Wysyłanie faktur z mojego własnego adresu e-mail (ustawienie DKIM)
Ostatnia aktualizacja: 2024-09-24
Fakturownia daje Ci możliwość wysyłania e-maili z systemu w taki sposób, aby wyglądały jak wysłane przez Twoją własną skrzynkę e-mailową. Opcja jest dostępna w planach Pro i Pro Plus. W tym artykule wskażemy Ci, gdzie w ustawieniach konta dostępna jest opcja wyboru sposobu wysyłki oraz jak skonfigurować DNS i DKIM, by wiadomości z fakturami były prawidłowo dostarczane.
Spis treści artykułu:
- jak wysłać faktury z własnego adresu e-mail
- wytyczne odnośnie konfiguracji DNS
- konfiguracja ustawień DKIM
- DKIM a opcja Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem w ramach działów
- przykładowe błędy przy konfiguracji DKIM
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Jak wysłać faktury z Fakturowni z własnego adresu e-mail?
Aby skorzystać z opcji wysyłki z własnego adresu e-mail:
.
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia Konta > Wysyłanie e-mailem;
- zaznacz pole wyboru Użyj własnej nazwy adresu e-mail;
- wpisz w pole Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów Twój adres email, którego chcesz użyć (pole <from>); w przykładzie posłużymy się adresem: Jan Kowalski <jan.kowalski@domena.pl>
WAŻNE! Od 1.02.2024 roku domeny Google, Yahoo i inne, przy ustawieniu pola <from> innego adresu wysyłki niż domena serwera pocztowego z jakiego faktycznie wysyłana jest wiadomość, wymagają dodatkowych konfiguracji skrzynki pocztowej, opisanych poniżej.
Ustawienie DNS
Jeśli korzystasz z opcji sugerujemy abyś ustawił(a) także odpowiednią konfigurację DNS w swojej domenie (tej, z której wysyłane są e-maile).
W tym celu skontaktuj się z osobą, która obsługuje Twoją domenę lub samodzielnie znajdź miejsce, w którym możesz konfigurować DNS Twojej domeny.
Należy w DNS domeny dodać rekord TXT (będący pozwoleniem dla Fakturowni na wysyłanie maili) o wartości:
v=spf1 mx include:spfa.fakturownia.pl ~all
Bez tego ustawienia Twoje e-maile z fakturami mogą nie dotrzeć do adresatów lub zostać oznaczone jako spam.
Może się tak zdarzyć, że w DNS Twojej domeny widnieje już jakiś uprzednio dodany wpis TXT zaczynający się od v=spf. Wtedy, zamiast dodawania drugiego wpisu, możesz rozszerzyć istniejący wpis o pozwolenie dla Fakturowni na wysyłanie e-maili.
Aby to zrobić, w rekordzie TXT domeny tuż przed ~all, -all, +all lub ?all dodaj frazę include:spfa.fakturownia.pl. Poprawność wpisu możesz sprawdzić pod tym linkiem.
Ustawienie DKIM
Dodatkowo, w planach Pro i Pro Plus, po skonfigurowaniu SPF możesz ustawić DKIM. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem.
Przy uzupełnionej rubryce Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów, kliknij przycisk Ustawienia DKIM.
Pojawi się pole do wpisania domeny, gdzie system podpowie domenę, z wcześniej uzupełnionego adresu e-mail w rubryce Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów.
W tym polu możesz ręcznie zmienić wartość domeny.
Po zatwierdzeniu danych i kliknięciu w przycisk Dodaj, system pokaże Ci w nowym oknie oczekiwane wartości rekordów DKIM.
Na górze okna widoczny jest komunikat przypominający o konieczności wprowadzenia rekordów DNS w panelu zarządzania domeną.
Kolejno, w dedykowanych polach, podane są nazwy rekordów z podziałem na: typ rekordu, nazwa rekordu, wartość rekordu.
W DKIM mamy następujące typy rekordów: CNAME em, CNAME s1._domainkey, CNAME s2._domainkey, TXT_dmarc.
Po dodaniu rekordów w panelu zarządzania domeną, możesz wrócić do okna w Fakturowni i zweryfikować rekordy za pomocą przycisku Weryfikuj. Weryfikacja rekordów możliwa jest w odstępach czasowych. Między każdą próbą weryfikacji powinno upłynąć co najmniej 5 minut.
W przypadku zmiany zdania bądź popełnienia literówki w domenie, możesz usunąć konfigurację DKIM korzystając z przycisku Usuń i dodać nową z inną domeną.
W momencie, gdy rekordy DNS zostały zweryfikowane, system wyświetli komunikat: Domena poprawnie zweryfikowana!
System przewiduje możliwość dodania w ten sposób jednej domeny w ramach konta. Gdy domena jest już dodana i klikniesz opcję Ustawienia DKIM, w dalszym ciągu widoczny będzie monit o poprawnej weryfikacji. Chcąc dodać DKIM dla innej domeny, należy usunąć poprzednio dodaną domenę za pomocą przycisku Usuń.
DKIM a opcja Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem w ramach działów
W momencie, gdy w ramach działów korzystasz z opcji Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem i adresy mailowe wprowadzone w ramach osobnej wysyłki, nie zawierają się w obrębie jednej domeny (tej, dla której aktywne jest już DKIM), system wskaże Ci taką informację w ramach komunikatu.
Po kliknięciu przycisku Ustawienia DKIM, system wyświetli komunikat, gdzie w zielonej ramce widoczna będzie informacja, że DKIM dla głównej domeny jest już aktywny.
Następnie, system w komunikacie na żółtym tle wskaże, jakie działy i adresy mailowe, z odrębnymi ustawieniami wysyłki, nie podlegają pod domenę z dodanymi DKIM. Dla tych działów zastosowana zostanie domyślna wysyłka e-maili.
Przykładowe błędy przy konfiguracji DKIM
W przypadku nieudanej weryfikacji rekordów DNS, system pokaże nad każdym rekordem komunikat o błędzie:
→ błąd Expected CNAME for “X” to match “Y” mówi, że rekord CNAME na domenie “X” nie ma wartości “Y”.
Błąd ten może być spowodowany literówką przy uzupełnianiu rekordu, omyłkowym utworzeniem rekordu DNS o innym typie lub w innej domenie. Sprawdź czy nie popełniłeś literówki w nazwie domeny. Jeśli nazwa domeny wydaje się prawidłowa, zweryfikuj rekordy ręcznie za pomocą tej strony → ręczna weryfikacja rekordów.
Rozpropagowanie zmian rekordów DNS może zająć godzinę, a w ekstremalnych przypadkach nawet dobę. Jeśli wszystko zrobiłeś poprawnie, a rekordów nie widać, spróbuj ponownie później.
→ błąd no records found at ‘_dmarc.em.fakturownia.eu’ mówi o tym, że poprawnych rekordów DMARC nie znaleziono na żadnej z podanych domen, których może być kilka.
W przypadku wpisania całkowicie niepoprawnej domeny, system wyświetli komunikat Prosimy o poprawienie danych. Domena - jest nieprawidłowe.
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.
Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.
Sprawdź również:
Osobna konfiguracja wysyłania e-maili dla działów
Jak wysłać fakturę w PDF bezpośrednio z systemu
Wysyłanie faktur e-mailem do kilku odbiorców jednocześnie
Jakich zmiennych można użyć podczas wysyłania dokumentów e-mailem?
Wysyłanie dokumentów magazynowych e-mailem
Powrót
Komentarze
bozena
2018-01-02 13:38
mariaseta
proszę sprawdzić pod dokumentem (w widoku podglądu dokumentu) aktywności wysyłki - znajduje się tam informacja o tym czy dokument został dostarczony czy nie. Jeżeli został dostarczony (jest to odpowiedź serwera pocztowego odbiorcy), należy szukać dokumentu w innych folderach. Jeżeli nie został dostarczony, znajdzie się tam informacja o przyczynie niedostarczenia - na przykład nieaktywna skrzynka odbiorcy.
Link wysyłany w wiadomości jest jedynie linkiem do podglądu konkretnego dokumentu. Jest on formą dostępu do dokumentu dla klienta, jeżeli pdf nie zostanie dołączony. Jest też formą szybkiego dodania dokumentu do wydatków, jeżeli klient dysponuje swoim kontem w Fakturowni. W takiej sytuacji dokument zostanie zaciągnięty na konto, na które w danym momencie jest zalogowana osoba klikająca w link. Poprzez wspomniany link nikt nie dostanie się do pozostałych danych na Pani koncie. Do konta ma dostęp tylko osoba dysponująca loginem i hasłem, w tym przypadku Pani.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
MS
2018-01-02 14:17
Agnieszka
Ponieważ dopiero zaczęłam korzystać z tego programu i wystawiłam fakturę, którą przesłałam do klienta. Bardzo prosze o informacje gdzie one się zaoisują ewn jak sprawdzić czy została wysłana.
2018-01-09 13:19
mariaseta
przy wysyłce dokumentu może Pani ustawić swój adres mailowy jako odbiorcę kopii dokumentu, niemniej jednak, aby się upewnić czy dokument dotarł do odbiorcy proszę w sekcji Aktywności pod dokumentem sprawdzić status wysyłki.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
2018-01-09 14:07
viola
Pozdrawiam
2018-01-28 12:47
mariaseta
zapewne odnosi się Pani do opcji osobnej wysyłki maili w działach. Aby wyłączyć tę opcję proszę przejść do menu Ustawienia > Dane firmy i w poszczególnych działach wyłączyć tę opcję.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
2018-02-02 09:12
aneta
2019-02-08 09:53
piotr.wajs
czy to przy tworzeniu nowej faktury, czy to przez opcję "Wystaw podobną" program podpowiada zawsze e-mail jaki jest zapisany na karcie Klienta, dla którego tworzymy fakturę.
Pozdrawiam,
Piotr
2019-02-08 10:09
Lena Piekutowska
2019-05-27 12:42
lukaszs
Instrukcja jest pod innym artykułem w naszej bazie wiedzy:
https://pomoc.fakturownia.pl/992041-Wysylka-wiadomosci-e-mail-poprzez-wlasny-serwer
Pozdrawiam,
Łukasz
2019-05-27 13:18
Cezary
2019-07-06 14:01
Daniel_W
tak, jest możliwość dodawania załączników, przesyłam instrukcję z naszej Bazy Wiedzy:
https://pomoc.fakturownia.pl/317871-Dolaczanie-zalacznikow-do-przesylanej-faktury
2019-07-08 09:50
Mateusz
2019-09-23 16:29
piotr.wajs
Panie Mateuszu instrukcja jak dostosować osobną wysyłkę e-mail dla każdej z firmy znajduje się pod adresem: https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-dokumentow-e-mailem.
Pozdrawiam,
Piotr
2019-09-23 16:45
jarek
Od kilku dni nie mozemy wyslac faktur , nie dochodza i mamy komunikat na czerwono:
OpenSSL::SSL::SSLError: SSL_connect returned=1 errno=0 state=error: unsupported protocol
Przez 2 lata nie bylo problemu. Prosze o podpowiedz gdzie mamy szukac przyczyny - w fakturowni?, czy u naszego dostawcy,aczkolwiek wszystkie maile dzialaja w firmie bez problemu na tej samej domenie i korzystamy z klienta poczty gdzie rowniez przechodza przez serwer.
Pozdrawiam
2021-11-09 09:33
Daniel_W
chętnie pomożemy Państwu rozwiązać problem. Czy dodawali Państwo odpowiedni rekord txt w DNS swojej domeny? Czy adres e-mail jest wprowadzony wg formatu "<Jan Kowalski> <jan.kowalski@domena.pl>" z powyższej instrukcji? Może coś się zmieniło po stronie Państwa serwera poczty i należy się skontaktować dostawcą poczty, być może rekord txt należy wprowadzić ponownie.
Pozdrawiam,
Daniel
2021-11-09 14:20
jarek
W okresie dwoch lat zostalo wyslanych kilkanascie tys fv.
W takim razie szukamy u dostawcy poczty.
Dziekuje
2021-11-09 14:37
jarek
W dalszym ciagu mamy problem z wysylaniem faktur ( temat z 2021-11-09 09:33) blad SSl
Po stronie dostawcy poczty wszystko Okey
Info od technika zajmujacego sie strona:
(''Tak, obecnie są wpisane chyba trzy spfy, które podawali wcześniej w korespondencji. Zapytaj ich który ostatecznie ma być wpisany do domeny, to usunę zbędne.'')
Prosze o podanie recordu ktory ma zostawic
Widocznie mamy tutaj blad po naszej stronie
Dzieki
Pzdr
Jarek
2021-11-15 15:54
Patryk
2022-07-17 13:34
Kacper_Seta
w kwestii ustawień po stronie domeny o2.pl proszę kontaktować się z supportem danej domeny.
Pozdrawiam
Kacper
2022-07-18 09:35
orzech
2022-07-18 22:55
Daniel_W
dziękujemy za kontakt. Wysyłane wiadomości nie są zapisywane. Polecam wypełnienie pola "Kopia do" swoim adresem e-mail. Wtedy kopia każdej wiadomości będzie wysyłana również na Państwa skrzynkę.
Pozdrawiam,
Daniel Witecki
2022-07-19 10:26
Bezev
checkbox "Wyszlij jutro o 8 rano".
Jeśli zaznaczyć to i następnie naciskamy "Wyslij" - wtedy e-mail będzie wysłany później, jutro o godzinie 8 rano.
I nie będzie widać, że ktoś (wszyscy) pracujemy w nocy.
Pozdrawiam, Bezev
2022-08-11 22:29
piotr.wajs
dziękujemy za trafną sugestię. Na ten moment taka funkcjonalność nie jest jeszcze planowana. Proszę jednak o zgłoszenie takiego pomysłu na naszym forum Sugestii poprzez poprzeczny przycisk "Pomoc" w systemie z prawie strony ekranu. Sugestia jako osobny wpis będzie widoczna na forum dla większej liczby Użytkowników, którzy będą wyrażać swoją opinię na ten temat oraz oddawać głosy.
Duża liczba głosów spowoduje dodane funkcjonalności.
Pozdrawiam,
Piotr
2022-08-12 09:53
Tomasz
2023-03-10 12:12
piotr.wajs
nie ma takiej możliwości w systemie.
Na ten moment taka funkcjonalność nie jest planowna. Proszę jednak o zgłoszenie takiego pomysłu na naszym forum Sugestii poprzez poprzeczny przycisk "Pomoc" w systemie z prawie strony ekranu. Sugestia będzie widoczna na forum dla większej liczby Użytkowników, którzy będą wyrażać swoją opinię na ten temat oraz oddawać głosy.
Duża liczba głosów spowoduje dodane funkcjonalności.
Pozdrawiam,
Piotr
2023-03-10 14:20
Michał
2023-07-26 14:52
Daniel_W
Fakturownia nie ma obecnie wsparcia dla Office 365. Być może w przyszłości zostanie wprowadzona taka aktualizacja, lecz w tej chwili nie ma takich planów.
Pozdrawiam,
Daniel
2023-07-28 17:01
Grzegorz
2023-09-19 22:49
Kacper_Seta
od planu Pro jest możliwość skonfigurowania osobnych ustawień wysyłania e-mailem dla działów, w każdym dziale można wtedy podać inny adres e-mail. Przesyłam link do instrukcji:
https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-e-maili-dla-dzialow
Pozdrawiam,
Kacper
2023-09-20 10:10
Dodaj komentarz