostaje własny numer KSeF oraz własny status (przyjęta/odrzucona/w trakcie).

3. Czy mogę wysyłać faktury do KSeF w innej kolejności niż je wystawiłam?
Tak. Możesz wysyłać je w dowolnej kolejności — ważne jest, żeby były wysłane zgodnie z obowiązującym trybem (online tego samego dnia albo w trybie offline, jeśli dotyczy). Numeracja w KSeF i tak jest niezależna od Twojej kolejności wysyłki.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi.

Sprawdź również:
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF


Powrót

Dodaj komentarz


« powrót

Najnowsze