Wysyłanie faktur z mojego własnego adresu e-mail (ustawienie DKIM)

Utworzono: 2012-04-17
Ostatnia aktualizacja: 2024-07-11
Liczba odwiedzin posta: 29451

Fakturownia daje Ci możliwość wysyłania e-maili z systemu w taki sposób, aby wyglądały jak wysłane przez Twoją własną skrzynkę e-mailową. Opcja jest dostępna w planach Pro i Pro Plus. W tym artykule wskażemy Ci, gdzie w ustawieniach konta dostępna jest opcja wyboru sposobu wysyłki oraz jak skonfigurować DNS i DKIM, by wiadomości z fakturami były prawidłowo dostarczane. 

Spis treści artykułu:

Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.


Jak wysłać faktury z Fakturowni z własnego adresu e-mail?


Aby skorzystać z opcji wysyłki z własnego adresu e-mail:
.


Pole tekstowe w systemie Fakturownia, w którym wpisany jest adres e-mail nadawcy wiadomości do klientów: Jan Kowalski jan.kowalski@domena.pl.  

UWAGA! Od 1.02.2024 roku domeny Google, Yahoo i inne, przy ustawieniu pola <from> innego adresu wysyłki niż domena serwera pocztowego z jakiego faktycznie wysyłana jest wiadomość, wymagają dodatkowych konfiguracji skrzynki pocztowej, opisanych poniżej.
 

Ustawienie DNS

 

Jeśli korzystasz z opcji sugerujemy abyś ustawił(a) także odpowiednią konfigurację DNS w swojej domenie (tej, z której wysyłane są e-maile). 
W tym celu skontaktuj się z osobą, która obsługuje Twoją domenę lub samodzielnie znajdź miejsce, w którym możesz konfigurować DNS Twojej domeny.

Należy w DNS domeny dodać rekord TXT (będący pozwoleniem dla Fakturowni na wysyłanie maili) o wartości:

v=spf1 mx include:spfa.fakturownia.pl ~all

Bez tego ustawienia Twoje e-maile z fakturami mogą nie dotrzeć do adresatów lub zostać oznaczone jako spam.

Może się tak zdarzyć, że w DNS Twojej domeny widnieje już jakiś uprzednio dodany wpis TXT zaczynający się od v=spfWtedy, zamiast dodawania drugiego wpisu, możesz rozszerzyć istniejący wpis o pozwolenie dla Fakturowni na wysyłanie e-maili.

Aby to zrobić, w rekordzie TXT domeny tuż przed ~all, -all+all lub ?all dodaj frazę include:spfa.fakturownia.pl. Poprawność wpisu możesz sprawdzić pod tym linkiem.
 

Ustawienie DKIM
 

Dodatkowo, w planach Pro i Pro Plus, po skonfigurowaniu SPF możesz ustawić DKIM. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem.
 

UWAGA! Dodanie DKIM jest możliwe jedynie przez Użytkownika ze statusem "Właściciel konta" oraz "Administrator" 
 
WAŻNE! System przewiduje możliwość dodania w ten sposób tylko JEDNEJ domeny w ramach konta.


Przy uzupełnionej rubryce Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów, kliknij przycisk Ustawienia DKIM.


Ekran ustawień wysyłania maili z zaznaczoną opcją 'Użyj własnej nazwy adresu e-mail' oraz wpisanym adresem 'fakturownia.io'. Widoczny przycisk 'Ustawienia DKIM'.

Pojawi się pole do wpisania domeny, gdzie system podpowie domenę, z wcześniej uzupełnionego adresu e-mail w rubryce Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów.

W tym polu możesz ręcznie zmienić wartość domeny.

Ekran konfiguracji DKIM w systemie Fakturownia z polem tekstowym wypełnionym 'fakturownia.io' i przyciskiem 'Dodaj'.

Po zatwierdzeniu danych i kliknięciu w przycisk Dodaj, system pokaże Ci w nowym oknie oczekiwane wartości rekordów DKIM.

Ekran konfiguracji DKIM w systemie Fakturownia z instrukcjami dotyczącymi dodania rekordów DNS dla domeny, zawierający szczegóły rekordów CNAME i TXT.

Na górze okna widoczny jest komunikat przypominający o konieczności wprowadzenia rekordów DNS w panelu zarządzania domeną

Kolejno, w dedykowanych polach, podane są nazwy rekordów z podziałem na: typ rekordu, nazwa rekordu, wartość rekordu. 

W DKIM mamy następujące typy rekordów: CNAME em, CNAME s1._domainkey, CNAME s2._domainkey, TXT_dmarc.

Po dodaniu rekordów w panelu zarządzania domeną, możesz wrócić do okna w Fakturowni i zweryfikować rekordy za pomocą przycisku Weryfikuj. Weryfikacja rekordów możliwa jest w odstępach czasowych. Między każdą próbą weryfikacji powinno upłynąć co najmniej 5 minut.

W przypadku zmiany zdania bądź popełnienia literówki w domenie, możesz usunąć konfigurację DKIM korzystając z przycisku Usuń i dodać nową z inną domeną.

W momencie, gdy rekordy DNS zostały zweryfikowane, system wyświetli komunikat: Domena poprawnie zweryfikowana!

Ekran ustawień DKIM w systemie Fakturownia z komunikatem 'Domena poprawnie zweryfikowana!' oraz opcją usunięcia konfiguracji.

System przewiduje możliwość dodania w ten sposób jednej domeny w ramach konta. Gdy domena jest już dodana i klikniesz opcję Ustawienia DKIM, w dalszym ciągu widoczny będzie monit o poprawnej weryfikacji. Chcąc dodać DKIM dla innej domeny, należy usunąć poprzednio dodaną domenę za pomocą przycisku Usuń
 

DKIM a opcja Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem w ramach działów

 

W momencie, gdy w ramach działów korzystasz z opcji Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem i adresy mailowe wprowadzone w ramach osobnej wysyłki, nie zawierają się w obrębie jednej domeny (tej, dla której aktywne jest już DKIM), system wskaże Ci taką informację w ramach komunikatu. 

Po kliknięciu przycisku Ustawienia DKIM, system wyświetli komunikat, gdzie w zielonej ramce widoczna będzie informacja, że DKIM dla głównej domeny jest już aktywny. 

Następnie, system w komunikacie na żółtym tle wskaże, jakie działy i adresy mailowe, z odrębnymi ustawieniami wysyłki, nie podlegają pod domenę z dodanymi DKIM. Dla tych działów zastosowana zostanie domyślna wysyłka e-maili

Ekran ustawień DKIM w systemie Fakturownia z komunikatami 'DKIM jest aktywny' oraz ostrzeżeniem o niezgodnych adresach e-mail, z opcją usunięcia konfiguracji.


Przykładowe błędy przy konfiguracji DKIM


W przypadku nieudanej weryfikacji rekordów DNS, system pokaże nad każdym rekordem komunikat o błędzie:

Przykładowe opisy błędu: 

→ błąd Expected CNAME for “X” to match “Y” mówi, że rekord CNAME na domenie “X” nie ma wartości “Y”.

Błąd ten może być spowodowany literówką przy uzupełnianiu rekordu, omyłkowym utworzeniem rekordu DNS o innym typie lub w innej domenie. Sprawdź czy nie popełniłeś literówki w nazwie domeny. Jeśli nazwa domeny wydaje się prawidłowa, zweryfikuj rekordy ręcznie za pomocą tej strony → ręczna weryfikacja rekordów

Rozpropagowanie zmian rekordów DNS może zająć godzinę, a w ekstremalnych przypadkach nawet dobę. Jeśli wszystko zrobiłeś poprawnie, a rekordów nie widać, spróbuj ponownie później.

→ błąd no records found at ‘_dmarc.em.fakturownia.eu’ mówi o tym, że poprawnych rekordów DMARC nie znaleziono na żadnej z podanych domen, których może być kilka.


Ekran ustawień DKIM z błędami weryfikacji rekordów DNS, zaznaczone problemy z rekordami CNAME dla fakturownia.eu oraz brak rekordów TXT.

W przypadku wpisania całkowicie niepoprawnej domeny, system wyświetli komunikat Prosimy o poprawienie danych. Domena - jest nieprawidłowe

Ekran ustawień DKIM z błędem: 'Prosimy o poprawienie danych' oraz informacją, że podana domena jest nieprawidłowa.

Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.


Sprawdź również:
Osobna konfiguracja wysyłania e-maili dla działów
Jak wysłać fakturę w PDF bezpośrednio z systemu
Wysyłanie faktur e-mailem do kilku odbiorców jednocześnie
Jakich zmiennych można użyć podczas wysyłania dokumentów e-mailem?
Wysyłanie dokumentów magazynowych e-mailem


Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
bozena
Dzien dobry, testuje Panstwa program i wyslalam pierwsza fakture do klienta. niestety nie dotarla, natomiast w ukrytej kopii na moj wlasny adres - dotarla. I w tym e-mailu oprocz pliku pdf ( faktura do pobrania, jest rowniez link do podgladu tej faktury w moim profilu a takze link. pt. "dodaj do kosztow", pod ktorym mozna zajrzec bezposrednio do mojego profilu!:( Czy faktycznie klient moze tam zajrzec, czy tylko ja? Haslo do konta mam w opcji "Zapisz". Czy moge wejsc na moj profil wylacznie z mojego komputera a dla innych, mimo obencosni tych linmkow profil jest niedostepny? Dziekuje za pomoc i wyjasnienie.

2018-01-02 13:38


mariaseta
mariaseta
Dzień dobry,
proszę sprawdzić pod dokumentem (w widoku podglądu dokumentu) aktywności wysyłki - znajduje się tam informacja o tym czy dokument został dostarczony czy nie. Jeżeli został dostarczony (jest to odpowiedź serwera pocztowego odbiorcy), należy szukać dokumentu w innych folderach. Jeżeli nie został dostarczony, znajdzie się tam informacja o przyczynie niedostarczenia - na przykład nieaktywna skrzynka odbiorcy.
Link wysyłany w wiadomości jest jedynie linkiem do podglądu konkretnego dokumentu. Jest on formą dostępu do dokumentu dla klienta, jeżeli pdf nie zostanie dołączony. Jest też formą szybkiego dodania dokumentu do wydatków, jeżeli klient dysponuje swoim kontem w Fakturowni. W takiej sytuacji dokument zostanie zaciągnięty na konto, na które w danym momencie jest zalogowana osoba klikająca w link. Poprzez wspomniany link nikt nie dostanie się do pozostałych danych na Pani koncie. Do konta ma dostęp tylko osoba dysponująca loginem i hasłem, w tym przypadku Pani.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
MS

2018-01-02 14:17


Avatar sugester medium
Agnieszka
Dzień dobry,
Ponieważ dopiero zaczęłam korzystać z tego programu i wystawiłam fakturę, którą przesłałam do klienta. Bardzo prosze o informacje gdzie one się zaoisują ewn jak sprawdzić czy została wysłana.

2018-01-09 13:19


mariaseta
mariaseta
Dzień dobry,
przy wysyłce dokumentu może Pani ustawić swój adres mailowy jako odbiorcę kopii dokumentu, niemniej jednak, aby się upewnić czy dokument dotarł do odbiorcy proszę w sekcji Aktywności pod dokumentem sprawdzić status wysyłki.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam

2018-01-09 14:07


Avatar sugester medium
viola
Witam, a ja z takim pytaniem. Jak mogę zrezygnować z wysyłania faktur e-mailem? Nie widzę takiej możliwości w ustawieniach. Ma to wpływ na cenę pakietu Pokazuje mi się konieczność zakupu PRO), a mnie zupełnie wystarczy "START".
Pozdrawiam

2018-01-28 12:47


mariaseta
mariaseta
Dzień dobry,
zapewne odnosi się Pani do opcji osobnej wysyłki maili w działach. Aby wyłączyć tę opcję proszę przejść do menu Ustawienia > Dane firmy i w poszczególnych działach wyłączyć tę opcję.
W razie jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam

2018-02-02 09:12


Avatar sugester medium
aneta
Dzień dobry, dla jednego kontrahenta mamy wysyłkę dwóch faktur na dwa różne adresy. Czy jest możliwość aby system pamiętał pod jaki adres była wysyłana faktura podczas tworzenia podobnej i z automatu podstawiał aders mail do tej konkretnej faktury?

2019-02-08 09:53


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Witam ,
czy to przy tworzeniu nowej faktury, czy to przez opcję "Wystaw podobną" program podpowiada zawsze e-mail jaki jest zapisany na karcie Klienta, dla którego tworzymy fakturę.
Pozdrawiam,
Piotr

2019-02-08 10:09


Avatar sugester medium
Lena Piekutowska
Jak gmail służobowy ustawić? Pomocy, PLease - bo nie ma infolinii Googla. tel 506 530 216

2019-05-27 12:42


lukaszs
lukaszs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
Instrukcja jest pod innym artykułem w naszej bazie wiedzy:
https://pomoc.fakturownia.pl/992041-Wysylka-wiadomosci-e-mail-poprzez-wlasny-serwer

Pozdrawiam,
Łukasz

2019-05-27 13:18


Avatar sugester medium
Cezary
Czy można dodać załączniki np. kopię refakturowanej faktury.

2019-07-06 14:01


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,
tak, jest możliwość dodawania załączników, przesyłam instrukcję z naszej Bazy Wiedzy:
https://pomoc.fakturownia.pl/317871-Dolaczanie-zalacznikow-do-przesylanej-faktury

2019-07-08 09:50


Avatar sugester medium
Mateusz
Czy jest możliwość ustawienia dwóch własnych adresów email jeśli ktoś ma 2 różne firmy i chce z adresu firmowego wysyłać faktury?

2019-09-23 16:29


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
Panie Mateuszu instrukcja jak dostosować osobną wysyłkę e-mail dla każdej z firmy znajduje się pod adresem: https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-dokumentow-e-mailem.
Pozdrawiam,
Piotr

2019-09-23 16:45


Avatar sugester medium
jarek
Dzien dobry
Od kilku dni nie mozemy wyslac faktur , nie dochodza i mamy komunikat na czerwono:
OpenSSL::SSL::SSLError: SSL_connect returned=1 errno=0 state=error: unsupported protocol

Przez 2 lata nie bylo problemu. Prosze o podpowiedz gdzie mamy szukac przyczyny - w fakturowni?, czy u naszego dostawcy,aczkolwiek wszystkie maile dzialaja w firmie bez problemu na tej samej domenie i korzystamy z klienta poczty gdzie rowniez przechodza przez serwer.
Pozdrawiam

2021-11-09 09:33


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,

chętnie pomożemy Państwu rozwiązać problem. Czy dodawali Państwo odpowiedni rekord txt w DNS swojej domeny? Czy adres e-mail jest wprowadzony wg formatu "<Jan Kowalski> <jan.kowalski@domena.pl>" z powyższej instrukcji? Może coś się zmieniło po stronie Państwa serwera poczty i należy się skontaktować dostawcą poczty, być może rekord txt należy wprowadzić ponownie.

Pozdrawiam,
Daniel

2021-11-09 14:20


Avatar sugester medium
jarek
Tak ,sa dodane.
W okresie dwoch lat zostalo wyslanych kilkanascie tys fv.
W takim razie szukamy u dostawcy poczty.
Dziekuje

2021-11-09 14:37


Avatar sugester medium
jarek
Witam i wracam z tematem
W dalszym ciagu mamy problem z wysylaniem faktur ( temat z 2021-11-09 09:33) blad SSl
Po stronie dostawcy poczty wszystko Okey
Info od technika zajmujacego sie strona:
(''Tak, obecnie są wpisane chyba trzy spfy, które podawali wcześniej w korespondencji. Zapytaj ich który ostatecznie ma być wpisany do domeny, to usunę zbędne.'')
Prosze o podanie recordu ktory ma zostawic
Widocznie mamy tutaj blad po naszej stronie
Dzieki
Pzdr
Jarek

2021-11-15 15:54


Avatar sugester medium
Patryk
Czy posiadacie instrukcje dla laika, jak to zrobić samemu na domenie o2.pl?

2022-07-17 13:34


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w kwestii ustawień po stronie domeny o2.pl proszę kontaktować się z supportem danej domeny.

Pozdrawiam
Kacper

2022-07-18 09:35


Avatar sugester medium
orzech
czy wyslane przez fakturownie maile z fakturami sa gdzies zapisywane i do wgladu?

2022-07-18 22:55


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,

dziękujemy za kontakt. Wysyłane wiadomości nie są zapisywane. Polecam wypełnienie pola "Kopia do" swoim adresem e-mail. Wtedy kopia każdej wiadomości będzie wysyłana również na Państwa skrzynkę.

Pozdrawiam,
Daniel Witecki

2022-07-19 10:26


Avatar sugester medium
Bezev
Bardzo czekam na stronie "Wysłanie faktury e-mailem" nad przyciskiem "Wyslij"
checkbox "Wyszlij jutro o 8 rano".
Jeśli zaznaczyć to i następnie naciskamy "Wyslij" - wtedy e-mail będzie wysłany później, jutro o godzinie 8 rano.
I nie będzie widać, że ktoś (wszyscy) pracujemy w nocy.

Pozdrawiam, Bezev

2022-08-11 22:29


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 
dziękujemy za trafną sugestię. Na ten moment taka funkcjonalność nie jest jeszcze planowana. Proszę jednak o zgłoszenie takiego pomysłu na naszym forum Sugestii poprzez poprzeczny przycisk "Pomoc" w systemie z prawie strony ekranu. Sugestia jako osobny wpis będzie widoczna na forum dla większej liczby Użytkowników, którzy będą wyrażać swoją opinię na ten temat oraz oddawać głosy. 
Duża liczba głosów spowoduje dodane funkcjonalności.
Pozdrawiam,
Piotr

2022-08-12 09:53


Avatar sugester medium
Tomasz
Outlook wyłączył wspieranie SMTP, jak można skonfigurować skrzynkę w oparciu o oAuth?

2023-03-10 12:12


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 
nie ma takiej możliwości w systemie.
Na ten moment taka funkcjonalność nie jest planowna. Proszę jednak o zgłoszenie takiego pomysłu na naszym forum Sugestii poprzez poprzeczny przycisk "Pomoc" w systemie z prawie strony ekranu. Sugestia będzie widoczna na forum dla większej liczby Użytkowników, którzy będą wyrażać swoją opinię na ten temat oraz oddawać głosy. 
Duża liczba głosów spowoduje dodane funkcjonalności.
Pozdrawiam,
Piotr

2023-03-10 14:20


Avatar sugester medium
Michał
Czy macie wsparcie dla Office 365? Nie potrafię znaleźć opcji skonfigurowania skrzynki pocztowej w ten sposób.

2023-07-26 14:52


Daniel_W
Daniel_W
Odpowiedź główna   Witam,
Fakturownia nie ma obecnie wsparcia dla Office 365. Być może w przyszłości zostanie wprowadzona taka aktualizacja, lecz w tej chwili nie ma takich planów.

Pozdrawiam,
Daniel

2023-07-28 17:01


Avatar sugester medium
Grzegorz
Czy jest możliwość dodanie drugiego adresu email?

2023-09-19 22:49


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
od planu Pro jest możliwość skonfigurowania osobnych ustawień wysyłania e-mailem dla działów, w każdym dziale można wtedy podać inny adres e-mail. Przesyłam link do instrukcji:
https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-e-maili-dla-dzialow

Pozdrawiam,
Kacper

2023-09-20 10:10


Dodaj komentarz